高校檔案管理信息化問(wèn)題及其解決路徑探討

趙 俊

(廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室，廣東 廣州 511450)

一直以來(lái)，國(guó)家高度注重我國(guó)的信息化建設(shè)，2010年教育部制定《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010—2020年)》中提出要加快教育信息化進(jìn)程。具體要求是：“到2020年，基本建成覆蓋城鄉(xiāng)各級(jí)各類(lèi)學(xué)校的教育信息化體系，充分利用優(yōu)質(zhì)資源和先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)新運(yùn)行機(jī)制和管理模式，整合現(xiàn)有資源，構(gòu)建先進(jìn)、高效、實(shí)用的數(shù)字化教育基礎(chǔ)設(shè)施。同時(shí)，要構(gòu)建國(guó)家教育管理信息系統(tǒng)，制定學(xué)校基礎(chǔ)信息管理要求，加快學(xué)校管理信息化進(jìn)程，促進(jìn)學(xué)校管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化”[1]。2011年第十一屆全國(guó)人大第四次會(huì)議通過(guò)了《中華人民共和國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十二個(gè)五年規(guī)劃綱要》，綱要中明確提出了2012年財(cái)政性教育經(jīng)費(fèi)支出占國(guó)內(nèi)生產(chǎn)總值比例達(dá)到4%，在教育發(fā)展的重點(diǎn)工程中也強(qiáng)調(diào)了教育信息化建設(shè)[2]。

隨著國(guó)家信息化建設(shè)的推進(jìn)，檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程也不斷加快，各高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理已成為檔案管理的主要手段，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以高效地實(shí)現(xiàn)檔案材料的收集、整理、保管、傳遞、查閱等日常工作，并且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的在線(xiàn)瀏覽、授權(quán)閱讀等協(xié)同化辦公需要。因此，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化對(duì)高校檔案管理工作提供了極大的便利，也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。本研究結(jié)合筆者歷年來(lái)的檔案管理工作，列舉網(wǎng)絡(luò)信息化對(duì)檔案管理帶來(lái)的新問(wèn)題，并提出實(shí)證應(yīng)對(duì)策略。

一 高校檔案管理信息化分析

(一)檔案管理信息化研究成果

高校檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r及信息化水平一直成為高校檔案工作者及學(xué)者研究的課題，為全面了解近幾年我國(guó)對(duì)檔案管理信息化研究現(xiàn)狀，以2009年1月至2013年1月中國(guó)期刊數(shù)據(jù)庫(kù)的47篇研究成果為基礎(chǔ)，發(fā)現(xiàn)檔案研究的主要方向包括檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)、存在的問(wèn)題、建設(shè)措施等，有部分是從宏觀(guān)上探討高校檔案管理的現(xiàn)狀與未來(lái)信息化建設(shè)的展望，例如：沈靜認(rèn)為高校檔案管理信息化是一次飛躍的大變革[3]。李濤則提出了高校檔案信息化建設(shè)的原則[4]。也有從微觀(guān)上闡述信息化建設(shè)的具體措施及途徑，例如：高力認(rèn)為要對(duì)館藏的紙制檔案、磁帶檔案、照片檔案等檔案進(jìn)行數(shù)字化，加強(qiáng)各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)[5]。胡瑞華提出確保數(shù)字檔案安全等措施[6]。陳玉英從民生檔案視角出發(fā)，提出加強(qiáng)監(jiān)管力度，規(guī)范民生檔案管理體系的具體實(shí)施辦法[7]。

