淺談高校檔案管理人員的職業素質建設

王林森

摘 要：從整體上看，當前高校檔案管理人員的職業素質不容樂觀，歸納起主要有以下四方面的問題：檔案科班出身的專業人員較少、缺乏應有的檔案責任意識、有關檔案專業業務素質還不夠高、創新和服務意識還不夠到位。高校檔案管理崗位需要全方位的綜合性人才，其職業素質由政治素質、業務素質、道德素質、法律意識等四方面構成。面對當前高校檔案管理人員的職業素質現狀，我們必須提高高校檔案隊伍的政治思想素質、業務技術水平、信息管理技術和服務創新意識，并且大力加強在職人員的繼續教育和培訓。

關鍵詞：高校；檔案管理；職業素質

隨著改革開放不斷深入，高校檔案管理已成為高校建設工作中的重要內容。高校檔案管理隊伍的素質問題，將直接影響高校檔案事業的發展。那么，當前，高校檔案人員職業素質的現狀如何呢？高校檔案人員應具備哪些基本素質呢？我們應該采取怎樣的對策和有效途徑來提高高校檔案管理人員的素質呢？圍繞這些問題，本文展開粗淺的認識和探索。

1 當前高校檔案管理人員職業素質的現狀

隨著經濟、社會的快速發展，高等教育取得巨大的進步，檔案管理意識也不斷增強，檔案專業管理人員隊伍逐漸壯大起來。但是，從整體上看，當前高校檔案管理人員的職業素質不容樂觀，無法適應當前高校檔案管理工作的開展，特別是2000年之后，各大高校進行合并、重組、升格，如何合理處理檔案是當前高校檔案管理者面臨的新問題。

歸納起來，當前高校檔案管理人員職業素質，主要有以下四方面的問題。

1.1 檔案科班出身的專業人員較少

隨著高校的不斷發展前進，當前高校檔案管理人員基本具有大中專以上的文化程度，本科以上學歷的人員不斷地加入進來。但是，大多數高校檔案管理人員并不是檔案學的科班出身，具有中高專業技術職務的人員還是偏少。社會不斷向前發展，要求各行各業人員具備專業化知識。專業化的社會發展，同樣向檔案管理工作人員的隊伍素質提出更高的要求。其中，檔案管理人員需要畢業于檔案專業，這是最基本的客觀要求。因此，當前高校檔案管理工作的首要問題是不斷擴大具備檔案專業知識的人才隊伍。

1.2 缺乏應有的檔案責任意識

由于高校的發展局限，加上經費不足，從而導致有一部分的高校檔案管理人員是屬于兼職性質，自然缺乏應有的檔案責任意識，對檔案管理工作的職業德道自然有所缺失。他們往往是臨時被領導分配到檔案管理工作，本來思想上就有點抗拒和不情愿，狹隘地認為檔案管理工作并不是他們的分內工作，做好自己的主職工作就可以了，至于檔案管理工作平時就丟在一邊，年底要檢查驗收時就馬上突擊一下，應付過關就可以了。由此可見，當前不少高校檔案管理人員缺乏應有的職業道德素質，責任心不夠強，奉獻和敬業精神都有所缺失。

1.3 有關檔案專業業務素質還不夠高

不少高校檔案管理人員是半路出家的，不僅沒有專業水平，也沒有積極學習的動力。對于檔案管理的政策問題、檔案管理的基本準則和方法，他們大多數都是一知半解，至于校園信息化、檔案管理管理信息化方面的管理技術，他們更是望而生畏。由于目前高校檔案管理人員的專業素質有所欠缺，所以業務工作經常出現各種不足，比如，收集的檔案材料不夠齊全，分類歸檔不夠清楚，不會使用計算機，不懂如何將檔案管理網絡化，這些現象直接影響高校檔案工作的順利開展。

