試論縣級(jí)紅十字會(huì)檔案信息管理工作

李國(guó)良

摘 要：紅十字會(huì)檔案管理趨向信息化發(fā)展，這是紅十字會(huì)檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。當(dāng)下現(xiàn)代辦公呈自動(dòng)化、無(wú)紙化發(fā)展趨勢(shì)，加快紅十字會(huì)檔案信息電子化數(shù)字化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)紅十字會(huì)；檔案管理；信息化

中國(guó)紅十字會(huì)是中華人民共和國(guó)統(tǒng)一的紅十字會(huì)組織，是從事人道主義工作的社會(huì)救助團(tuán)體，是國(guó)際紅十字運(yùn)動(dòng)的重要成員。中國(guó)紅十字會(huì)以發(fā)揚(yáng)人道、博愛(ài)、奉獻(xiàn)的紅十字精神，保護(hù)人的生命和健康，促進(jìn)人類(lèi)和平進(jìn)步事業(yè)為宗旨。紅十字會(huì)檔案是紅會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開(kāi)展所積累的文字與圖像聲像資料，是紅會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)，是紅十字會(huì)開(kāi)展相關(guān)工作具備連續(xù)性和有序性的有力保障。在步入信息化社會(huì)和大數(shù)據(jù)時(shí)代的今天，紅十字會(huì)檔案管理也必須跟隨時(shí)代步伐，采用信息化手段和大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，讓信息化、電子化、數(shù)字化甚至大數(shù)據(jù)化變?yōu)榧t十字會(huì)檔案管理的突出表現(xiàn)與鮮明特征。

1 紅十字會(huì)檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

縣級(jí)紅十字會(huì)的檔案管理處于手動(dòng)整理、保存、歸檔、記錄階段，僅有部分紅十字會(huì)建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)、辦事流程及少量的業(yè)務(wù)工作介紹，縣級(jí)紅十字會(huì)檔案信息化應(yīng)用還處于初步階段。這一現(xiàn)狀與社會(huì)信息化發(fā)展大環(huán)境的要求不太適應(yīng)。其主要問(wèn)題集中表現(xiàn)在：

1、紅十字會(huì)的檔案信息管理基礎(chǔ)工作有待規(guī)范。各地區(qū)的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展不均衡，相關(guān)業(yè)務(wù)案卷質(zhì)量不高，而且紅十字會(huì)檔案自動(dòng)化工作沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制約了紅十字會(huì)的檔案信息工作電子化、信息化的應(yīng)用和推廣。

2、紅十字會(huì)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平有待提高。紅十字會(huì)的檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，對(duì)于縣級(jí)紅十字會(huì)來(lái)說(shuō)，其檔案信息安全保障體系的建設(shè)距離地市級(jí)同行業(yè)部門(mén)或縣級(jí)其他部門(mén)來(lái)還不夠完善，其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平也有待提高。

3、紅十字會(huì)的檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具備現(xiàn)代化電子信息知識(shí)的人，管理人員要有較高的網(wǎng)絡(luò)信息專(zhuān)業(yè)知識(shí)層次和開(kāi)展電子信息工作的技術(shù)水平，而不能僅僅滿足于一般的日常的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)尤其是縣級(jí)紅十字會(huì)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，大部分檔案管理人員電子信息技術(shù)水平偏低。

2 加強(qiáng)紅十字會(huì)檔案管理信息化建設(shè)的措施

1、建立與縣級(jí)紅十字會(huì)相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。在紅十字會(huì)系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2、對(duì)縣級(jí)紅十字會(huì)實(shí)施檔案歸檔與電子文件管理。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

3、解決好縣級(jí)紅字會(huì)檔案電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存。因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損，也不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件需要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性檢測(cè)，以防止信息損壞或者丟失。

4.確保縣級(jí)紅十字會(huì)檔案信息化建設(shè)的安全問(wèn)題。

檔案電子信息化應(yīng)用可能會(huì)受到來(lái)自計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊、盜取或破壞，因此妥善保管電子信息檔案各種防病毒措施需要進(jìn)一步完善，針對(duì)部分需要提供網(wǎng)絡(luò)共享的檔案信息資源，要提供有效的網(wǎng)絡(luò)安全保障；在紅十字會(huì)檔案信息化的同時(shí)，也不可忽視紙質(zhì)檔案的保存，要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，雙管齊下。

3 紅十字會(huì)檔案信息電子化數(shù)字化的作用

一是可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前紅十字會(huì)多數(shù)檔案對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，僅用于著錄或貯存，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

二則縮短紅十字會(huì)檔案信息的加工時(shí)間，提高利用的時(shí)效性。從快速加工到檢索及提供利用需時(shí)短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。

總之，針對(duì)縣級(jí)紅十字會(huì)檔案管理工作存在的規(guī)章措施不夠規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平不達(dá)標(biāo)、相關(guān)從業(yè)人員綜合素質(zhì)不過(guò)關(guān)的現(xiàn)實(shí)情況，采用建立與縣級(jí)紅十字會(huì)相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)、對(duì)縣級(jí)紅十字會(huì)實(shí)施檔案歸檔與電子文件管理、解決好縣級(jí)紅字會(huì)檔案電子文件的保存問(wèn)題、確保縣級(jí)紅十字會(huì)檔案信息化建設(shè)的安全問(wèn)題四大舉措，多管齊下，充分發(fā)揮信息化與大數(shù)據(jù)化在縣級(jí)紅十字會(huì)檔案管理中的作用，借助網(wǎng)絡(luò)信息化之東風(fēng)，力爭(zhēng)縣級(jí)紅十字會(huì)檔案管理工作更上一層樓！

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