淺談對企業(yè)辦公室管理的認識

姚圓圓 平凡

摘 要：對于企事業(yè)單位或者是機關來說，辦公室都具有非常大的意義。辦公室管理在一定程度上具有一般辦公室管理特點，同時也具有一定的獨有規(guī)律。企業(yè)辦公室管理是為了更好的管理企業(yè)的行政事務，同時也是辦理行政事務的一個過程，這個過程是為了更好的保證企業(yè)的決策更加合理。對企業(yè)辦公室管理知識進行掌握能夠更好的促進企業(yè)發(fā)展，同時也能更好的提高企業(yè)的管理水平。

關鍵詞：企業(yè)發(fā)展；辦公室管理；作用

在企業(yè)中，辦公室的作用大，作為企業(yè)中比較常見的工作機構，其能夠更好的幫助領導進行工作，同時也能更好的協(xié)調(diào)企業(yè)中的各種關系，對于企業(yè)發(fā)展至關重要。企業(yè)的辦公室無論是何種級別的都是具有服務、執(zhí)行以及管理職能，同時，也還具備一定的政治性和綜合性。在企業(yè)中，辦公室因其獨特的性質(zhì)在企業(yè)發(fā)展過程中具有很大影響力。在企業(yè)中，為了更好的保證辦公室的功能得到最好的發(fā)揮，對其工作人員要求也是非常高，這些人員在政治方面一定要成熟，具備良好的協(xié)調(diào)能力，同時在綜合素質(zhì)方面也要非常好。在工作中，要具備非常好的責任心和事業(yè)心，這樣在進行任何工作的時候才能更好的完成，同時，一定要保證其品質(zhì)是非常好。企業(yè)在發(fā)展過程中對辦公室的工作也提出了很多的要求，其工作人員在工作中要做好辦公室中各項基礎管理工作，按照規(guī)章制度進行辦公，對出現(xiàn)的各項工作都要完成好，這樣才能更好的保證辦公室在企業(yè)管理中發(fā)揮更大的作用。通常在辦公室人員比較少的情況下，辦公室的工作人員也要做好服務策劃工作，這樣能夠更好的提高其服務的水平，為企業(yè)的發(fā)展提供更好的保障。

1 做好團結協(xié)調(diào)工作

辦公室在企業(yè)中是一個各種矛盾集合的部分，因此，在日常工作中一定要和各個部門都做好協(xié)調(diào)工作，這樣才能在工作中更好的處理好各種關系，更好的發(fā)揮辦公室的作用。在企業(yè)中，對于各個部門，辦公室要做到幫助、配合以及協(xié)調(diào)，這樣才能更好的完成工作，同時，也能更好的保證各項工作得到更好的完成。為了更好的實現(xiàn)辦公室的責任，對辦公室管理試行科學化非常必要，這樣能夠更好的促進企業(yè)發(fā)展，辦公室科學化管理具有以下幾個方面的優(yōu)勢。

1.1 辦公室管理的科學化關系到上層領導的決策水平

在企業(yè)中，領導人員的主要工作職責就是決策的正確性，因此，在進行決策的時候其正確性對企業(yè)的管理以及發(fā)展都是具有很大的影響。在企業(yè)決策過程中，要想保證其非常合理，就要進行企業(yè)發(fā)展過程中各個方面的研究同時，對掌握的各種信息進行分析和判斷，這樣才能在進行決策的時候掌握更多的信息，保證決策的正確性。在企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室的作用就是更好的輔助決策的正確性，因此，在企業(yè)發(fā)展過程中也能更好的對相關的信息進行收集和傳遞，這樣能夠更好的保證管理的科學性，同時也能更好的輔助決策，能夠為領導人員的決策提供必要的信息，提高企業(yè)決策的水平。

1.2 辦公室管理的科學化關系到管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運轉

管理系統(tǒng)是一個非常復雜的聯(lián)系網(wǎng)絡，在這個網(wǎng)絡中，辦公室的作用就是更好的聯(lián)系各個方面，因此，辦公室是一個綜合的辦事機構，同時也能更好的對各種信息進行掌握，這樣能夠更好的協(xié)調(diào)各個部門之間的關系，同時也能成為各個部門之間聯(lián)系的橋梁。辦公室在企業(yè)發(fā)展過程中為了更好的實現(xiàn)各個部門溝通和聯(lián)系的順暢，一定要保證辦公室的作用得到發(fā)揮。辦公室在管理方面更加的科學化能夠更好的發(fā)揮其作用，這樣能夠更好的處理各種關系，同時也能更好的使領導和各個部門之間進行溝通，這樣在整個管理系統(tǒng)中也能更好的進行協(xié)調(diào)和運轉。