1.4 創新和服務意識還不夠到位

現在，還有不少檔案管理人員片面地認為檔案管理工作就是收集檔案、分類編排、歸檔保管等內容，沒有什么創新可言。至于如何提高檔案分類的科學性，如何提高檔案使用的快捷性等進步性問題，他們根本不會動腦袋去思考，更加不會從辦事效率的考慮，如何提高檔案的收集率和收集速度，他們只會坐在辦公室等著檔案編寫部門送上門，卻不會主動上門詢問和了解檔案的謄寫問題以及上交時間。由此可見，大部分高校檔案管理人員的服務意識還不夠到位，只會墨守陳規、自我封閉，不會主動地參與到檔案工作的全過程中去，以主人翁的地位去發現新問題、解決新疑難，不斷地提高檔案管理工作的效率。

2 高校檔案管理人員的職業素質構成

高校檔案管理崗位需要全方位的綜合性人才，其職業素質由四方面構成，分別是政治素質、業務素質、道德素質、法律意識。

2.1 政治素質

不同于其他工作，檔案管理工作比較特殊，涉及比較高的政治性內容。這就要求檔案管理人員具備高度的政治素質。作為高校檔案管理人員，他們直接處理關于黨、國家、學校內部的重要機密文件，自然必須具備較高的思想覺悟、政治素養和強烈的政治社會責任感。所以，高校檔案管理人員首先需要有堅定的政治方向，堅持四項基本原則，熱愛檔案事業，確保檔案在政治上的安全，全心全意為人民服務，關心國家、階級的一系列問題，嚴守黨和國家的機密，對祖國、對人民忠誠， 有高度的責任感，少說多干實事，還要努力學習政治理論，提高思想政治覺悟和辨別是非能力， 確保在思想上、行動上同黨中央保持高度的一致，并且能夠運用辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點、方法研究分析檔案工作的規律和特點， 把理論學習與檔案工作實際相結合，解決工作中的實際問題。

2.2 業務素質

要想高校檔案工作高效、規范地管理，那么，必須要求高校檔案人員不僅要具備較高的思想政治覺悟，還得掌握精益求精的檔案管理方面的專業業務水平。細分下來，高校檔案管理者的業務素質可以分為三部分：第一是學習檔案專業知識，第二是學習廣泛的科學知識，第三是不斷學習新技術、新知識。

第一，學習檔案專業知識。高校檔案管理工作是一項技術很強的專業工作，一名達標的高校檔案管理人員首先要花大力氣鉆研檔案管理的專業知識，重點研讀《檔案管理學》、《科技檔案管理學》、《文書》、《檔案學概論》、《檔案保護學》、《檔案文獻編纂學》，掌握檔案管理工作的各個環節和程序，以及它們之間的相互關系，熟悉把握檔案管理工作的重點技巧。

第二，學習廣泛的科學知識。檔案管理不僅是一門專業化工作，而且是一門綜合性很強的工作。比如，無法看懂或看不全懂檔案的內容，就無法正確地給檔案分類組卷；不掌握一定的科學技術，就無法對檔案進行有效的鑒定；檔案管理工作涉及得最多的是文字處理工作，不具備扎實的語言運用和文字處理能力，自然無法高效地完成檔案匯編、大事記的編寫。因此，高校檔案管理工作者需要學習廣泛的科學知識，用來滿足檔案管理工作的迫切需要。

第三，學習新技術、新知識。科技的急速發展，徹底改變了當前檔案管理工作的局面。為了提高高校檔案管理工作的高效開展，各大高校加快檔案管理的現代化，大范圍地使用了計算機來管理檔案，無論是檔案的收集、處理、傳送、貯存，還是提取，整個檔案管理過程都實現了自動化，大大地減輕了檔案管理工作人員的工作量。所以，為了適應新時代的檔案管理工作需要，廣大高校檔案工作人員必須學習電子計算機、微縮鄧現代化技術和知識，達到自我增值，提高工作效率。

2.3 道德素質

相對于其他工作來說，檔案管理工作是一項相對比較沉悶的工作，面對的是一堆死氣沉沉的文件資料。長期從事檔案管理工作，容易令人產生懈怠的厭倦情緒，失去事業心和積極性和服務熱情。為此，高校檔案管理者必須具備優秀的道德素質。

