高校辦公自動化系統的創新與應用

范曉雯

【摘 要】本文結合高校辦公自動化系統的運用實際，從多方面研究高校在信息化辦公中存在的問題和發展方向，從而更好地實現高效、高質辦公模式。

【關鍵詞】辦公自動化 移動辦公 高效管理

辦公自動化 （Office Automation，簡稱OA）始于20世紀60年代，80 年代開始在我國得到發展，進入21世紀后，隨著計算機與信息科學的不斷發展，互聯網技術的逐漸成熟與完善，辦公自動化的發展更為迅猛。

近年來，辦公自動化系統在各類工作中的應用越來越廣泛，尤其是在高校這種信息需求量大、急需教育創新和科技創新的單位，對辦公自動化系統的需求會更大，使用要求也會更高。

一、高校辦公自動化系統建設的必要性

1.通過辦公自動化系統的使用可以減少資源浪費、降低管理成本。目前高校的辦公自動化系統中基本包括郵件收發、公文處理、會議通知、信息通訊等內容。通過這些內容的使用可以大大減少紙質文件的印發，有效地節約資源，減少了人力、物力、財力。

2.辦公自動化可以大大地提高工作效率、規范管理流程。在高校這種辦公面積較大，辦公室較零散的單位，通過辦公自動化可以大大縮短公文簽字所花費的時間，尤其在有多個校區的高校，通過網上的文件擬稿到審核再到領導的會簽、簽發，可以節約大量的時間；而且發文必須通過一定的程序，從而提高了辦公效率，也規范了管理流程。

3.辦公自動化可以有效地實現資源共享。高校管理工作中所涉及的信息量大而復雜，通過辦公自動化系統中一些文件、通訊錄和教學資源的上傳，能讓高校管理者及全校教師根據權限充分占有信息，隨時了解學校的運行情況，有助于管理、教學、科研，還可以有效地減少會議的召開。

4.能使學校各層面之間的信息溝通更便捷。在傳統的辦公模式中，學校師生要向領導反映問題只能通過教代會或學生座談會等途徑層層上傳，無時效性，容易耽誤問題的解決，運用了辦公自動化系統之后，師生們可以直接通過系統中的書記、院長信箱等板塊實時地反映在學校學習過程中遇到的困惑和校方在管理上存在的問題，信箱的匿名性也可以讓師生們無顧慮地真實反映問題，從而推動學校民主化、和諧化的發展。

二、高校辦公自動化系統在使用中存在的問題

辦公自動化系統是時代發展的必然產物，也是高校辦公不可缺少的推動力，隨著全球網絡化和信息化進程的不斷推進，也對辦公自動化系統提出了更高的要求。由于系統建成初期的單一性，在多年的使用中也發現了一些問題，需要通過應用過程中的意見積累而不斷地完善系統。總體來說，存在以下幾個問題：

1.高校教師存在著上課地點不穩定、坐班時間少等特殊因素，再加上辦公自動化系統必須要在校內才能使用，這也給辦公帶來了諸多不便。因此，要滿足高校教師不受時間、空間局限辦公的需求，學校需要不斷地創新傳統的OA系統，把辦公自動化系統的應用從臺式計算機拓展到智能手機、平板電腦等一系列移動終端，可以稱之為移動OA。

2.人員素質還需提高。雖然高校教師文化層次較高，相比其他一些單位更具信息化辦公的人員優勢，但是部分管理人員使用OA辦公的意識還不夠強，特別是一些老教師，他們已經習慣了傳統的辦公模式，不會主動接受新鮮事物，對網上發布的一些學校政策、下文、會議等也缺乏了解，造成信息公開與接收效果不對稱，影響辦公效率。

3.與傳統辦公模式的銜接問題。雖然多數高校已經做到了信息化辦公，但從真正意義上說還未進入常態化。許多高校辦公自動化的使用由于缺乏對系統的管理經驗，缺少嚴格的管理制度，許多網上辦公進程就得不到很好的實現；一些文件的簽發還是需要手寫簽名存檔，再加上電子文檔的法律效應還未得到公認，因此在一段長期的時間內，還是需要辦公自動化與傳統辦公模式相并存。但是絕對無紙化辦公依舊是我們努力的一個方向。

4.網絡安全性的保障。高校辦公自動化系統的順利運行還需要強有力的安全保障支撐，因為在系統中包含著許多內部資料和文件，一旦系統被破壞將會造成一定的損失，因此學校必須加強各方面的軟硬件的投入及建設，使一些非法人士無機可趁，保障高校各項工作順利地開展。

三、如何改善及創新現有的辦公自動化系統

1.集思廣益，通過對全校教師的意見調查，總結出一套適合本校的系統改進方案，不斷地豐富和完善各項內容。

2.通過與運營商的合作，完成系統從普通電腦向智能手機、平板電腦等移動終端的轉移，并能實現在校外登陸系統。

3.由執行部門草擬能使系統規范化使用的管理制度，由領導層商討后確定，從而使辦公自動化系統的運行更順暢，效果更明顯。

4.定期對系統進行維護，其中包括軟件方面的和硬件方面的。一個軟件在運行了一段時間之后一定會發現一些設計缺陷或系統故障，因此定期對軟件進行更新是十分必要的，可以及時糾正設計上或邏輯上的錯誤。硬件維護則需要學校在信息化校園建設上投入足夠的經費，完善各項硬件設施。

辦公自動化的創新是一項長期的、必要的課題，在應用中積累經驗，在操作中發現問題，在不斷的創新中找到一種適合本校的管理模式，從而全面提高高校的管理水平。

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