淺談財務電子檔案的管理

胡艷桃

摘 要：隨著計算機技術、網絡信息技術和會計電算化的快速發展及廣泛應用，財務檔案的管理也隨之發生了質的變化，由最初單一的紙質檔案發展成為電子檔案即將逐步取代紙質檔案的管理方式。財務電子檔案體積小，容量大，且易于查閱和開發利用，成為現代檔案管理中極其重要的組成部分，如何確保財務電子化檔案的安全和完整，將成為信息時代財務檔案工作的突出問題。

關鍵詞：財務；電子檔案；管理

一、加強財務電子檔案的必要性

財務電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現代磁性介質中的財務工作的應用程序及一切財務業務范疇內會計核算形成的電子數據和相關資料。隨著我國會計電算化事業的快速發展，原有的財務檔案管理辦法已不適應現階段的需要。大量財務數據的核算和資料的形成依附于計算機磁性介質上的數據與文件，建好用好財務電子檔案， 不僅能夠減輕財務人員勞動負擔，提高財務電子檔案管理工作水平和財務管理工作效率， 還能更好地為后期的財務工作提供快捷、準確、方便的利用服務，所以，充分發揮會計信息化的強大功能，加強財務電子檔案的網絡化管理，是搞好財務檔案管理的趨勢，也是必然要求。

二、財務電子檔案的特點

較之傳統的財務檔案，財務電子檔案是現代信息化的產物，有許多新的特點：

1.財務電子檔案的存貯介質具有多種形式，對貯存環境的要求也有所不同，如磁性介質檔案應遠離磁場或者專設磁場屏蔽柜，以防消磁，丟失數據；光盤介質檔案對清潔度要求較高，以防盤面磨損、刮擦；每張光盤應附有硬質護殼，避免擠壓損毀，不可讀取等。財務電子檔案易于修正、拷貝和重置，也可以隨時打印輸出紙質文本，

2.財務電子檔案以各種介質貯存大大節省了數據的保存空間， 便于糾錯、攜帶和傳遞。電子檔案中的數據拷貝、轉入等方法避免了手工傳輸中人為的種種失誤，同時運用計算機的操作和網絡交流，使得財務管理工作中的數據查詢、報表分析、修改數據等工作更加準確、便捷、完整，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了原始的紙質檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。

3.財務電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，不具備傳統檔案的直接可視性，需要借助一定的儀器設備予以復現；對存儲條件要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點。磁性介質的保存除了需要紙介質保存所需的部分工作外，還要進行防病毒、防磁化等。

4.會計電子檔案系統控制技術的復雜性表現在系統人工控制與各類程序化控制相結合。財務電子檔案的高科技信息含量大，而且實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多， 對財務電子檔案的完整性要求就更高，財務電子檔案更需要科學的管理。要求管理人員要具備較高素質和管理水平。

5.財務電子檔案內容廣泛。除了票據、記賬憑證、賬簿、報表等傳統會計檔案，還包括會計電算化中的各種系統軟件和應用程序。這一系列的會計檔案高度集中在各種磁性介質中，使得電子數據檔案的安全存在很大的隱患，磁性介質不但體積小而且存儲容量大，因此電子數據檔案非常容易泄密、損毀或丟失并且危害性大、范圍廣、涉及的時間長。會計電子檔案管理缺乏有效的安全與保密措施。

三、加強財務電子檔案的管理的必要措施

加強財務電子檔案管理，必須要創新觀念，緊跟時代步伐，積極探索電子檔案管理的新思路和新方法，將理論不斷的在實踐中運用和完善，不斷提高信息化管理和實際操作水平，充分發揮財務電子檔案的潛在價值，科學合理的利用和挖掘會計檔案資源，

1.鑒于財務電子檔案容易泄密的特點，在貯存檔案信息時要采用一定的安全保密措施， 引入加密技術，建產嚴格的認證制度，會計電子檔案對于數據信息的處理和存儲都明顯集中化，檔案信息存在很大隱患，一旦泄密，將會帶來不可估量的損失，嚴格的認證制度可以防止未經授權的人員進入會計電子檔案系統。從而保障財務電子檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。加密技術的引入可有效保證數據的安全性。

2.財務電子檔案在在形成電子介質檔案時應對數據雙份備份，分開存放，確需紙質版的檔案信息也要將紙質版和電子版同時歸檔，以滿足不同時期，不同情況的查閱，更要防止火災等意外情況引起的整個財務電子檔案的毀滅與不可恢復性。財務電子檔案的貯存環境還應遠離磁場，注意防潮、防塵等，定期進行檢查，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

3.要提高財務電子檔案管理人員的素質。管理人員的素質在會計電子檔案保管中起核心和關鍵作用，管理人員除了應掌握會計學、檔案學的基本理論、基本方法和基本技能外，還應了解計算機的通訊技術、網絡技術以及實際操作等，而且在道德標準、工作態度上也有了更高的要求。因此要加強對財務電子檔案管理人員的各種業務培訓，學習更好的工作思路及電子檔案管理人員必須掌握的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，

4.完善軟硬件設施建設，加大對財務檔案管理資金的投入，更新電子檔案的軟硬件基礎設施和管理環境 ，購置必要的存儲設備、計算機、掃描儀、網絡安全防護設備。建立網絡化電子檔案管理系統，會計電子檔案的利用將更加高效更加快捷。同時引入先進的管理技術， 充分運用電子計算機檢索檔案、充分開發和利用電子檔案信息資源，挖掘和利用電子檔案的潛在價值。使財務電子檔案管理更加科學化、信息化、規范化。

參考文獻：

[1] 李銀素，會計檔案管理中存在的問題及對策[J]檔案天地，2006，（01） .

[2] 劉陽、劉雪晶，會計信息化下電子落案的管理 [J]商業經濟2011，（4）.