首先，高校檔案管理者需要擁有愿意為檔案事業奉獻的一顆事業心，不為金錢利益所左右，在平凡的工作里做出不平凡的業績出來。其次，高校檔案管理工作還需要有無私奉獻的大愛精神。江澤民同志曾講過：“做檔案工作的同志，一般來說，都不是出人頭地的，都是兢兢業業、默默無聞地在那里工作。”由此可見，檔案管理是一項沉默工作，這就需要工作者從整體大局出發，要耐得寂寞，擁有奉獻的無私精神。最后，高校檔案管理者需要熱情服務的工作態度。在服務態度上，要主動、耐心；在服務語言上，要和氣謙遜；在服務方式上，變坐等上門的被動服務為送檔上門的主動服務。

2.4 嚴謹作風和法律意識

檔案管理工作是一項很細致、煩瑣的工作，需要檔案管理工作者嚴謹細致的工作作風。這就要求我們需要科學嚴謹地整理檔案，區分全宗、分類立卷、鑒定編目、匯編注釋等各個環節，都要準確無誤。在新時期，檔案工作從主要依靠行政手段向依法治檔轉變，因此，檔案管理人員必須要掌握相關國家法律知識，擁有較強的法律意識，努力學習《檔案法》、《保密法》等法律知識和規章制度，使檔案管理工作得到法律保護。

3 提高新時期檔案管理人員素質的對策和有效途徑

面對當前高校檔案管理人員職業素質的現狀，筆者結合自身的經驗和思考，總結出以下五個方面的對策，以求達到有效地提高高校檔案管理人員的整體素質。

3.1 提高政治思想素質

高校檔案管理部門加強檔案管理人員的培訓工作，定期舉辦專題講座，幫助他們提高政治思想修養，培養他們對黨、祖國、學校的態度，樹立正確的人生觀、價值觀，認識到檔案事業是一項崇高的事業，自覺地投身到檔案事業中，甘于清平、樂于奉獻，增強工作的事業心和責任感。

3.2 提高業務技術水平

為提高檔案隊伍整體水平，高校需要引進高素質專業人才，提高隊伍整體的業務技術水平。與此同時，高校要對對在職檔案管理人員需要加強檔案專業知識的培訓，比如，舉辦專業知識講座，邀請經驗豐富的專家給專業檔案人員講課；也可以印發專業知識資料，并且利用網絡資源，讓他們自學，了解最新的檔案學信息。

3.3 提高信息管理技術

隨著經濟發展，人們對信息的需求將越來越多，檔案的作用也日益顯著。檔案工作也從實體發展為信息管理，朝著簡化管理、強化鑒定、優化館藏、細化檢索、深化利用的方向發展。加上計算機的普及，辦公的現代化和自動化，產生大量電子文件，歸檔的文件日益數字化，這是對檔案管理者面臨的一種新的挑戰。因此，高校檔案管理人員必須與時俱進，熟練掌握現代信息管理技術，重點是實踐應用方面的技能把握，采取邊學邊用、邊用邊學、以用促學等方式來掌握最新的信息管理技術。

3.4 提高服務創新意識

隨著科技的發展和網絡的普及，出現許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，這就要求高校檔案管理人員必須要適應新形勢，要敢于向傳統觀念挑戰，勇于打破“守株待兔”的固定化管理模式，將檔案這種濃縮的信息，圍繞學校的中心工作，有計劃地加以選擇、組合編研成符合某一“特定目的”的檔案信息，提供給有關部門或領導，把“死材料”變成“活信息”，使其產生巨大的決策力量，創造最大的社會效益和經濟效益。

3.5 加強在職繼續教育和培訓

時代在急速發展，不斷地改變著我們日常工作和生活。現代化管理的高校檔案管理工作要求檔案管理工作必須加強在職繼續教育和培訓。因此，在職的高校檔案管理人員必須參加學校組織的在職培訓，更需要自主地利用課余時間進行“自我充電”，利用網絡的平臺掌握最新的檔案管理技術，并且與其他同事一同研究探討，互補有無，共同提高，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。

綜上所述，高校檔案管理水平的提高，需要高素質的檔案管理人員。面對當前高校檔案管理人員的職業素質現狀，我們必須提高高校檔案隊伍的政治思想素質、業務技術水平、信息管理技術和服務創新意識，并且大力加強在職人員的繼續教育和培訓。

參考文獻

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