(二)檔案管理信息化現(xiàn)狀

各高校檔案管理部門(mén)的檔案按類(lèi)別大致可以分為：學(xué)生檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、校史檔案、教學(xué)檔案、黨群行政檔案等類(lèi)別。歸檔的材料包括紙質(zhì)、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體檔案[8]。現(xiàn)階段，我國(guó)高等學(xué)校的檔案管理工作主要由學(xué)校成立獨(dú)立的檔案室(館)來(lái)負(fù)責(zé)，學(xué)校各個(gè)行政單位、教學(xué)部門(mén)按該檔案部門(mén)的歸檔要求，定期做好本部門(mén)的檔案移交工作，檔案室(館)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人員按照各部門(mén)移交的檔案分門(mén)別類(lèi)，依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范整理檔案，例如文書(shū)檔案的整理要符合《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，會(huì)計(jì)檔案的整理要符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，照片檔案的整理要符合《照片檔案整理規(guī)范》的要求，電子文件的整理要符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求等[9]。最后歸編分類(lèi)，并將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)成電子檔案，逐一建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)索引、分權(quán)限網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)的檔案信息管理系統(tǒng)。

因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化，高校檔案工作的管理需要依據(jù)學(xué)校辦學(xué)規(guī)模投入足夠的人力、物力和財(cái)力。事實(shí)上，一些高校對(duì)檔案管理工作缺乏必要的投入，滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)信息化所需的專(zhuān)職人員、現(xiàn)代化設(shè)備的配置不足，目前檔案管理現(xiàn)狀存在三個(gè)層次：第一層，部分高校仍然停滯在以手工作業(yè)為主的傳統(tǒng)低效的檔案管理。一旦有調(diào)閱查詢(xún)檔案需求時(shí)，必須借助人力去翻閱，查找紙質(zhì)索引目錄，因此檔案檢索工作相當(dāng)麻煩而且工作量極大。第二層，以手工作業(yè)為主信息管理為輔的檔案管理手段。這種方式利用計(jì)算機(jī)建立檔案網(wǎng)絡(luò)索引目錄，有調(diào)閱查詢(xún)檔案需求時(shí)，檔案管理人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)的檢索工具，查詢(xún)檔案是否存在，存放具體位置、借閱狀態(tài)等信息，并指引借閱人按照檔案借閱管理流程辦理借閱手續(xù)。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是方便省事，投入成本低，一勞永逸。缺點(diǎn)是增加了檔案管理人員的工作量，一旦遭遇信息索引目錄被破壞、停電等原因，就會(huì)無(wú)法正常工作，目前大部分高校仍然采取這類(lèi)檔案管理手段。第三層，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化為管理手段的檔案協(xié)同信息共享平臺(tái)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案平臺(tái))為主，手工作業(yè)為輔助的管理手段。檔案管理人員建檔時(shí)需將全部檔案電子化處理，存入到檔案管理服務(wù)器內(nèi)，并逐一設(shè)置瀏覽權(quán)限和檔案保密級(jí)別，分配各部門(mén)人員的權(quán)限屬性，發(fā)生查詢(xún)、調(diào)閱請(qǐng)求時(shí)，無(wú)需檔案管理人員協(xié)助，借閱人可在檔案平臺(tái)中把客戶(hù)端請(qǐng)求通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸傳遞給檔案管理服務(wù)器，服務(wù)器自動(dòng)判斷返回查詢(xún)結(jié)果，自動(dòng)判斷根據(jù)借閱人的權(quán)限屬性和檔案保密級(jí)別是否相匹配，如果條件符合，電子檔案會(huì)下載到借閱人客戶(hù)端電腦內(nèi)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化自出查詢(xún)借閱。這種方式最大優(yōu)點(diǎn)是便利快捷，可以全天候滿(mǎn)足單位內(nèi)部員工或異地工作人員遠(yuǎn)程查詢(xún)、閱檔需要。提高對(duì)檔案保管、整理、傳遞、統(tǒng)計(jì)的信息化管理水平。缺點(diǎn)是購(gòu)置電子檔案采集、存儲(chǔ)所需的軟硬件、開(kāi)發(fā)檔案信息共享系統(tǒng)平臺(tái)的投入大，電子化處理的工作量龐大，對(duì)檔案管理人員的要求較高，檔案面臨的系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)高。

