數據準確性在企業信息化中的應用研究

王淑貞

[摘 要] 本文通過分析ERP系統數據準確性不高產生的原因，以及系統數據準確性差帶來的影響等方面，提出了提升ERP系統數據準確性的方法，實現了系統中數據準確性的基本要求。

[關鍵詞] 數據準確性；影響因素；數據質量

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 026

[中圖分類號] F272.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0041- 01

0 前 言

寶石機械公司信息化建設從20世紀90年代開始，歷經10余年，先后開發多種信息化應用系統，各自形成管理和應用體系。這些應用系統在寶石機械公司發展過程中發揮了一定的作用。但隨著公司向國際化著名企業邁進步伐的加快，原有信息化系統滿足不了日益發展的要求，特別是各職能部門按照自己的習慣和需求實施的應用管理系統開發平臺和數據庫結構存在著巨大的差異，難免會造成不同信息系統之間孤立運行，形成信息孤島現象。

2008年，寶石機械公司開始組織實施集團統推的ERP項目，并按要求穩步推進。近幾年來，隨著ERP系統不斷完善、流程優化、數據規范等工作，應用效果有了一定的提高，實現了各業務模塊間數據的有效集成。然而，任何企業ERP項目的運行，都是架構在數據堅實基礎上。有了正確的數據ERP系統才能夠將信息傳播到整個企業，在企業層次上去優化各種業務工作，提高管理水平。正如人們常說，要成功實施ERP系統“三分靠技術、七分靠管理、十二分靠數據”。由此可見數據準確性在企業信息化建設中的重要性。

1 提升數據準確性的意義

（1）提升管理，使企業資源信息透明；

（2）合理的BOM結構設置，為生產過程的均衡性與可控性提供有力支撐；

（3）改善現場組織和物料的流轉方式；

（4）企業經營成本管理與控制的科學化，有利于關鍵績效指標考核；

（5）有效的數據為管理層提供快速的決策支持。

2 影響數據準確性的因素

ERP系統只有在數據準確、完整、及時的情況下才能發揮作用，否則只能帶來錯誤的結果，可以肯定地說準確地管理數據是ERP系統運行的依據。筆者作為一名長期在制造企業從事IT的ERP項目實施及運維管理人員，結合多年來的工作經驗，認為影響ERP系統數據準確性的因素通常有以下幾個方面。

2.1 企業對信息化的重視程度

在企業信息化建設中，由于參與項目實施的企業員工基本上是參加工作時間不長的大學畢業生，他（她）們對企業自身業務不熟悉，加之接觸的時間較短，企業的基礎數據又比較薄弱等等，這些因素給ERP項目實施帶來了一定的困難。

2.2 數據管理不規范

在一些企業內部，人們對物料編碼標準化工作缺乏認識，物料命名、計量單位不統一，信息分類方法不一致，而且，對于同一性質的信息分類編碼標準，各企業之間、部門之間，往往互不溝通，各自為政，不考慮標準的兼容和銜接，結果到平臺申請的物料編碼出現錯碼、重碼和非標編碼。

2.3 數據更新不及時

在企業信息化建設中，數據的價值是時間的函數，過期的數據不能真實反映企業實際的運作。但在實際運行過程中，由于用戶需求發生變化，可能會使正在執行的生產訂單被半途中止，大量的半成品或在制品堆積在生產現場，直到生產訂單恢復生產才能被消耗和處理。這就需要及時更新系統中的數據。

2.4 生產成本存在失真

由于操作者對ERP系統理解不夠，又缺乏足夠的重視，有時會出現投料數據控制不嚴，生產訂單不及時關閉等現象，從而導致生產成本不真實，嚴重時會導致生產成本虛增。

2.5 企業本身一些業務不規范

運行過程中形成的業務數據要么不及時要么不完整，導致在系統中的數據不準確。

3 預防低數據質量

在ERP系統運行過程中，管理人員常常會忽略對數據的預防措施，只對當前的錯誤數據進行糾正，這樣必會增加后期的數據維護工作量。通過對寶石機械公司實施ERP項目的實踐體驗分析，企業應當從以下幾個方面來預防ERP項目的低數據質量。

3.1 建立ERP系統運行及考核規定

為保證ERP系統數據的真實性、準確性、及時性，務必明確各崗位職責，規范各崗位操作流程，制定ERP系統各模塊運行及應用考核管理規定。

3.2 加強有效的監督管理

為了加強庫存物資管理，確保存貨賬實相符，可以通過庫存數據盤點工作，以確認實際的庫存數量，有效地查清庫房賬面損益，及時發現庫房管理存在的問題并加以解決；通過ERP與FMIS財務融合，進一步推進業務數據的真實準確性；通過制定數據管控流程，監督數據的錄入和維護。

3.3 加強ERP系統數據歸檔管理工作

隨著ERP系統應用，大量的數據存儲在服務器端，占用了大量的存儲空間和資源，所以有必要增加ERP系統數據歸檔功能，并定制長期的歸檔策略和長效歸檔機制，確保數據庫的總體規模及數據的增長量在可控范圍內。同時通過對生產系統服務器升級，實施SLM工具監控系統，以及對系統的性能、備份進行調優等多項措施，提升用戶體驗效果。

3.4 重視ERP最終用戶的培訓工作

ERP系統中的數據都是通過人為操作錄入系統的，所以業務人員的素質決定數據質量的好壞，提高業務人員自身的業務水平，加強工作責任心，就顯得尤為重要。為保證ERP數據人為操作的失誤，就要不斷地對數據維護人員進行業務培訓，并有針對性地進行考核。

3.5 全面了解企業情況

注重協助實施團隊工作，幫助實施團隊清楚地了解企業基礎數據、業務流程。只有實施團隊對企業有清晰的了解，才能得到高質量的基礎數據。

4 結束語

ERP項目的價值在于系統中數據的真實性、準確性、及時性。但是，在ERP項目實施及應用過程中，企業對ERP系統數據的管理及優化所映射出的問題，只有建立健全數據管理規范機制，并針對暴露出來的問題進行有效處理，不斷優化，才能保證ERP系統數據質量，保證ERP系統的應用效果。才能面對行業激烈的競爭市場，為管理層提供快速的決策支持。