關于資產盤存業務內部控制制度的分析與設計

李建發

【摘要】資產盤存是企業生產經營管理過程中重要的一環，是存貨在倉庫儲存或滯留的過程；企業要落實資產盤存業務的內容、業務環節，做好企業資產盤存業務內部控制制度的分析與設計，實施盤存業務內部控制的監督檢查制度，達到資產盤存業務內部控制的具體要求，從而實現企業資產盤存業務過程的最優化。

【關鍵詞】盤存 環節 控制 制度

完善企業盤存業務的內部控制制度，落實責、權、利，通過設計合理的控制方式，使每項經濟業務的程序與手續達到最優，從而保證盤存業務制度實施的可行性和效益性，是確保企業生產經營合理運行的重要保障，因此，有必要對資產盤存業務的內容、業務環節，盤存業務內部控制的具體要求，盤存業務內部控制的監督檢查制度進行合理的分析與設計。

一、資產盤存業務內容分析與設計

資產盤存業務主要企業的實物資產從入庫開始，到出庫為止，即在倉庫儲存或滯留的業務。由于該業務一般只涉及企業內部的有關部門，不與企業外部發生關系，很少牽涉貨幣資金的收支，因此，在內部控制問題上往往不引起人們的重視。這是造成許多企業賬實不符、家底不清、財產短缺現象時有發生的重要原因之一。其實，資產盤存業務的內部控制制度完善與否，不僅關系到各種存貨的安全完整，而且直接影響企業成本計算的準確性、利潤指標的真實性。所以，在設計內部控制制度時，理應給予資產盤存業務以高度重視。

由于企業的經營方式不同，資產盤存業務的內容也有區別。在工業企業中，資產盤存業務的內容主要是存貨，具體包括：

第一，原材料的盤存。它包括各種原料、主要材料、輔助材料、燃料、修理用備件、外購半成品等的盤存。

第二，在產品和自制半成品的盤存。

第三，包裝物和低值易耗品的盤存。

第四，產成品的盤存。

商品流通企業的盤存業務主要針對庫存商品，此外也有材料物資、包裝物和低值易耗品等的盤存。

二、資產盤存業務環節分析與設計

資產盤存業務是存貨在倉庫存續期間的業務，因此，它由三個環節組成：

第一，存貨入庫環節。它標志著盤存業務的開始，是與前述采購業務相銜接的環節。把好存貨的入庫關，對于保證各種存貨記錄準確無誤、分清采購人員與倉庫保管人員的經濟責任有重要作用，能夠使盤存業務建立在良好的基礎上。

第二，存貨儲存環節。它是各種存貨在倉庫的滯留，特征表現為各種存貨處于相對靜止的狀態，數量保持不變。因此，這一環節的控制重點是使各種存貨的質量不受到影響，有一個安全的儲存環境。

第三，存貨出庫環節。它標志著存貨盤存期間的結束，是與銷售業務或生產業務相銜接的環節。把好存貨的出庫關，不僅能夠使各種存貨的減少建立在有據可查的基礎上，防止存貨的短缺、丟失，而且有利于分清保管人員與銷售人員或領料人員的經濟責任。

三、資產盤存業務內部控制具體要求的分析

（一）資產盤存業務與購銷業務的關系

明確資產盤存業務與購銷業務之間的關系，不僅有利于分別設計各種業務的內部控制制度，而且有利于使各種業務之間形成完整的內部控制體系，有效地發揮內部控制制度的作用。

一般地講，資產盤存業務的時間順序介于采購業務與銷售業務之間，它的開始意味著采購業務趨于結束，而它的結束又意味著銷售業務已經開始發生。采購業務的完成，為倉庫提供了各種材料或商品等，使資產盤存業務的開展成為必要。銷售業務的發生，減少了庫存的各種產品或商品等，使盤存資產的內容減少。因此嚴格地說，資產盤存業務與購銷業務并不能徹底分離、各自完全獨立。設計資產盤存業務的內部控制制度時，必然要涉及其他業務如何控制的問題。存貨的入庫、出庫分別為兩種業務之間的轉折點，也是設計各類業務內部控制制度的關鍵環節。所以，在這些環節上，除運用分權、機構獨立、授權和審核等控制方式外，一般都要利用“憑證控制方式”，如入庫環節須填制“入庫單”，銷售環節須填制“銷貨單”，以便使存貨的增減都有據可查，出現問題時能夠分清責任。

