論信息管理系統(tǒng)的作用

祁斌

摘 要 由于金融風(fēng)暴及國家政策的影響，中小企業(yè)之間的競爭越來越激烈，對企業(yè)的資源進行有效的管理，是一個企業(yè)能否在激烈的市場競爭中立于不改之地的關(guān)鍵。信息管理系統(tǒng)是企業(yè)管理技術(shù)與計算機技術(shù)相融合的產(chǎn)物，它可以把相對復(fù)雜的管理流程通過計算機系統(tǒng)來完成，從而使管理過程更加簡便、易于操作。它還使得管理過程更加規(guī)范化，減少人為因素的影響。因此，在企業(yè)中引入合適的信息管理系統(tǒng)可以有效地提高企業(yè)經(jīng)濟效益和核心競爭力。

關(guān)鍵詞 信息管理 概述 作用

中圖分類號：TP31 文獻標(biāo)識碼：A

1 信息管理的概念

“信息管理”這一概念自20世紀(jì)70年代在國外就已經(jīng)被提出來了，而且使用的頻率越來越高。到90年代國外對信息管理的研究已經(jīng)趨于成熟，國內(nèi)對此的研究也在如火如荼地進行。但是，學(xué)者們研究的側(cè)重點不同，對信息管理的理解和解釋也就不同。就國外學(xué)者對信息理解具有代表性的是美國東北大學(xué)的E.M.Trauth博士的觀點和英國信息管理學(xué)家馬丁。E.M.Trauth博士認(rèn)為信息管理分為3個不同的技術(shù)領(lǐng)域，即數(shù)據(jù)庫管理、記錄管理、數(shù)據(jù)處理管理，這3個領(lǐng)域通常都被稱為信息管理。馬丁則認(rèn)為：信息管理就是與信息相關(guān)的計劃、預(yù)算、組織、指揮、培訓(xùn)和控制過程，它是圍繞信息本身以及相關(guān)資源展開的，比如人力、設(shè)備、資金和技術(shù)等等。

國內(nèi)不同的學(xué)者對“信息管理”這一概念也有不同的解讀。王萬宗教授認(rèn)為：“信息管理就是為各行各業(yè)各部門搜集、整理、存儲并提供信息服務(wù)的工作，作為一種理論探索則主要研究信息管理的基礎(chǔ)理論原理、技術(shù)方法及信息管理工作的計劃、實施與信息部門的組織、控制等有關(guān)問題。”盧泰宏教授認(rèn)為：“信息管理可以從廣義和狹義兩個方面來理解，狹義上，信息管理就是對信息的管理，即對信息進行組織、控制、加工、規(guī)劃等，并將其引向預(yù)定的目標(biāo)；廣義上，信息管理不但是對信息的管理，而是對涉及信息活動的各種要素（信息、人、設(shè)備、機構(gòu)等）進行合理的組織和控制，以實現(xiàn)信息及有關(guān)資源的合理配置，從而有效地滿足社會的信息需求。”

盡管國內(nèi)外學(xué)者對信息管理這一名詞的解釋不同，但歸納起來可以把信息管理解釋為：信息管理就是指通過對信息本身，以及與信息本身有關(guān)的人、設(shè)備、技術(shù)、機構(gòu)等進行統(tǒng)一、有效的開放、規(guī)劃、控制和集成，來實現(xiàn)人們的目標(biāo)的一系列活動。

2 企業(yè)信息管理系統(tǒng)概述

企業(yè)信息管理系統(tǒng)是MIS的一個分支，主要用于商品貿(mào)易行業(yè)。它利用計算機網(wǎng)絡(luò)和信息處理技術(shù)，綜合監(jiān)督和控制各部門的物流、資金流、工作流和信息流，使企業(yè)管理人員、業(yè)務(wù)人員和相關(guān)操作人員能夠隨時準(zhǔn)確掌握審計、計劃、采購、銷售、物管、質(zhì)檢和財務(wù)等各環(huán)節(jié)的操作經(jīng)營善，并及時做出經(jīng)營管理決策和適時制定或調(diào)整企業(yè)發(fā)展計劃，優(yōu)化企業(yè)管理的效率和質(zhì)量。

3 信息管理系統(tǒng)的作用

信息管理系統(tǒng)的根本作用是為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值，這一作用可表現(xiàn)在不同的方面。一方面，企業(yè)對進、銷、存等各方面的有效計劃控制都會為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益；另一方面，管理合理化與科學(xué)化、企業(yè)制度的嚴(yán)謹(jǐn)化、員工綜合素質(zhì)的提高都能帶給企業(yè)持續(xù)發(fā)展的潛能與動力；最后，信息管理系統(tǒng)的推行，為領(lǐng)導(dǎo)層做出預(yù)測和決策提供更高效、全面、便捷的方法與方式，同時也方便了員工間信息及時共享。由此可見，信息管理系統(tǒng)可以對企業(yè)運營的各方面產(chǎn)生全方位、深層次的影響。

（1）信息管理系統(tǒng)為企業(yè)決策提供支持。信息管理系統(tǒng)能為管理者提供最新的動態(tài)信息，企業(yè)的各類信息流可以經(jīng)過它的處理從不同的角度得到各種分析結(jié)果，并通過報警提醒的方式，使決策者在第一時間得到相關(guān)信息。而不必等待下屬各部門的總結(jié)報告，能使企業(yè)的決策更迅速。

（2）信息管理系統(tǒng)具有歷史知識的積累性和共享性。在實施信息管理系統(tǒng)以后，能夠?qū)⒏鞑块T和各員工的日常工作的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，存儲在數(shù)據(jù)庫中，并能根據(jù)權(quán)限方便查閱和調(diào)用，加快了業(yè)務(wù)處理的速度，加大了可以處理的業(yè)務(wù)量。

（3）信息管理系統(tǒng)能整合零散業(yè)務(wù)。系統(tǒng)將原來零散的、孤立的業(yè)務(wù)處理過程進行整合，使之成為一個系統(tǒng)的流程，能提高物流效率，降低企業(yè)的成本，提高企業(yè)的流程效率，優(yōu)化企業(yè)的辦化程序，使業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)更加緊密。

（4）信息管理系統(tǒng)的引入改變企業(yè)的管理。傳統(tǒng)的金字塔式組織結(jié)構(gòu)和人際交流模式在很大程度上不適合現(xiàn)代社會對信息的快速組織、整合和共享需要；網(wǎng)絡(luò)化、扁平化的組織形式使得企業(yè)高層與基層之間交流更加順暢，個體間的交流更加頻繁。實行信息化管理后，傳統(tǒng)企業(yè)的工作流程會發(fā)生很大變化，它在提高員工的工作效率的同時也會提高員工的綜合素質(zhì)。

參考文獻

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