供電企業檔案管理工作探究

摘要：隨著信息時代的到來，特別是在盡快建成“一強三優”現代公司的征程中，必須不斷創新管理供電企業檔案，而絕不能滿足已有的業績。圍繞供電企業檔案管理必須堅持的原則，必須破除的誤區，必須做好的工作三個方面予以闡述。

關鍵詞：供電企業；檔案管理；三項原則；三個誤區；三項工作

作者簡介：肖繼紅（1968-），女，遼寧錦州人，國網遼寧省電力有限公司技能培訓中心辦公室，助理館員。（遼寧 錦州 121001）

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2014）15-0212-02

企業檔案是指企業在設立、生產、經營、管理等方面的活動中，直接形成的具有參考、保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。企業檔案是企業的寶貴財富，它不僅是企業歷史面貌的原始、真實而可靠的依據，對于企業管理有著不可或缺的借鑒意義，而且也是企業避免法律風險，維護正當權益的合法證據。

在國家電網公司的所屬企業中，檔案管理一直受到各級領導的重視，并將其納入企業管理的構成體系，可以說供電企業的檔案管理工作基本上在良性的軌道上運行。然而，這并不意味著供電企業檔案管理完美無缺，在少數企業中檔案管理與企業管理工作不能同登新臺階，出現了一流的企業管理、二流的檔案管理的現象，檔案管理成為照顧老弱病殘的可輕可重、可緊可慢的工作。再者，即使是檔案管理工作做得較好的單位，也應該看到隨著信息時代的進步與發展，特別是在盡快建成“一強三優”現代公司的征程中，供電企業檔案必須不斷地創新管理，而絕不能滿足已有的業績。為此，筆者圍繞供電企業檔案管理必須堅持的原則，必須破除的誤區，必須做好的工作三個方面作以闡述。

一、供電企業檔案管理工作必須堅持的“三項原則”

1.供電企業檔案管理工作必須堅持“為企業中心工作服務”的原則

檔案具有政治價值、經濟價值、社會價值等屬性。究其政治價值而言，它為一定的階層所掌握、就為一定的階層所服務，其中公文檔案尤甚。究其社會價值而言，它不僅對立檔單位有用，也對別的單位以及全社會有用。究其經濟價值而言，它對于經濟活動產生著一定的影響與作用，其中科技檔案尤甚。企業檔案畢竟不同于政府機關、事業單位檔案，在這三種屬性中，經濟價值首當其中。國家電網公司所追求的愿景是建設世界一流電網，建設國際一流企業，由此可以確定供電企業的中心工作就是實現“一強三優”的戰略目標，即“電網堅強，資產優良，服務優質，業績優秀”，供電企業的一切工作都應該圍繞著這項中心工作而進行，檔案管理當然包括其中。

2.供電企業檔案管理工作必須堅持“信息化”的原則

當今時代是信息時代，日新月異的信息技術使經濟社會發生了天翻地覆的變化，引發了各行各業的“信息革命”。對于供電企業檔案管理來說，如何適應信息化的發展需要，借助信息化手段進行有效管理和充分利用是必然趨勢，是當務之急，所以供電企業檔案管理工作必須堅持信息化的原則，這樣既可以增加檔案儲備的信息量，又可以擴展檔案服務的利用領域。供電企業檔案管理人員必須把自己鍛造成適應信息化需求的人才，同時增配計算機、微縮機等軟、硬件設施，并結合企業實際情況開發并引進檔案管理信息化系統。

3.供電企業檔案管理工作必須堅持“制度化”的原則

供電企業的檔案一般包括文書檔案、實物檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案等，而人事檔案、會計檔案、固定資產檔案有的由職能部門管理，而有的則由檔案室統一管理。供電企業檔案管理的基本要求：首先必須通過科學、規范、有序的檔案管理，使檔案的收集更為完整、準確；其次檔案資料的存放要合理、安全，檔案的查閱更加方便、快速，以全面、細致、系統的文字、圖像、數據為企業生產、經營、管理、精神文明建設提供確鑿、全面的基礎資料和數據資料，從而實現檔案管理經濟效益最大化。基于此，堅持科學化、標準化、制度化，正是供電企業檔案管理的必由之路。檔案管理工作的工作重點是：應該建立健全一套完善的、系統的、行之有效的規章制度，如收集、移交（錄入）、審核、分類管理（待立卷）、立卷、歸檔、保管、借閱、歸還、鑒定銷毀、統計等規章制度，明確檔案管理的范圍、工作流程及各類檔案管理的具體要求。

二、供電企業檔案管理工作必須破除的“三個誤區”

1.供電企業檔案管理工作必須破除“輔助性工作”的誤區

往往有的人只看到企業的生產、運行、科技、經營等部門直接創造經濟效益，而片面、武斷的把檔案管理部門歸類到只花錢并不賺錢的后勤部門，認為檔案管理工作只能做些輔助性的工作。其實，這是一種完全錯誤的觀念。只有現代化的企業管理制度，才能使企業永葆青春，經得起市場經濟大潮的無情沖擊，才能為企業健康、可持續發展、取得良好的經濟效益而推波助瀾。企業檔案管理是企業管理整個鏈條上不可或缺的重要環節，一流的企業必須有一流的企業管理，而一流的企業管理必須有一流的檔案管理，特別是在市場經濟具有知識經濟、信息經濟、法制經濟特征的時代，企業檔案管理所發揮的獨特作用是決不容低估的。供電企業在任何時候、任何情況下，都要把檔案管理納入企業管理的重要組成部分，其中最為重要的是建立健全檔案管理組織機構，由供電企業分管負責人任組長、牽頭部門（一般為辦公室）負責人任副組長，相關職能部門負責人任組員的檔案管理領導小組，確定檔案管理的歸口部門（一般為辦公室），并設立專（兼）職檔案管理人員，特別是相關職能部門要設立兼職檔案管理人員，總之要形成覆蓋整個企業的檔案管理網絡。