國(guó)家的信息化建設(shè)為檔案事業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展提出了明確的方向，未來(lái)各個(gè)高校檔案管理勢(shì)必會(huì)向上文歸納的第三層次邁進(jìn)，筆者所在單位已經(jīng)引入了一套協(xié)同辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了部分檔案電子化閱讀、傳輸?shù)墓δ埽壳吧刑幵谔剿魍晟齐A段。如何更好地利用檔案網(wǎng)絡(luò)信息化手段，迎接檔案管理帶來(lái)的新問(wèn)題，是擺在檔案管理人員面前的新挑戰(zhàn)。

二 檔案管理信息化面臨的問(wèn)題

(一)重要性認(rèn)識(shí)不足

高校檔案的最終目的是收集積累學(xué)校教學(xué)科研、黨群行政、財(cái)會(huì)基建等檔案類(lèi)別，不僅可以積累學(xué)校的知名度，且可以反映高校的教學(xué)水平、科研實(shí)力，高校應(yīng)該認(rèn)清數(shù)字化檔案發(fā)展的重要性和緊迫性，從制度上把檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)納入到學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中和預(yù)算中，加快檔案網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的步伐。從現(xiàn)階段發(fā)展來(lái)看，在檔案管理過(guò)程中依然存在一些低效率的官僚主義作風(fēng)，由于缺乏必要的約束和監(jiān)督機(jī)制，不少部門(mén)將檔案提交視為額外的工作，未能及時(shí)、按要求、按規(guī)定提交檔案的現(xiàn)象極其普遍。究其原因，是重視程度的問(wèn)題，只有至上而下地實(shí)行檔案監(jiān)督管理機(jī)制，建立完善順暢的檔案收集渠道，才能確保檔案建設(shè)的質(zhì)量和效率。

(二)安全性和穩(wěn)定性問(wèn)題

檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理需要建立方便、節(jié)約物理空間、節(jié)約成本的電子檔案。但是電子檔案自身也存在一些缺陷，如易丟失損壞、易泄露復(fù)制等等[10]，安全性和真實(shí)性不遜于傳統(tǒng)方式，同時(shí)也存在穩(wěn)定性的問(wèn)題。比如存放電子檔案的服務(wù)器硬件出現(xiàn)故障會(huì)造成電子檔案數(shù)據(jù)的丟失，文件被篡改等嚴(yán)重后果，一旦檔案管理人員將內(nèi)部訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限、檔案保密級(jí)別設(shè)定錯(cuò)誤，或者檔案平臺(tái)程序錯(cuò)亂等原因也會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)的安全性風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)界不少學(xué)者也提出了網(wǎng)絡(luò)傳播過(guò)程中的隱私權(quán)方面的擔(dān)憂(yōu)，王雅萍認(rèn)為，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)發(fā)布已經(jīng)成為新的趨勢(shì)，但是檔案信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)布與公民隱私權(quán)保護(hù)之間卻存在著沖突，應(yīng)從健全檔案法律法規(guī)、加強(qiáng)宣傳教育和開(kāi)發(fā)新技術(shù)等方面提出解決之道[11]。

(三)資金投入不足

按照檔案類(lèi)別的緊迫性來(lái)講，像科研檔案、財(cái)會(huì)基建、學(xué)生檔案等一旦錯(cuò)過(guò)了最佳的收集編研時(shí)間，后期追加檔案資料的難度極大。不同類(lèi)型的檔案完全靠檔案管理部門(mén)人員分門(mén)別類(lèi)按歸檔工作量巨大，時(shí)間緊，任務(wù)重。工欲善其事必先利其器，為了高效迅速收集檔案資料，完成網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，必要的資金投入是必不可少的。從基礎(chǔ)硬件設(shè)施上來(lái)說(shuō)，高速掃描儀、高性能檔案服務(wù)器、DV、錄音筆等影音采集設(shè)備、數(shù)字化檔案管理軟件等設(shè)備和后期維護(hù)都需要資金的支持。

