論信息管理系統的作用

祁斌

摘 要 由于金融風暴及國家政策的影響，中小企業之間的競爭越來越激烈，對企業的資源進行有效的管理，是一個企業能否在激烈的市場競爭中立于不改之地的關鍵。信息管理系統是企業管理技術與計算機技術相融合的產物，它可以把相對復雜的管理流程通過計算機系統來完成，從而使管理過程更加簡便、易于操作。它還使得管理過程更加規范化，減少人為因素的影響。因此，在企業中引入合適的信息管理系統可以有效地提高企業經濟效益和核心競爭力。

關鍵詞 信息管理 概述 作用

中圖分類號：TP31 文獻標識碼：A

1 信息管理的概念

“信息管理”這一概念自20世紀70年代在國外就已經被提出來了，而且使用的頻率越來越高。到90年代國外對信息管理的研究已經趨于成熟，國內對此的研究也在如火如荼地進行。但是，學者們研究的側重點不同，對信息管理的理解和解釋也就不同。就國外學者對信息理解具有代表性的是美國東北大學的E.M.Trauth博士的觀點和英國信息管理學家馬丁。E.M.Trauth博士認為信息管理分為3個不同的技術領域，即數據庫管理、記錄管理、數據處理管理，這3個領域通常都被稱為信息管理。馬丁則認為：信息管理就是與信息相關的計劃、預算、組織、指揮、培訓和控制過程，它是圍繞信息本身以及相關資源展開的，比如人力、設備、資金和技術等等。

國內不同的學者對“信息管理”這一概念也有不同的解讀。王萬宗教授認為：“信息管理就是為各行各業各部門搜集、整理、存儲并提供信息服務的工作，作為一種理論探索則主要研究信息管理的基礎理論原理、技術方法及信息管理工作的計劃、實施與信息部門的組織、控制等有關問題。”盧泰宏教授認為：“信息管理可以從廣義和狹義兩個方面來理解，狹義上，信息管理就是對信息的管理，即對信息進行組織、控制、加工、規劃等，并將其引向預定的目標；廣義上，信息管理不但是對信息的管理，而是對涉及信息活動的各種要素（信息、人、設備、機構等）進行合理的組織和控制，以實現信息及有關資源的合理配置，從而有效地滿足社會的信息需求。”

盡管國內外學者對信息管理這一名詞的解釋不同，但歸納起來可以把信息管理解釋為：信息管理就是指通過對信息本身，以及與信息本身有關的人、設備、技術、機構等進行統一、有效的開放、規劃、控制和集成，來實現人們的目標的一系列活動。

2 企業信息管理系統概述

企業信息管理系統是MIS的一個分支，主要用于商品貿易行業。它利用計算機網絡和信息處理技術，綜合監督和控制各部門的物流、資金流、工作流和信息流，使企業管理人員、業務人員和相關操作人員能夠隨時準確掌握審計、計劃、采購、銷售、物管、質檢和財務等各環節的操作經營善，并及時做出經營管理決策和適時制定或調整企業發展計劃，優化企業管理的效率和質量。

3 信息管理系統的作用

信息管理系統的根本作用是為企業創造更大的價值，這一作用可表現在不同的方面。一方面，企業對進、銷、存等各方面的有效計劃控制都會為企業帶來直接的經濟效益；另一方面，管理合理化與科學化、企業制度的嚴謹化、員工綜合素質的提高都能帶給企業持續發展的潛能與動力；最后，信息管理系統的推行，為領導層做出預測和決策提供更高效、全面、便捷的方法與方式，同時也方便了員工間信息及時共享。由此可見，信息管理系統可以對企業運營的各方面產生全方位、深層次的影響。

（1）信息管理系統為企業決策提供支持。信息管理系統能為管理者提供最新的動態信息，企業的各類信息流可以經過它的處理從不同的角度得到各種分析結果，并通過報警提醒的方式，使決策者在第一時間得到相關信息。而不必等待下屬各部門的總結報告，能使企業的決策更迅速。

（2）信息管理系統具有歷史知識的積累性和共享性。在實施信息管理系統以后，能夠將各部門和各員工的日常工作的關鍵數據，存儲在數據庫中，并能根據權限方便查閱和調用，加快了業務處理的速度，加大了可以處理的業務量。

（3）信息管理系統能整合零散業務。系統將原來零散的、孤立的業務處理過程進行整合，使之成為一個系統的流程，能提高物流效率，降低企業的成本，提高企業的流程效率，優化企業的辦化程序，使業務流程各環節更加緊密。

（4）信息管理系統的引入改變企業的管理。傳統的金字塔式組織結構和人際交流模式在很大程度上不適合現代社會對信息的快速組織、整合和共享需要；網絡化、扁平化的組織形式使得企業高層與基層之間交流更加順暢，個體間的交流更加頻繁。實行信息化管理后，傳統企業的工作流程會發生很大變化，它在提高員工的工作效率的同時也會提高員工的綜合素質。

參考文獻

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