2.供電企業檔案管理工作必須破除“神秘化色彩”的誤區

長期以來，特別是在計劃經濟時代，企業的檔案管理披上了一層神秘化的色彩，成為一般員工不能涉獵的禁區，而只局限在少之又少的特殊人群中，甚至在“以階級斗爭為綱”的那個年代里，公文檔案被斷章取義，人事檔案被利用為人身攻擊的工具，即使是科技檔案也被貼上“機密”的標簽，利用者寥寥無幾，唯恐被扣上“泄密”的帽子。自改革開放以來，這種狀況得到了根本扭轉，但是檔案管理“神秘化”的色彩并未完全破除，究其根本原因在于不能辨別保守商業機密與大力利用檔案的界限。檔案依據重要程度可以分為絕密、機密和秘密等級別。絕密檔案、機密檔案和秘密檔案分別是指涉及國家最核心機密內容、比較重要機密內容和重要機密內容的檔案，一旦泄露會使國家利益受到嚴重損害、比較嚴重的損害和損害。但是企業檔案一般不會涉及到絕密和機密的級別，充其量是秘密級，或者是具有商業價值的不得外傳的內部資料，而檔案信息資料日益成為企業乃至社會共享信息資料的一部分，如發電量、裝機容量等在很長的時期是不得泄露的機密，而現在已經屢屢見諸報端，如果再被檔案管理的“神秘化色彩”所迷惑，那就成為時代的落伍者了。

3.供電企業檔案管理工作必須破除“重管輕用”的誤區

企業檔案管理是一項繁瑣、復雜的系統工程，絕不是把檔案放在檔案室里即可，保管僅僅是企業檔案管理的一個承上啟下的環節，其上游環節為收集、整理分類編目，其下游環節為鑒定、利用，而統計則伴隨各個環節。固然供電企業一般按照國家二級檔案管理單位的要求，建立有利于檔案保管的場所，檔案庫房面積充裕，設施完善，但是衡量一個供電企業的檔案管理水平，上述的各項條件能夠達到國家二級檔案管理單位的驗收要求僅僅是其中之一，最為重要的是要采取有效的方法和途徑，充分開發利用供電企業的檔案信息資源，以企業的需求為目標，通過對檔案內容的編輯、歸檔，形成系統的檔案信息加工品，主動、直接為電網建設、經營管理、教育培訓和精神文明建設等方面服務，開創出以“保管”為基礎，以“利用”為目的的“管、用并舉”的局面。

三、供電企業檔案管理工作必須做好的“三項工作”

1.供電企業檔案管理工作必須做好“文件資料歸檔”的工作

文件材料的歸檔是檔案管理的關鍵環節，如果放松了該項工作，檔案管理就很可能成為無源之水、無木之林。實際上該項工作也是供電企業檔案管理普遍存在的問題，特別是技術文件材料歸檔時間往往延遲，甚至有的工程已經進入運行階段，但是文件材料卻遲遲未能歸檔，所以供電企業應該依據不同檔案的類別，確定文件材料的歸檔要求和制度。如文書檔案的歸檔要求是：文件資料必須準確地反映本單位黨群、生產、基建、經營、培訓、科研等各項活動的真實內容和歷史全過程，在規定的時間（或一年、或半年、或一季），由各部門兼職檔案員移交給檔案部門，由檔案管理員核實整理后立卷歸檔。再如會計檔案，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務檔案歸口部門歸檔保存。

2.供電企業檔案管理工作必須做好“拓寬利用領域”的工作

如上所述，供電企業檔案管理必須堅持為企業的中心工作服務，克服“重管輕用”的傾向。拓寬檔案利用領域為檔案管理工作者提供施展身手的平臺。檔案管理工作是有著職稱評定的技術管理崗位，但為企業的各項活動提供參考、借鑒、學習的檔案資料并非易事。近年來，有的供電企業開辟了檔案查詢網站，定期或不定期出版檔案信息資料；還有的供電企業建立了檔案觸摸屏查詢系統，這些都是拓寬利用領域的舉措。

3.供電企業檔案管理工作必須做好“增強科技含量”的工作

以往檔案管理只是原始紙質文件的存儲，管理手段非常落后，而如今在網絡信息時代背景下，隨著科技文化事業的進步，檔案管理的科技含量日益增強。在硬件設施上，大到恒溫恒濕的庫房、電動柜架，小到各種控制裝置、復印掃描等設施，自動化、儀表化程度前所未有，在軟件設施上更是花樣翻新層出不窮。崇尚科技進步，增強科技含量，應該是供電企業檔案管理不懈的追求。一方面企業要舍得投資，拿出建設堅強智能電網的氣魄來建立現代檔案管理系統，另一方面檔案管理工作者也要自強自立，拓寬視野，勇立潮頭，提升綜合素質，爭當科技先鋒，成為名副其實的現代檔案管理的行家里手。

（責任編輯：孫晴）