供電企業科技檔案管理流程新探

摘要：科技檔案的管理在企業管理、安全生產和提高經濟效益方面發揮著至關重要的作用，管好用好科技檔案可以充分節約活勞動和物化勞動，提高微觀經濟效益。供電企業一定要把科技檔案管理工作納入企業管理的重要日程，切實做到組織上有保證，制度上有規定，職責上有分工，工作上有安排，計劃上有檢查，管理上有考核。從收集、整理分類編目、保管、鑒定、利用及統計等科技檔案管理的六個環節，對其流程的工作內容和工作要求予以闡述。

關鍵詞：供電企業；科技檔案；管理流程

作者簡介：孫忠卿（1964-），女，遼寧大連人，國網遼寧省電力有限公司大連供電公司，高級工程師。（遼寧 大連 116001）

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2014）15-0210-02

科技檔案與文書檔案有著明顯的區別，科技檔案屬于自然科學范疇，而文書檔案則屬于社會科學范疇；科技檔案產生于科研、生產、基建等部門，而文書檔案則產生于黨政機關和行政管理部門；一套科技檔案是一個不可分割的自然聯系的整體，而文書檔案并不構成一個不可分割的整體；從使用對象來講，科技檔案供從事科研、生產、基建的工程技術人員、技術工人和有關工程技術人員使用，而文書檔案則供黨政領導、行政管理人員使用。

科技檔案工作是一項專業技術性、科學管理性、服務性的工作。科技檔案直接反映了企業的科技思想與科技成果，是企業難以估量的無形資產。它是技術儲備的重要手段，是企業從事科研、生產、經營的必要條件，是進行科技交流的得力工具，是企業發展內涵、擴大再生產的積極因素。從一定意義上來講，科技檔案管理在企業管理、安全生產和提高經濟效益方面發揮著至關重要的作用，管好用好科技檔案可以充分節約活勞動和物化勞動，提高微觀經濟效益。供電企業一定要把科技檔案管理工作納入企業管理的重要日程，切實做到組織上有保證，制度上有規定，職責上有分工，工作上有安排，計劃上有檢查，管理上有考核。

近年來由于供電企業的快速發展，科技檔案越發增多。以國網大連供電公司為例，僅2012年，全年完成電網建設投資18.26億元，新增66千伏及以上變電容量120.1萬千伏，線路465公里，由此形成了大量的輸變電工程檔案（科技檔案）。因此，加強企業科技檔案的管理工作是十分重要和必要的。供電企業科技檔案管理對于促進“三集五大”體系建設、進而實現“一強三優”現代公司具有重要的作用。

科技檔案部門一方面要對接收來的科技檔案進行分類、編目、登記、統計和必要的加工整理，另一方面要做好保管和價值鑒定工作，擴大利用和交流的范圍。一般而言，科技檔案管理工作分為收集、整理、分類、編目、保管、價值鑒定、利用、統計等程序。筆者根據多年從事科技檔案管理的實踐，參閱本省及國內某些供電企業科技檔案管理的大量實例，由此就供電企業科技檔案的管理程序作以下闡述。

一、收集工作程序

科技檔案收集工作的一般程序可分為編制計劃、接收前整理、檢查驗收、辦理交接及統計等。

編制計劃的工作內容是依據科研、生產、運營、基建等工作程序和進度，編制科技文件材料收集范圍和歸檔計劃。其工作要求是將收集歸檔計劃納入有關管理工作程序，并將收集歸檔工作計劃落實到人。

接收前整理的工作內容是協助科技人員將已經形成的科技文件材料收集齊全，指導科技人員整理形成的科技文件材料，為組卷提供必要的專用物品。其工作要求是保持科技文件材料的自然形成規律，標題簡明正確，內容完整正確。

檢查驗收的工作內容是依據歸檔要求檢查科技文件是否完整、準確、系統，審簽手續、編制格式、書寫材料是否符合要求，不符合要求的退回重新整理。其工作要求是檢查認真負責，不出差錯。