（二）資產盤存業務內部控制的具體要求

鑒于前述資產盤存業務的內容、環節以及與購銷業務之間的關系，應當按照下列要求對資產盤存業務實施內部控制：

1.建立專人保管制度。應當設置專門的倉庫，由專人專職負責各種存貨的保管，通過倉庫“臺賬”記錄各種存貨的實物數量變化。無論存貨進入倉庫還是運出倉庫，都必須經保管人員的同意和批準，并具備正式的手續和記錄。任何非保管人員一律不得擅自變更庫存物資。

2.采用永續盤存制。由于永續盤存制對各種存貨的增減變化，都要在會計賬簿上作連續的記錄，因此，通過采用永續盤存制能夠從賬面上隨時掌握各種存貨的結存數量和金額，并可用賬面結存數與實物盤點的結果相對照，揭露財產管理中的問題，從而形成一種牽制關系。這種關系具體表現為存貨的保管與存貨變動的記錄相互分離，這種方式是分權控制方式的具體運用。

采用永續盤存控制方式，不僅有利于加強會計人員與財產保管人員之間的相互制約，防止資產盤存業務處理中的錯弊，保護財產物資的安全完整，而且能夠促使保管人員盡職盡責，提高財產管理水平。

3.嚴格財產清查制度。對各種存貨應當進行定期或不定期的清查，使之經常化、規范化、制度化。清查工作應由專人負責，成立專門的清查小組，不得由實物保管人員獨自進行，以保證清查結果的客觀公正性。在清查過程中發現盈虧，應及時查明原因、分清責任、區別不同情況予以處理。屬于主觀原因造成的損失，應當追究當事人的責任，酌情給予行政處分和經濟處罰，嚴重者還應追究法律責任；屬于客觀因素造成的損失，應吸取教訓，引以為戒；對超儲積壓物資，應予盡快處理，以加速資金周轉；對儲備不足的物資，應催促采購部門盡快購買，以保證生產順利進行。總之，通過財產清查，不僅要完善資產盤存業務的內部控制，而且要促進企業管理水平的全面提高。

4.嚴把入庫和出庫兩個關口。把好入庫關，能夠使資產盤存業務有一個良好的開端；把好出庫關，能夠有效地防止資產盤存業務中的漏洞。生產領用材料業務，一般由申請領料、審核批準、倉庫發料和會計賬務處理四部分組成，涉及的部門有用料單位、供應部門（包括倉庫）和財會部門，分別負責領料、審批、發料和賬務記錄等工作。由此，其內部控制主要應通過填制“領料單”的方式。“領料單”是記錄并據以辦理材料的領用和發出的一種原始憑證，一般為一式四聯，由領料單位填制，注明材料的名稱、規格、用途、請領數量等內容。用料單位負責人簽字后送交供應部門審批，倉庫根據審批后的領料單發出材料，并將實發數量填入單內，一張退回領料單位進行車問核算或費用預算，一張留存倉庫登記臺賬，一張送交供應部門進行業務核算，一張送交會計部門審核后據以進行賬務處理。

對于經常領用，并有消耗定額的材料，可以使用“限額領料單”，由領料部門直接從倉庫領料，不必每次進行審批，月終匯總后送交會計部門做賬務處理。這樣，既能保證內部控制，又可以簡化手續。

四、資產盤存業務內部控制監督檢查制度設計

對盤存業務內部控制制度應建立監督檢查制度，通過定期或不定期的檢查，發現其薄弱環節，以便及時采取措施，加以糾正和完善。盤存業務內部控制監督檢查主要包括以下內容：

第一，保管業務相關崗位及人員設置情況，重點檢查是否設置專人保管制度。

第二，財產清查制度，重點檢查是否建立定期與不定期的財產清查制度及對清查結果的責任追究制度。

第三，人出庫制度，重點檢查是否建立完善的存貨入庫和領用制度，尤其是領用手續是否健全。

綜上所述，分析與設計資產盤存業務的內容、業務環節，做好企業資產盤存業務內部控制制度的分析與設計，設計與實施盤存業務內部控制的監督檢查制度，滿足資產盤存業務內部控制的具體要求，才能更好實現企業資產盤存業務過程的最優化。