(四)檔案管理人員亟待培訓(xùn)進(jìn)修

隨著我國(guó)信息化水平的不斷提高，要求檔案管理人員具備“五會(huì)”。第一，精通檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，會(huì)按照檔案管理規(guī)范流程收集整理、編目利用、編研校對(duì)、保管保護(hù)檔案。第二，精通計(jì)算機(jī)基本操作技能，達(dá)到全國(guó)計(jì)算機(jī)二級(jí)水平，要會(huì)相關(guān)必備的辦公軟件(Office2003)、圖形圖像處理(Photoshop)、音視頻處理轉(zhuǎn)換(繪聲繪影、Adobe Premiere Pro)。第三，具備一定的信息管理技術(shù)，會(huì)計(jì)算機(jī)信息管理應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、管理信息系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)、維護(hù)的基本技能。第四，熟悉網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)應(yīng)用技能，會(huì)利用電子檔案管理平臺(tái)、OA辦公系統(tǒng)、公文傳輸系統(tǒng)等應(yīng)用平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的平臺(tái)運(yùn)行狀態(tài)及簡(jiǎn)單操作等。第五，會(huì)相關(guān)硬件的操作，如高速掃描儀、DV錄像機(jī)、監(jiān)控防盜及保密設(shè)備、高分辨率數(shù)碼相機(jī)、電子簽章系統(tǒng)等。

因此，迅猛發(fā)展的信息化時(shí)代，高素質(zhì)復(fù)合型的檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案管理電子化的基礎(chǔ)，各高校只有高度重視對(duì)檔案室及各部門(mén)專(zhuān)兼職檔案管理人員的不斷培訓(xùn)，不斷擴(kuò)充，才能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理的需要。

三 檔案信息化管理路徑

(一)齊抓共管安全防范

檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化會(huì)存在一定的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，部門(mén)間應(yīng)該通力合作，并從觀(guān)念上、技術(shù)上、制度上齊抓共管防范安全隱患。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，觀(guān)念上，要高度重視數(shù)據(jù)的安全、保密工作；從技術(shù)上，要確保服務(wù)器專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，定期建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，建立防火墻，確保好身份驗(yàn)證的權(quán)限及屬性、文件的保密級(jí)別準(zhǔn)確無(wú)誤，提升服務(wù)器及檔案平臺(tái)的密碼等級(jí)。對(duì)于高校的網(wǎng)絡(luò)中心等部門(mén)，要協(xié)同檔案館(室)監(jiān)控服務(wù)器的運(yùn)營(yíng)狀態(tài)，定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)維護(hù)，做好安全防范工作。

(二)整合平臺(tái)服務(wù)、教學(xué)及科研檔案的共享服務(wù)功能

通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，可以在檔案信息共享平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)收發(fā)文登記及處理等功能，目前許多高校已經(jīng)開(kāi)展此項(xiàng)業(yè)務(wù)，檔案管理人員收到往來(lái)急件或密件時(shí)，先掃描至平臺(tái)中，然后設(shè)置文件屬性，通過(guò)OA短信通知擁有相應(yīng)權(quán)限的人員盡快登陸平臺(tái)閱覽，利用平臺(tái)后臺(tái)查看功能，跟蹤文件閱覽記錄等。這樣可以實(shí)現(xiàn)各高校與教育主管部門(mén)、其他行政單位之間文件傳輸需求，節(jié)約檔案管理人員頻繁通知提醒。不少高校已將檔案服務(wù)的這一功能與OA辦公系統(tǒng)整合在一起了。

