淺談信息化環境下中小企業會計檔案管理問題

劉錦萍 王雪

[摘 要] 隨著信息技術的普及，會計核算逐漸由傳統手工記賬演變為信息化方式。會計檔案的保存方式也發生了質的飛躍——由原來的紙質保存演變成為磁性介質和紙質并存，這些變化對會計信息的保存提出了新的挑戰，也對會計檔案保管提出了新要求。本文著重分析了信息化環境下中小企業會計檔案管理的現狀，并對中小企業會計檔案管理中存在的問題進行分析，最后提出解決問題的具體措施。

[關鍵詞] 中小企業；信息化環境；會計；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 17. 018

[中圖分類號] F232；G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）17- 0026- 03

1 信息化環境下中小企業會計檔案管理的現狀

1.1 電子介質存儲在中小企業中占據主導地位

在網絡環境下信息技術是企業責任人獲取會計核算信息的重要途徑，利用會計信息化技術有利于提高企業的核心競爭力，解決會計核算中存在的“孤島”現象，也可以提高企業會計決策能力和企業財務管理的水平。

傳統的會計檔案只是以紙質保存保管，即紙介質是企業保存會計檔案的唯一方式。隨著信息時代的發展，電子計算機技術得到了普及和應用，在信息化環境下，中小企業的會計檔案早已經不是單一用紙來保存了，現在的存儲介質還包括以計算機為基礎的財務會計核算軟件。隨著信息技術的不斷發展，會計核算檔案用電子介質保存的中小企業會越來越多，并最終占據重要地位。

1.2 中小企業利用電子介質存儲更加便捷

會計信息化環境下，會計檔案是依靠信息技術生成的，其會計核算信息儲存方式的便捷性特征非常明顯，在傳統的會計核算中，信息大多數是依托手工處理生成的，而會計信息化下的會計檔案則是由電子計算機系統在核算完成時自動生成的，會計信息系統會依據會計人員錄入的憑證、會計賬簿或其他會計數據進行智能化分析，最后可以生成相應的會計報表。另一方面，當對應的會計數據出現不對應或錯誤的狀態時，系統會根據錄入的錯誤情況進行預判并進行預警和提示修改，保證軟件輸出結果的客觀性、安全性和真實性，從而在一定程度上能夠避免一些中小企業做假賬或者偷稅漏稅的行為。

1.3 企業會計信息化檔案管理存在不安全因素

一方面，電子信息檔案存儲在電子介質中，而且大量的會計信息高度集中在一個便攜式的設備中，這就可能為職業道德水平不高的會計人員提供很大的便利來篡改會計信息，由于中小企業有一些具有登錄權限的會計人員擁有賬號和密碼，這就可能導致電子會計核算數據被惡意篡改后不會留下作案痕跡，而且難以使重要的會計數據復原，這就增加了中小企業會計核算數據造假的風險。另一方面，儲存會計核算信息的介質的質量、會計數據存儲有一定的有效期、軟硬件維護和更新等諸多問題都可能增加會計數據的安全風險。中小企業中傳統的會計檔案是紙質的原始憑證、會計賬簿和會計報表等原始資料，這就會占用大量空間，檔案室需要配備專門的檔案管理員，而且管理這些會計檔案容易出錯，與此同時，查閱這些檔案也非常困難。此外，用于存儲會計電子檔案的硬盤、光盤等介質多為磁性介質，而磁性介質對外界環境的依賴性很強，這需要注意防水、防火、防潮、防磁，還要謹防被會計人員惡意修改。所以，必須加強會計數據的權限管理，否則就會造成難以估量的損失。

2 信息化環境下中小企業會計檔案管理存在的問題

2.1 領導層的重視程度不夠，資金投入不足

我國的會計信息化尚處于初級階段，我國各個行業的中小企業都在不同程度上采用了會計電子檔案，然而，我國一些中小企業的負責人和會計工作人員的管理觀念仍然沒有轉變，會計信息化檔案保管的意識淡薄，對會計信息化檔案的重視程度不足，不能依照會計信息化檔案的特點按時將相關的電子原始憑證、電子記賬憑證和電子會計報表等重要會計數據從企業會計系統中保存到企業外部存儲器當中，審計人員不能按時對電子會計檔案進行查證和驗證，一旦操作員操作失誤就有可能造成信息被大量刪除，可能導致難以挽回的損失。

