企業(yè)檔案信息化管理探析

王星勻

[摘 要] 文章分析了企業(yè)檔案信息化管理的必要性，探析了提升企業(yè)檔案信息化管理水平的策略，旨在為企業(yè)的檔案信息化管理人員提供一定的參考。

[關鍵詞] 企業(yè)；檔案信息化管理；必要性；提升

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037

[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0060- 02

企業(yè)檔案管理的信息化指的是在企業(yè)檔案機構的統(tǒng)一指導與組織下，將各種先進的信息化技術融入到企業(yè)的檔案管理工作中，對檔案的信息資源進行科學、合理的編排與規(guī)范，以此提高檔案服務水平，進而提高檔案管理的工作效率。企業(yè)檔案信息化管理主要涉及的內(nèi)容包括構建檔案管理的信息化資源、制定相應的信息化標準、搭建信息化管理平臺等。

1 企業(yè)檔案信息化管理的必要性

近幾年來，企業(yè)的發(fā)展速度非常快，規(guī)模也在不斷擴大，形成檔案的數(shù)量種類與數(shù)量也隨之增多，顯著地增加了企業(yè)檔案管理人員的工作量，想要在紛繁復雜的檔案中找到有價值的信息，就應該實現(xiàn)檔案信息化管理。企業(yè)檔案管理信息化的必要性主要表現(xiàn)在兩個方面：一方面，檔案信息化管理能夠有效地彌補傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足，傳統(tǒng)的檔案管理通常以人工操作的方式，通過檔案管理人員將需要歸檔的文件進行分類、編排以及儲存，當需要尋找某個檔案時，也需要依靠人工進行檢索，這種檔案管理的歸檔、檢索過程相對較慢，導致檔案管理效率較低。并且由于檔案資源在長期儲存的過程中，各種因素還會導致檔案的資源丟失、損害等問題。通過采用信息化檔案管理方法，通過利用計算機技術能夠?qū)⒎彪s的檔案信息錄入到電腦中，以電子文件的形式儲存，電子檔案的空間不但傳遞查閱方便、儲存量大，還不受環(huán)境的影響，不會出現(xiàn)檔案丟失或者損壞等問題。另一方面，檔案信息化管理能夠擴大檔案工作的發(fā)展空間，通過運用計算機網(wǎng)絡在互聯(lián)網(wǎng)上建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，通過利用網(wǎng)絡傳媒的優(yōu)勢，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享。其具體表現(xiàn)為：建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案資源分為非限制和限制級別，這樣能夠保證檔案資源的保密性，然后創(chuàng)建新型的檔案服務方式，能夠為查閱者提供更多、更好、更快捷的查閱服務。想要充分彰顯信息化管理的優(yōu)越性，這就需要加強編錄人員與查閱人員之間的交流，促使檔案管理工作形成一個系統(tǒng)的整體，提高企業(yè)檔案管理的水平。

2 提升企業(yè)檔案信息化管理水平的策略

（1）創(chuàng)建計算機網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)。想要實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，首先應該根據(jù)企業(yè)檔案管理的實際狀況，利用計算機網(wǎng)絡技術，創(chuàng)建適合企業(yè)自身情況的計算機網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)。通過計算機網(wǎng)絡的運行，能夠突破企業(yè)檔案信息資源所有者的限制，創(chuàng)建一個既能控制又能方便利用的檔案信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，例如，創(chuàng)建企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，通過加密保護、身份驗證、信息驗證、數(shù)字簽名等，保管好企業(yè)的一些機密性檔案以及知識產(chǎn)權檔案，對于一些公開地宣傳企業(yè)的檔案資源，企業(yè)還可以通過局域網(wǎng)進入國際互聯(lián)網(wǎng)，進一步擴大檔案信息收集與利用的范圍。

（2）建設企業(yè)檔案信息資源。企業(yè)檔案結構的工作人員應該充分地利用計算機技術與網(wǎng)絡技術，加寬檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫的建設，不斷提升檔案資源檢索、利用的服務水平。企業(yè)檔案的信息化管理應根據(jù)國家以及省市檔案局發(fā)布的關于電子文件、文件歸檔、儲存以及管理的相關規(guī)定與標準，積極地應用與推廣適應企業(yè)性質(zhì)、職能需要以及管理特點的檔案資源管理軟件，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的采集、分析、整理、歸檔、存檔、查閱、利用、鑒定以及銷毀等工作的管理和監(jiān)督，以此保證檔案資源電子文件的可識別性、安全性、準確性、完整性以及真實性等，進而保證電子文件的法律憑證地位。例如，建立公開信息資源檔案，對外宣傳企業(yè)，別人通過查詢能夠全面地了解企業(yè)的信息，能夠保證企業(yè)之間進行規(guī)范的商業(yè)往來和合資合作，建立企業(yè)雙方的資信關系，通過信用調(diào)查消滅不必要的信用風險和交易風險。

（3）企業(yè)全員參與到檔案管理工作中。因為企業(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)通常是由一些專業(yè)的技術人員設計，導致在一些企業(yè)中存在檔案信息化管理系統(tǒng)和企業(yè)需求脫節(jié)的問題，這樣嚴重地影響了檔案信息化管理系統(tǒng)并不能充分地發(fā)揮和實現(xiàn)自身的價值。因此，企業(yè)員工作為檔案信息化管理系統(tǒng)建設中的一員，應該積極主動地參與到系統(tǒng)建設的各個環(huán)節(jié)中，例如，企業(yè)內(nèi)部任何人員，可以通過身份認證在任何一臺聯(lián)機電腦根據(jù)自身的需要，能夠隨時在自己的電腦上自動查詢所需要的檔案資源，盡可能地和開發(fā)者進行思想溝通，全員參與到檔案信息化管理工作中，及時地反饋自己的意見，以此實現(xiàn)與系統(tǒng)開發(fā)者達成共識，進而設計出符合企業(yè)檔案管理實際狀況的檔案信息化管理系統(tǒng)，提高信息系統(tǒng)開發(fā)的成功率與實用性。

（4）企業(yè)檔案信息化建設和企業(yè)改革相結合。隨著社會的發(fā)展，企業(yè)為了能夠跟上時代的腳步，其自身也在不斷的改革中，因此，企業(yè)檔案信息化建設應該和企業(yè)改革相結合。首先，應該創(chuàng)建一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊伍，通過對檔案管理人才進行檔案管理技術、信息技術的培訓，提高檔案人員運用信息技術的技能，同時還可以引進檔案信息化管理水平高的人才，以此滿足企業(yè)檔案信息化管理的要求；其次，與企業(yè)檔案管理模式相結合，積極地展開對企業(yè)檔案信息化管理的探索，認真研究信息化條件下企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的新要求，及時地溝通和交流，不斷地積累和推廣經(jīng)驗。此外，企業(yè)檔案信息化建設應該始終堅持變“被動管理”為“主動管理”，堅持以效益為重點、以利用為中心的指導思想，有針對性地研究市場經(jīng)濟條件下企業(yè)信息化檔案建設需要改革的地方，最大限度地滿足各項工作利用檔案的需求。

3 結束語

總而言之，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代企業(yè)的實際需求，檔案信息化管理以其便捷、高效、優(yōu)質(zhì)、方便等特點，逐漸取代了企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法，并且逐漸成為適應社會與時代發(fā)展的必然趨勢。因此，企業(yè)的檔案管理人員應該充分重視檔案信息化管理的重要性，然后采取相應有效的措施不斷地提高檔案信息化管理水平。

主要參考文獻

[1]曲曉琳.以信息化建設提升企業(yè)檔案管理水平[J].華章，2012（9）：277.

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