辦理交接的工作內容是按照歸檔移交清單逐份逐張核對，在移交清單上簽字，將移交清單裝訂成冊，按需要辦理復制手續。其工作要求是交接手續完備。

統計的工作內容是科技檔案完整程度和接收數量的統計。其工作要求是統計數據真實可靠。

科技文件材料歸檔時間一般分為以下幾種情況：基建工程項目竣工驗收后歸檔，科研、產品項目設計定型時歸檔，設備儀器開箱驗收后即可歸檔，周期長的可按階段歸檔，按年度歸檔。歸檔份數可根據科技檔案的重要程度和利用率來考慮，一般情況歸檔一份，重要的和利用率高的可歸檔二份或復印若干份復印件。

二、整理、分類、編目工作程序

科技檔案整理、分類、編目工作的一般程序可分為分類、組成保管單位、編目及統計等。

整理的工作內容是科技檔案室接收檔案后，按分類方案進行分類。其工作要求是分類準確、標準一致。

組成保管單位的工作內容是：將科技檔案組成保管單位，形式可以是卷、冊、袋、盒、盤等；保管單位內的科技檔案材料的排列；圖樣按明細表順序排列；文字材料按研制程序排列，如任務書、方案、試驗記錄、總結、鑒定等；圖文結合的，文字材料在先，圖樣在后。其工作要求是每個保管單位必須是一個有機聯系的檔案材料，體現出科技檔案不可分割的整體性，每個保管單位厚薄適中，組成的保管單位應便于利用和美觀整齊。

編目的工作內容是：保管單位編目，包括封面、卷內目錄、頁次號、備考表、背簽等，編制科技檔案總目錄、分類目錄。其工作要求是各種目錄、賬、卡、檢索工具書寫整潔清楚，目錄、賬、卡、物一致。

統計的工作內容是科技檔案數量的統計、保管單位的數量統計、各種賬卡檢索工具的數量統計。其工作要求是統計數據真實可靠。

科技檔案整理、分類、編目工作與其他工作環節的關系：對于收集工作環節，進行整理工作能及時發現歸檔的檔案材料是否完整、準確，并能及時采取補救措施，反之發現不了工作中的問題，易造成檔案材料的不準確、不系統。對于鑒定工作環節，進行整理工作能使檔案準確、系統，分類科學，便于正確判定檔案價值，定出恰當的保管期限。對于保管工作環節，進行整理工作可以使檔案系統有條理，排列整齊，便于保管，反之不系統、不整齊、雜亂無章，不便于保管。對于統計工作環節，進行整理工作可以使之類目清晰，各種目錄卡片齊備，能很快統計出準確的數字，反之沒有條理，數字概念不清，得不出準確的統計數字。對于利用工作環節，進行整理工作可以使之分類科學、編目清楚，一目了然，便于查找，反之分類不清，編目不能揭示出保管單位內容，給查找利用工作帶來困難。

三、保管工作程序

科技檔案保管工作的一般程序可分為排架、防護及統計等。

排架的工作內容是編寫柜、架號及層次號，按劃分類區排放各類科技檔案，編寫案卷柜（架）存放指導目錄。其工作要求是排架從左到右，從上到下，整齊美觀、不宜過擠，賬、卡、物相符，標志明顯，便于查找存放，絕密檔案材料要有特殊保護措施。

防護的工作內容是建立健全規章制度，維護科技檔案的安全，做好檔案庫房的防火、防盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠等工作，及時做好破損檔案材料的修復和補救工作。其工作要求是庫房整齊清潔，無塵土、無鼠、無蟲害，庫房要備有足夠的安全防護措施，庫房的安全、防護工作要指定專人負責。

統計的工作內容是科技檔案庫存量的統計、科技檔案遺失損壞情況的統計、科技檔案修復工作量的統計、檔案庫房溫濕度的統計。其工作要求是統計數據真實可靠。

四、鑒定工作程序

科技檔案鑒定工作的一般程序可分為工作準備、建立組織、評議鑒定、審查批準、總結及統計等。

準備的工作內容是科技檔案部門應摸清需要鑒定的科技檔案的數量和內容，制定鑒定工作計劃和實施辦法，準備好有關鑒定工作的文件、表格等物品。其工作要求是情況清楚，措施落實。