通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，可以實(shí)現(xiàn)客戶(hù)端自主查詢(xún)、遠(yuǎn)程閱讀的功能。從技術(shù)角度來(lái)看一般的檔案需求人員可以登錄平臺(tái)根據(jù)需要實(shí)現(xiàn)模糊查詢(xún)、分類(lèi)查詢(xún)等功能，然而，一些現(xiàn)代化的檔案館、圖書(shū)館才開(kāi)放這樣的服務(wù)，高校開(kāi)放的很少。一個(gè)主要的原因就是功能整合程度不高，如果能將科研檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案與校園辦公系統(tǒng)整合統(tǒng)一，屬于允許公開(kāi)范疇的可以通過(guò)檔案平臺(tái)自主查詢(xún)、共享瀏覽，屬于私密性的個(gè)人檔案可以登陸個(gè)人門(mén)戶(hù)本人共享查看，屬于報(bào)名性的檔案內(nèi)容按照檔案閱覽流程可在線(xiàn)申請(qǐng)，獲得權(quán)限后在規(guī)定時(shí)間及時(shí)查看并自動(dòng)刪除，只有這樣才能真正提高遠(yuǎn)程服務(wù)、查詢(xún)等多種檔案服務(wù)功能的利用率。

(三)重構(gòu)檔案收集流程，提高效率

按照一般高校的檔案管理用人機(jī)制，各高校檔案館(室)配備專(zhuān)職檔案管理人員，其他部門(mén)設(shè)1-2名兼職檔案管理人員，按照歷年傳統(tǒng)檔案收集管理流程，由各個(gè)行政部門(mén)、教學(xué)部門(mén)兼職檔案管理人員按照檔案征集文件，將本部門(mén)應(yīng)該建檔的資料收集齊備，移交給檔案管理部門(mén)專(zhuān)職管理人員即可。但網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理需要將所有紙質(zhì)檔案按照統(tǒng)一的格式要求轉(zhuǎn)成電子文檔，一年下來(lái)的各部門(mén)匯集而來(lái)的檔案加起來(lái)有幾萬(wàn)至幾十萬(wàn)份，全部交由專(zhuān)職檔案館(室)的1-2名人員來(lái)收集整理并上傳到檔案平臺(tái)中，可想而知其工作量是超乎尋常的。

因此，為了保障檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的要求，按時(shí)保質(zhì)完成各種檔案的收集整理、檔案平臺(tái)錄入工作，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)化便捷優(yōu)勢(shì)。比如，歷年的人事檔案、學(xué)生檔案等反應(yīng)個(gè)人背景信息內(nèi)容的基本情況，可以由教師、學(xué)生本人填寫(xiě)，人事部門(mén)審核通過(guò)直接將電子文檔上傳到檔案平臺(tái)，如個(gè)人需要紙質(zhì)檔案，可以通過(guò)檔案平臺(tái)查詢(xún)調(diào)閱后再打印輸出，加蓋部門(mén)公章。一些反映校史、重要會(huì)議等視頻、音頻檔案，也可以由采集檔案部門(mén)按照檔案管理規(guī)定，上傳到檔案平臺(tái)中。剩下的紙質(zhì)類(lèi)檔案，需要掃描后才能錄入檔案平臺(tái)，可以由各部門(mén)檔案兼職管理人員和檔案專(zhuān)職管理人員共同參與，分工協(xié)作，統(tǒng)一完成。從制度上，各高校要把學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)作為一件大事來(lái)抓，確保檔案管理工作的正常、高效、有序運(yùn)行，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲辦法、分配機(jī)制等，以滿(mǎn)足信息時(shí)代檔案管理的要求。

(四)檔案管理人員的繼續(xù)教育機(jī)制

為了適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的要求，要不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和知識(shí)結(jié)構(gòu)，開(kāi)展有針對(duì)性的，解決實(shí)際工作實(shí)際問(wèn)題的培訓(xùn)和同行間交流活動(dòng)，讓檔案培訓(xùn)發(fā)揮實(shí)際作用，真正成為一種制度化、規(guī)范化的管理手段。總之，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益完善、信息高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理必將逐漸走向電子化時(shí)代，只有建立完善、齊全、高效、便捷的檔案平臺(tái)，整合科研、教務(wù)、人事、學(xué)籍、基建財(cái)會(huì)等多用途檔案，提供檔案資源共享的平臺(tái)，才能更好地為高校的教學(xué)科研保駕護(hù)航。

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