當前檔案管理存在問題分析及如何進行規范化管理

袁玉娟

摘 要：多年來，檔案管理工作對我國經濟發展和現代企業制度改革發揮著至關重要的作用。要規范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，完善檔案管理工作的新要求，激發檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感。使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路，為經濟建設和社會進步發揮更大作用。本文就當前檔案管理存在的問題進行分析，并提出規范化管理的方法。

關鍵詞：檔案管理；存在問題；規范化管理；健全機制

隨著改革開放的不斷深化，計算機網絡的不斷發展，規范化管理檔案工作顯得尤其重要。規范化管理檔案工作不但可以提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，還可以發揮檔案管理工作的自身價值，為經濟發展和社會進步作出應有的貢獻。

1 當前檔案管理工作存在的主要問題

1、檔案管理制度不完善。檔案約束機制不健全，部分單位部門沒有把檔案業績列入崗位目標責任制考核管理，監督管理沒有力度。部分檔案法規、規章及規范性文件存在“老化”情況，已不適應檔案事業發展需要，亟需修改完善。隨著改革開放和市場經濟的深入發展，檔案工作“產業化”，檔案中介服務機構走進單位部門中，一些工作亟需的檔案法規、規章及規范性文件還沒有制定出來。

2、部分單位對檔案管理重要性認識不強。部分單位人員對檔案法律、法規的認知度很小，不少人還不知道有《中華人民共和國檔案法》，不清楚檔案法明確規定的檔案部門的職責、任務。不懂得檔案管理利用的重要性，不知道檔案對社會、政治、經濟的重要作用，更不知道違反檔案法規所要承擔的責任，因此導致在實際工作中違犯檔案法的情況嚴重存在，如，不按規定歸檔，不按期移交檔案，導致檔案丟失、被盜、損壞的情況時有發生，影響了單位檔案的完整與安全，嚴重的會對單位各項事業造成不可彌補的損失。

3、檔案管理技術手段滯后，方法陳舊，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。由于檔案管理工作的相對封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得我們的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實現思想觀念上的一個大的轉變，需要大力倡導開拓創新精神，進一步形成推進檔案工作創新的濃厚氛圍。要認真總結檔案工作好的經驗，準確把握檔案工作特點和規律，用新觀念新思路解決新情況新問題。

4、檔案管理隊伍不穩定。在不少單位部門，檔案工作缺少獎懲激勵機制，所以頻繁調整的現象較為普通，此外，檔案管理員掌握的專業知識較少，檔案人員身兼數職。

2 如何進一步提高檔案管理水平

2.1 加強隊伍建設，提高管理人員素質

檔案管理工作水平的高低，人是決定因素。擔任專（兼） 職檔案管理員應具有高度政治責任感、堅定的服務思想和良好的服務態度、熱愛檔案事業、甘于奉獻。未設專職檔案員的應適當減少兼職檔案員的其他工作，使其能抽出更多精力鉆研、從事檔案工作。檔案管理人員對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

2.2 進一步明確檔案管理的根本目的在于檔案利用

要牢牢樹立服務意識，把檔案工作的重點從以安全保管為主轉移到保管與利用并重上來。檔案運用的合理有效，是經濟社會快速發展的一項基礎性工作。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享，就必須加強檔案基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面做好外，還應著重做好檔案的編目，檢索，編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時提供和滿足檔案利用工作的需要。

2.3 掌握現代化管理技能，提高綜合素質

檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。利用現代化技術，整理檔案。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變為計算機檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

3 如何進行檔案的規范化管理

3.1 全面普查案卷

這是實現檔案管理規范化、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準確，有案卷標題不規范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復現象，也有相當一部分無查考價值的文件充數其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現重復與低效率的情況。

3.2 提高案卷質量

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

3.3 注意有效的維護全宗的完整性

在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

3.4 格立卷歸檔原則

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

4 小結

當然，實現檔案工作規范化，標準化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結。我們通過實行標準化、規范化的工作，推進了檔案管理，現代化的進程，為初步建成計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎。

參考文獻

1、科技檔案管理存在的問題分析與對策 左青平《城市建設理論研究》 2013年第19期

2、淺談如何做好檔案規范化管理工作 樊盛英 《學理論》 2011年08期

3、檔案管理規范化措施策略探討 劉冶陶 《卷宗》2012年10期