對于我國當前的中小企業來講，電子會計檔案的信息化管理是一項極為復雜的系統工程，這就需要企業投入大量的資金來進行本企業網絡平臺數據庫建設，實現制造環節、配送環節、銷售環節、工資發放環節的交互和企業資源的共享，從而發揮各個電子信息管理系統之間的協同工作效應。但是，從當前的一些中小企業投入的資金量來看，研究經費投入不足的問題比較常見，企業的信息化網絡平臺建設和管理的流程相對滯后，各個中小企業的子系統之間的資源配置不夠合理，子系統相互之間的協同能力較差，無法在各個環節之間形成交互和溝通，從而使中小企業會計核算數據被破壞或者丟失。

2.2 管理人員的職業道德和專業能力有待提高

從職業道德方面來講，由于使用的是便于攜帶的電子介質的存儲設備，這就給一些職業道德水平不高的會計人員和中小企業管理人員提供了違法的可能，他們可能經受不住經濟利益的誘惑，進行非法買賣企業會計數據的犯罪行為，因為會計檔案屬于重要的商業機密。據新浪網報道，安徽一家公司的會計主管王某某被無故辭退之后，以其存放在U盤中的企業核心商業機密相威脅，索要人民幣10萬元。一周之后，王某某如愿得到公司支付的10萬元人民幣后，被埋伏在附近的警方抓獲。王某某因涉嫌敲詐勒索罪，被警方刑事拘留。據后來報道，王某某勒索的10萬余元已被成功追回。這一典型的事例充分說明了中小企業的檔案管理人員特別是電子檔案管理人員職業道德的重要性。

從專業能力方面來講，當前中小企業會計信息化檔案的管理急需綜合型人才。然而，大部分會計人員雖然接受過高等教育或實操能力培訓，業務能力提高了不少，但是距離會計信息化管理所要求的高度專業性還顯得不足，這些不足也成為了我國中小企業推廣會計檔案信息化管理的巨大瓶頸，阻礙了中小企業信息化環境下會計檔案管理工作的順利開展，所以中小企業非常需要尋找綜合型人才。會計信息化環境下電子數據檔案的有效管理是基于互聯網的高效率運用，而互聯網本身的安全性要想得到很好的保證，迫切需要專業的計算機系統維護管理員和互聯網安全管理員進行常規的維護。然而，目前我國很少有中小企業能夠專門設置這樣一個工作崗位專門聘用專業性要求極高的計算機系統和網絡系統的維護人員，絕大多數中小企業的做法就是將本企業的會計管理人員進行短期的培訓，由會計管理人員兼任企業計算機系統的維護人員。由于會計核算人員在很短的時間內掌握計算機系統的維護技能很不現實，這樣勢必會使他們在工作中出現操作失誤，增加企業的檢查風險。

2.3 內部控制制度不夠完善

傳統環境下的會計檔案保存只包括手工會計檔案。然而隨著信息時代的發展，這種會計檔案保存方式已經不能適應當前的經濟環境。會計信息化使得日常的會計核算更加客觀與精確，但是由于缺少專業而且規范的關于會計信息化檔案的內部控制，大多數中小企業的電子會計核算檔案都交給會計信息化管理員保存，但是會計信息管理員終究不是具有專業管理知識的會計檔案管理員，難免會產生中小企業會計核算電子數據和其他有關的重要會計原始憑證、記賬憑證沒有按時歸檔的現象。會計核算檔案管理的內部控制不夠完善導致會計檔案管理人員的工作范圍不夠明確，可能會造成會計核算檔案被人為破壞或受到不可抗力的損害，使得會計檔案信息不夠準確和客觀，損害了中小企業和廣大投資者的利益。

