基于電子政務平臺辦公自動化系統的應用研究

海克洪

摘 要 電子政務能夠得以實現的基礎是辦公自動化的發展，同時辦公自動化系統的建設是電子政務發展的有力保障，所以電子政務逐步走向辦公自動化是其發展的必然趨勢。本文首先對電子政務與辦公自動化進行簡述，再對辦公自動化系統中電子政務出現的問題進行分析，最后對辦公自動化系統中電子政務的建設提出合理的建議。

關鍵詞 電子政務 辦公自動化系統 應用

中圖分類號：C931 文獻標識碼：A

隨著科學技術的突飛猛進，電子政務也更加現代化和標準化。我國對電子政務的發展要求隨著當代經濟建設的快速發展和知識經濟的來到也越來越大，同時也被提出了許多新的要求，面臨著新的挑戰。首先，它改變了以前復雜、低效的手工辦公方式，轉向了更加高效、系統、全面的電子化工作，給每一位使用者創造了一個沒有部門局限的網絡辦公作業的環境；其次，它從以前的僅僅局限在行政辦公的基礎上拓展到了機關企事業單位的各個業務的管理環節上面；再次，以往僅僅是收發文件等業務的模式并不能適應現代企事業單位對快速增長的大量業務及技術信息文檔的管理，并不能應對當前的諸多挑戰。在新形勢和新挑戰下，現代辦公自動化系統中的電子政務的開發需要進行新的設計。

1電子政務與辦公自動化

我們通常將電子政務的功能簡單的概括為下面的兩方面：一方面是政府部門通過內部先進的網絡信息技術來實現辦公自動化、管理信息化、決策科學化；另一個方面通過網絡這個信息的平臺實現信息充分的共享，讓群眾共同來監督，在提高政府部門辦事效率的同時也大大的提高了政務的公開等等。隨著科學網絡技術的迅猛發展，在日常的事務辦公中，工作人員只需要通過電子郵件、網絡論壇或者網絡會議就能方便的交流意見和討論，及時快速的做出決策，這樣不僅消除了時間和地域的限制，同時也大大的提高了辦事的效率，節約了大量的時間，讓每個人都可以隨時隨地的加入到工作中去。因此，“政府上網工程”與“電子政務”互為因果，相輔相成，而“政府上網工程”的最終目標是推動電子政務的實現。

我們所說的電子政務雖然與一般的辦公自動化系統應用相關，但是還是在應用主體、用戶整體以及采用的技術方面存在著很大的差異。所以電子政務在廣義上說是政府的辦公自動化，是面向整個社會的、開放的政府辦公自動化。它和以前低效、復雜的手工辦公方式相比更加高效、系統、全面，同時也提供了準確的科學依據供決策者使用。總的來說，在用戶方面，電子政務包括了政府辦公自動化，政府通過辦公自動化，在網上實現了其職能的巨大轉變，從原來的“管理型”向“管理服務型”轉變。在這個職能的運用過程中，政府通過政府網站這個載體來將電子政務這一工程實現。

辦公自動化的實施步驟：首先，通過電子郵件、電子論壇或者網絡會議在政府內部建設一個可以讓所有的政府工作人員之間能進行及時交流和工作的通信平臺。其次，提高政府工作人員的業務素質和水平尤其是計算機應用方面，使他們能夠通過網絡來進行辦公，例如，收發郵件、電子檔案的管理、網上申請、項目審批、會議管理等日常的工作業務，能夠初步的實現政府內部的電子政務的辦公自動化。再次，在網上建設公共的門戶網站，方便進行各個不同部門的信息交換和共享，將政府電子政務的辦公自動化擴大到一個新的范圍和高度，實現更大范圍真正的電子政務。

2辦公自動化系統中電子政務出現的問題

計算機與電子商務的突飛猛進給人們的日常生活帶來了許多的改變，電子商務和電子政務迅速來到我們的日常生活中。政府的許多部門也順應時代的要求建設了有其部門特色的局域網，在各個部門的內部和各個部門之間甚至是整個部門系統都建成了網絡互聯、資源共享的方式。一些政府部門在網上建設公共的門戶網站，方便直接在網上進行一些網上業務，提高了辦事工作的效率。但是在網絡的基礎上辦公自動化的電子政務的應用還是沒有得到廣泛的推廣和建設，對于網絡的利用率是非常低的，特別是前面所說的政府內部建設的局域網，網絡辦公資源利用率低，娛樂性卻比較強。其中的原因主要體現在下面的幾個方面：第一個方面是許多政府工作人員對于傳統的辦公模式還處于慣性思維模式，同時因為文化層次和觀念的問題對網絡辦公方式還不能很好的適應和接受；第二個方面是許多辦公自動化軟件不夠人性化，不能很好的與實際工作相貼近，使用者用起來覺得比實際手工操作更加復雜并且幫助作用并不是很大；第三個方面是針對某些特定政府部門的軟件并不多甚至沒有；第四個方面是網絡的安全性、穩定性不是很強。

3辦公自動化系統中電子政務的建設

3.1提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求

在一個辦公自動化系統中通常包含多個應用子系統，如發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經常性地來回檢查不同的應用系統，辦公自動化應用系統以電子郵件作為統一入口的設計思想，可以大大提高系統用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。

3.2處理大量的復合文檔型的數據信息

辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。這些區別于傳統數據類型的信息，就是“非結構化數據”、“復合文檔數據”或“對象數據”。一般認為，關（下轉第53頁）（上接第51頁）系數據庫系統（如Oracie、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統數據類型（結構化信息）的表示和存儲，但是對復合文檔數據的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數據庫”或“對象存儲”的概念就被引入數據庫領域，其目標就是針對新出現的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。當然，傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。辦公自動化系統由于其對復合文檔數據的處理要求，必須以文檔數據庫為核心建立，同時選擇性地結合關系數據庫。

3.3支持協同工作和移動辦公

隨著科學網絡技術的迅猛發展，在日常的事務辦公中，工作人員只需要通過電子郵件、網絡論壇或者網絡會議就能方便的交流意見和討論，及時快速的做出決策，這樣不僅消除了時間和地域的限制，同時也大大的提高了辦事的效率，節約了大量的時間，讓每個人都可以隨時隨地的加入到工作中去。

3.4應有完整的安全性

安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。

3.5能集成其他業務應用系統和Internet

隨著計算機網絡技術和電子政務迅速發展的同時，政府部門也應順應時代的要求，建設具有其部門特色的局域網，在各個部門的內部和各個部門之間甚至是整個部門系統中建成了網絡互聯、資源共享的方式。通過這樣的方式將政府部門內外的信息進行充分的溝通，不僅宣傳了部門機構，也方便了群眾的監督，讓電子政務更加的快速高效。

4結語

隨著全球網絡化和計算機信息化技術的不斷發展，建立起完善的電子政務辦公自動化系統是提高政府機構效能建設，構建社會主義和諧社會的主要保障。如何利用計算機網絡技術、協同自動化辦公系統來解決繁重的工作，將有限的人力資源從繁重的工作中解脫出來，提高工作效率，是政府及行業系統開發建設的重點方向。

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