建立組織的工作內容是將鑒定委員會（小組）成員名單報主管領導批準，學習有關鑒定工作的文件，掌握標準，分工明確，任務落實到人。其工作要求是組織落實，分工明確。

評議鑒定的工作內容是有關部門和人員對需要鑒定的科技檔案提出初步鑒定意見，鑒定委員會（小組）根據科技檔案保管期限表和參照初步鑒定意見逐卷逐張審議，提出鑒定意見，認真填寫科技檔案價值鑒定表。其工作要求是全面考慮，判斷正確。

審查批準的工作內容是對確定要銷毀的科技檔案填寫銷毀清冊，報主管領導審批，并報上級檔案部門備案，對需要延長保管期限的科技檔案應重新填寫保管期限和密級。其工作要求是認真審查，手續完備，銷毀清冊填寫清楚正確，銷毀檔案應有二人以上監銷并簽字。

總結的工作內容是鑒定工作結束后，要寫出鑒定工作總結，內容為鑒定委員會（小組）組成情況、鑒定過程、鑒定結果及處理意見、附銷毀科技檔案的清冊，鑒定工作總結報送上級檔案部門備案。其工作要求是內容真實，文字簡練，總結及銷毀清冊等有關鑒定文件妥善保存。

統計的工作內容是保管期限和密級變化的統計、科技檔案銷毀數量的統計。其工作要求是統計數據真實可靠。

五、利用工作程序

科技檔案利用工作的一般程序可以分為借閱咨詢、填寫借閱卡、歸還注銷及統計等。

借閱咨詢的工作內容是利用檢索工具查詢檔案資料名稱或檔案號，按檔案名稱或檔案號從柜架上取出檔案，憑領導批準辦理外單位所需借閱或復制的檔案資料。其工作要求是熟悉家底，了解檔案資料的內容、成分，接待熱情，態度和藹，解答問題正確，提供檔案資料及時準確，正確處理保密與利用的關系。

填寫借閱卡的工作內容是從被借閱檔案內取出借閱卡，在借閱卡上填寫借閱時間、借閱單位、姓名等，把借閱卡存放在卡片箱（袋）內。其工作要求是認真填寫無差錯，借閱卡有秩序存放。

歸還、注銷的工作內容是按明細表、卷內目錄對歸還檔案進行清點，在借閱卡上填寫歸還日期、注銷人姓名并將卡片插入案卷內，最后把檔案資料放回原處。其工作要求是卡物相符，歸還檔案資料無缺頁、涂改現象，保持檔案完整、準確、系統性。

統計的工作內容是借閱、咨詢檔案資料的單位、人數、份數的統計，復制、提供檔案資料的單位、數量的統計，經濟效益的統計。其工作要求是統計數據真實可靠，按規定時間進行統計，堅持不懈并將情況及時向主管領導匯報。

六、統計工作程序

科技檔案統計工作的一般程序可以分為數據收集、整理匯報及總結上報等。

數據收集的工作內容是科技檔案工作各項環節的統計數據，科技檔案部門占用面積及設備數量的統計數據，科技檔案工作人員狀況的統計數據，科技檔案利用情況及經濟效益的統計數據，匯報工作需要對某些項目的統計數據。其工作要求是真實、完整、準確。

整理匯報的工作內容是對收集來的各項統計數據匯總分析計算，將計算結果分別填入有關統計表中并存入計算機。其工作要求是計算正確、數字準確、填寫清楚，匯總的問題分析透徹。

總結上報的工作內容是在充分評價的基礎上對科技檔案工作進行總結，針對存在的問題改進工作，上報材料需經有關領導審核批準。其工作要求是上報材料及時，符合要求。

（責任編輯：孫晴）