3 解決中小企業檔案管理問題的具體措施

3.1 加強企業的系統環境安全和數據備份工作

會計核算軟件所生成的電子會計檔案是會計信息化環境中最重要的產物，因此，中小企業需要采用先進的存儲設備進行儲存。截止到目前，我國大部分的中小企業仍然使用紙質介質和電子介質共同保存的方法，一旦電子介質儲存的會計檔案顯示錯誤，企業可以用存放在檔案室的紙質檔案加以挽回。由于電子信息會計檔案磁性介質的特點，應該采用AB備份法來進行企業會計檔案數據的備份，備份生成的各種文件應該寫清備份的時間、地點和管理人員的姓名和聯系方式，并且做到按時、及時、定期的備份。企業應該購買質量過硬的磁性介質設備，備份硬盤和存儲硬盤要分別鎖在不同的房間，鑰匙由專人進行保管。同時需要盡量避免陽光直射，遠離污染源，遠離具有磁性的物體是最為需要注意的。批準保存入庫的儲存會計信息化檔案的存儲設備需要放在特殊的密閉的盒子里，按一定順序擺放，這可以預防擠壓變形和由于不可抗力所產生的破壞，存儲設備的盒子應該放在特殊的能夠防磁而且堅固的保險柜內予以保存。

目前，人們還沒有成功開發出可以攔截所有惡意程序攻擊的防火墻。因此，想要保證會計信息化檔案的安全，就要完善本企業計算機系統和局域網系統的殺毒軟件與防火墻，管理員應該進行定期更新殺毒軟件以保證使用最新的病毒數據庫來預防電腦病毒，防止企業重要的會計專用微機遭受惡意程序的感染，企業也應該對計算機管理人員進行定期的計算機專業知識的培訓，幫助他們提高計算機的危機處理能力。

3.2 重視培養檔案管理人才，提高會計人員的專業素質

為了推廣會計信息化檔案管理、提高會計核算信息的客觀性和便捷性，我國的中小企業應該加大對會計信息化檔案管理方面的投資，建立并完善先進的企業系統平臺，采購系統安全設備和會計檔案系統所必需的儲存設備，努力研發與本企業采購、配送相適應的財務信息處理數據庫，加強各個數據庫之間的聯系，實現各個子數據庫之間的資源共享。同時，中小企業還應該借鑒國外企業先進的企業會計信息化管理經驗和信息化會計檔案的保存方法、管理方式和管理技術，為專門負責企業會計信息化檔案的管理人員提供補貼和特別培訓基金，從硬件方面和軟件方面來保證企業會計信息的客觀性和便捷性。

中小企業中對會計信息化檔案的保管工作和管理人員的專業知識要求很高，這就需要企業引進綜合型人才。我國中小企業可以從高等院校應屆畢業生中聘用對現代數據庫技術、財務核算業務和便攜式檔案管理較為精通的綜合型人才到本企業擔任信息化會計檔案管理專門人員；也可以對本企業負責會計檔案保管的人員進行定期再教育，而不是簡單地上兩堂課，使他們在一定時期綜合提高專業勝任能力，增加他們對電子會計檔案的管理經驗。除此之外，中小企業還要聯合當地政府的財政部門和稅務部門對會計信息化檔案管理專業人員進行再教育，補充最新的職業道德知識進而使他們形成遵紀守法的觀念。

3.3 建立和完善內部控制制度

內部控制制度是指中小企業的各個管理層面為了保證本企業經濟數據的安全性，保證會計數據的正確性，協調會計管理行為，管理會計活動，充分利用本企業內部的不同分工而產生相互制約的關系。同傳統企業的內部控制相比較，會計信息化環境下的內部控制制度范圍更加廣泛，中小企業應著力優化管理條例，建立健全風險控制措施，加強企業風險管理，同時還應該研發通暢的信息聯絡系統，加大監管力度。這些是保證信息化會計檔案安全性的最有效措施。

4 結 論

本文較為具體地論述了信息化環境下中小企業會計檔案管理問題。中小企業應充分認識到會計信息化檔案具有多樣性、便捷性、客觀性和不安全性的特點，針對我國中小企業會計信息化檔案管理工作投入資金不足、管理人員專業素質不高和內部控制不完善等問題，加強系統安全、重視培養專業人才、增加研發投入和完善內部控制。只有通過上述措施，以及政府、中小企業和監管部門的共同努力，才能使信息化環境下中小企業的會計檔案管理問題得到更好的解決。

主要參考文獻

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