檔案數字化管理的優勢和弊端解析

白苗

摘 要：隨著經濟的快速發展和科技的不斷進步，電子信息技術已經廣泛應用在檔案管理中，這極大的減輕了檔案管理人員的工作強度，提高了檔案管理水平。但是，檔案數字化管理也對檔案的真實性造成一定的影響，文章重點分析了檔案數字化管理的優勢及弊端，介紹了檔案數字化管理的注意事項。

關鍵詞：檔案；數字化管理；優勢；弊端

前言：隨著經濟和科技的快速發展，傳統的檔案管理模式已經逐漸被數字化管理模式代替，在電子信息技術飛速發展的今天，辦公室標準化、自動化、網絡化管理水平越來越高，很多日常事務都可以在網絡中完成，各種文件的處理也可以在不用筆和紙的情況下進行，這就形成了大量的數字檔案信息，在為檔案數字化管理提供方便的同時，也存在著一些問題。下面就檔案數字化管理的優勢和弊端進行分析。

1. 檔案數字化管理的優勢

1.1 不受時間、工作環境的限制

在傳統的檔案管理模式中，無論是檔案管理，還是檔案使用都有時間、工作環境的限制，管理人員及檔案使用人員只有在特定的場合中才能利用檔案、實現檔案數字化管理。檔案文件變成電子文化，能通過編碼、解碼形成電子檔案，并存在硬盤中，電子檔案信息只要通過管理人員的允許，能復制、存在于不同的介質中，管理人員能隨時隨地的進行檔案信息查詢，這極大的提高了檔案管理效率。在數字化管理模式中，管理人員通過網絡系統進行檔案立卷、編目，并且能打印出全引目錄、卷內目錄，整個過程十分簡單，能極大的提高管理人員的工作效率。

1.2 提高檔案信息的開發度

在傳統的檔案管理中，管理人員需要對檔案進行分類整理，并且只有保證檔案的完整性，才能為檔案信息的查詢使用提供方便，實現檔案數字化管理后，管理人員可以將各種檔案信息存儲在計算機硬盤中，電力檔案經過立卷后，使用者在利用檔案信息時，只需要將關鍵詞輸入檢索工具中，就能將所有信息顯示出來，不僅能供使用者利用，還能幫助使用者對某些問題進行深層次探索，這就極大的提高了檔案信息的開發度。

1.3 提高了檔案信息的收集效率

在傳統的檔案管理模式中，管理人員在進行檔案信息收集時，受各種因素的影響，并不能快速、有效、全面的將檔案信息收集起來，有時候檔案管理人員收集的檔案信息并不完善，這對檔案管理、利用造成很大的影響。實現檔案數字化管理后，檔案管理人員能在足不出戶的情況下，快速、高效、全面的完成檔案信息收集，這極大的提高了檔案信息收集效率。

2. 檔案數字化管理的弊端

2.1 電子文件不安全因素比較多

電子文件雖然具有存儲方便、操作方便、傳遞快速等優點，但在安全方面有一定的欠缺。電子文件是采用電子編碼技術進行信息編輯、修改和刪除的，文件信息的載體不固定，有些重要的檔案原始信息也能進行修改，這使得檔案信息的安全性、真實性受到一定程度的影響。另外，網絡是一個開放的平臺，一些不法人士很有可能利用網絡對檔案信息進行攻擊，從而對檔案信息的安全性造成很大的影響。

2.2 電子檔案存儲受載體制約比較強

電子檔案對硬件、軟件設備有很強的依賴性，計算機存儲設備的容量雖然很大，但由于計算機軟件設備的更新速度很快，有很多在以前生成的文件信息并不能在新的軟件中讀出來，導致檔案管理部門需要將舊的設備及應用軟件保存下來。電子檔案和傳統的紙質檔案有很大的區別，它不能直接讀取，需要在特定的軟硬件設備下，才能讀取出來，并且還存在病毒侵害、數據丟失等隱患，對電子檔案的長期管理有很大的影響。

2.3 數字化檔案利用率不高

數字化檔案雖然有效地提高了檔案管理水平，提高了檔案信息的開發度，但很多檔案使用者并沒有提高對檔案信息庫的利用意識，仍然采用傳統的觀念使用檔案信息，即便利用數字檔案，也只是簡單的進行檔案檢索，檔案使用人員只看到有限的檔案信息，沒有在網絡系統中深入挖掘資料，使得數字化檔案的利用率很低。

3. 實施檔案數字化管理的注意事項

3.1 建立系統工程

檔案電子化的建設是一項系統的工程，在建設過程中需要科學合理的對檔案數字化系統進行總體設計、選擇設備、開發系統、整理檔案、錄入檔案、備份光盤、設置安全措施等，整個過程比較復雜，加上檔案管理人員每天需要錄入很多文字檔案，因此，要建立完善的系統工程，實現信息共享，從而保證檔案數字化系統的穩定運行。

3.2 加強檔案安全管理

電子檔案是一種特殊的信息資料，有的資料需要完全保密，而有的資料則可以對外開放，因此，實施檔案數字化管理時，必須加強檔案安全管理。電子檔案安全管理包括硬件安全管理和軟件安全管理兩部分：對于硬件安全管理，管理人員要對檔案信息的存儲載體進行嚴格的管理，努力提高存儲載體的壽命，從而為電子檔案的長期管理提供保障；對于軟件管理，管理人員要多級設置使用權限，在通訊過程中施加密碼，并采用防火墻對病毒等進行攔截，從而保證電子檔案不會受到非法破壞。

4. 總結

隨著計算機信息技術的快速發展，數字化檔案管理已經成為現代檔案發展的主要方向，因此，要對數字化檔案管理的優勢和弊端進行詳細的分析，采用合理的措施，不斷完善數字化檔案管理，從而有效地提高現代檔案管理水平。

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