1.3 辦公室管理的科學化直接影響著機關的辦事效率和服務質(zhì)量

在企業(yè)中，辦公室主要承擔的是公文處理、會議處理和信息處理等方面的工作，因此，在日常的工作中也是要面臨著很大量的工作的，因此，在進行管理的時候一定要更好的保證管理的科學化，這樣能夠避免出現(xiàn)混亂的情況，同時也能避免出現(xiàn)工作效率低的情況，因此，在進行科學化管理的時候能夠更好的將辦公室中各項工作的輕重緩急進行劃分，同時在忙碌的工作中要做到忙而不亂，這樣能夠更好的提高辦公室的服務質(zhì)量，同時在工作中也能避免出現(xiàn)更多的問題。辦公室在管理過程中能夠更好的協(xié)助領導人員找到各種問題，并將其進行解決，這樣也能避免出現(xiàn)各個部門之間的矛盾，同時在辦公效率以及服務質(zhì)量方面也能進行提高。

2 辦公室管理職能的轉變

適應新形勢的要求，實現(xiàn)辦公室傳統(tǒng)職能的轉變和創(chuàng)新是辦公室工作的需要，更是企業(yè)發(fā)展的需要。“創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力，也是一個政黨永葆生機的源泉。”“創(chuàng)新就是要不斷解放思想，實事求是，與時俱進。實踐沒有止境，創(chuàng)新也沒有止境。”辦公室作為一個單位的神經(jīng)中樞，起著溝通上下，密切左右，協(xié)調(diào)內(nèi)外的重要作用。做好辦公室工作必須要有創(chuàng)新的工作思路、創(chuàng)新的工作措施。加強學習，創(chuàng)新工作思路，增強創(chuàng)新能力。

2.1 高度重視學習，拓展創(chuàng)新思路學習能提高人的精神境界

改變?nèi)说闹R結構，增強人的各種技能，培養(yǎng)人的創(chuàng)新能力。創(chuàng)新是一個不斷學習的過程，創(chuàng)新的基礎在于有效的學習和知識的積累及運用。在知識經(jīng)濟社會，辦公室人員應清醒地認識到不加強學習并不斷更新認識就無法勝任工作。未來最可靠的競爭優(yōu)勢就是克服各種學習障礙去有效地學習，學習政治理論、學習辦公業(yè)務，學習前人、別人的思想和經(jīng)驗，豐富我們的思維，實現(xiàn)我們的創(chuàng)新。

2.2 創(chuàng)新思維方式，增強創(chuàng)新能力

創(chuàng)新思維是創(chuàng)新能力的核心，有新思路才能有出路。要提高創(chuàng)新思維能力，就是要解放思想，胸懷全局，勤于思考，勇于實踐。

2.3 梳理規(guī)范工作流程，為執(zhí)行力運作提供科學的規(guī)則準繩

梳理與提煉辦公室關鍵業(yè)務流程。在領導的牽頭下，調(diào)動和組織全體辦公室人員，群策群力，對關鍵業(yè)務流程進行梳理與提煉，既使辦公室人員在任務執(zhí)行時有章可循、有法可依，又可加深其對辦事流程的認識，調(diào)動積極性與責任心，用流程來推動任務的執(zhí)行，而非事事靠領導推動。確定辦公室執(zhí)行流程的核心內(nèi)容。以關鍵業(yè)務流程中的最小執(zhí)行單元為單位進行解剖，剔出執(zhí)行鏈中不必要的冗余環(huán)節(jié)，明確經(jīng)優(yōu)化后的執(zhí)行流程的核心內(nèi)容，使之具體化、步驟化，以避免執(zhí)行者到處是重點，盲無邊際。確立持續(xù)改進的辦公室流程優(yōu)化機制。辦公室業(yè)務流程建設是一個持續(xù)不斷的動態(tài)完善過程。因而，惟有采用廣泛認可的SDCA循環(huán)等科學模式對其進行持續(xù)改進，并形成制度化予以長期堅持，才能為構建更加簡約、快速、高效的流程提供保證。

3 結束語

在經(jīng)濟和社會不斷發(fā)展過程中，企業(yè)發(fā)展面臨的問題也是非常多，為了更好的發(fā)展企業(yè)，企業(yè)管理制度要進行必要的革新，這樣才能更好的適應時代的變化。在企業(yè)中，辦公室管理面臨的挑戰(zhàn)也是非常大，在這種情況下提高企業(yè)的核心競爭能力，才能更好的發(fā)展企業(yè)，同時也能更好的促進辦公室管理更加的科學化，這樣能夠更好的保證企業(yè)獲得更加長遠的發(fā)展。

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