淺談高校二級檔案管理規范化的相關研究

劉珺

［摘要］ 本文分析目前高校二級學院檔案管理中存在的問題出發，在此基礎上提出改進建議和措施，希望對提高高校二級檔案管理工作水平提供借鑒。

［關鍵詞］ 高校；二級學院；檔案管理；規范化；對策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 060

［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2014）13- 0096- 03

目前，高等教育在不斷發展，向大眾化的方向邁進。在這種情況下，高校的二級學院應運而生，二級學院檔案管理工作也得到更多的重視。二級學院檔案是指建校以來在各項主要職能活動和師生員工從事教學、科研工作及學院管理等各項工作中直接形成的，經過收集、整理的，對學院和社會有利用保存價值的各種不同形式的歷史記錄材料，包括文字材料、圖紙、圖表、實驗記錄、計算材料、照片、錄音帶、錄像帶、模型、樣品、實物等。檔案管理工作非常重要，可以說是學院教學、科研、黨政管理工作的重要組成部分，是辦好學校的重要基礎工作之一，必須納入學院整體發展規劃。筆者基于自己近些年的檔案管理工作經驗，對目前高校二級檔案管理中存在的問題進行分析，在此基礎上提出幾點對策。

1高校二級檔案管理工作中存在的問題

1.1 過分依賴學校檔案館

目前，二級學院在對檔案進行管理時，對學校檔案館的依賴度比較大。當下，高校檔案工作管理體制的一個顯著特點就是高度集中，即高校對二級學院檔案工作過于集中管理。此外，許多二級學院自身管理制度并不健全，需要進一步完善。對于檔案管理工作，有的檔案員沒有一個明確的概念。在行政上，檔案員接受學院管理，在業務上也接受高校檔案館的監督領導，因此檔案管理人員的工作積極性比較低，有待提高。二級學院檔案管理工作得不到有關領導的重視，有的工作人員則對這份工作的重要性和意義認識不到位，認為無論是檔案管理還是檔案建設都應該由學校負責，對學校的檔案館過分依賴。

1.2 二級學院的檔案資料存在嚴重流失的狀況

目前，教學檔案收集的難度比較大。二級學院的教師一部分來自社會招聘，另一部分則是由母校教師進行兼職授課。對于二級學院檔案工作，有的教師認為無足輕重，對其重要性缺乏認識。因此，材料的歸檔等工作需要在管理人員的督促下完成，有的教師為了完成任務，往往缺乏統一的標準，臨時突擊，有的應付差事，草率整理。在這種工作方式和態度下，有的歸檔材料沒有日期，沒有單位蓋章，既不齊全，也不完整，最終質量嚴重下滑。二級學院學校重要的文書檔案收集不全。作為高校辦學的一種新的嘗試，二級學院目前已經產生了大量的檔案。然而，人員編制也非常緊張，有的領導不是很重視，只關注上級的紅頭文件，對于本校的文件則比較忽視。因此，各職能部門的負責人或者具體操作人手中掌握大量的可以反映學校進程軌跡的文件，沒有按時歸檔，最終造成檔案的嚴重流失。雖然有的二級學校建立了資料室和檔案室，也有專門的管理人員，但是在檔案管理職責方面依然需要進一步明確。有的兼職檔案管理員總是強調客觀原因，認為自己還需要負責其他工作，難以騰出時間，因此總是將這份工作往后推，對檔案材料收集工作的重視度差。有的二級學院沒有配備專職的檔案員，管理人員需要處理日常的事務，因此檔案收集時間很容易錯過，最終導致檔案的收集不全。

1.3 二級學院檔案管理人員的素質不高

目前，由于二級學院大多采用的是民辦機制，人員編制也比較緊張，因此用人具有一定的隨意性，最終降低了管理水平和效率。檔案管理人員也大多數是兼職檔案員，他們需要負責多方面的工作，因此很難全身心投入到這份工作之中。而有的兼職檔案員則不認真履行自己的職責，可以說是形同虛設。有的二級學院兼職檔案員不固定，總是變動，對于新手來說需要花一段時間對工作進行熟悉。大部分兼職檔案員的專業素質比較低，接受檔案專業培訓的機會也非常少，有的職業觀存在問題，認為這項工作無足輕重。總之復合型人才極其匱乏，這些都阻礙了檔案管理工作的發展。

2二級學院檔案管理的對策

為了加強對我院各類檔案的綜合管理，實現我院檔案建設各個環節的標準化和規范化，有效地保護和利用檔案，為學院的教學、科研和黨政管理等各項工作服務，為社會服務，筆者結合自己的實踐經驗，提出幾點建議和對策。

2.１ 合理設置機構，明確工作人員的職責

設立綜合檔案室，配備專職檔案干部。由主管行政工作的院領導分管，院辦公室主任主管，業務上受上級和當地檔案局的監督和指導。綜合檔案室既是職能管理部門，又是永久保存和提供利用檔案的科學文化事業機構。學院綜合檔案室要做好自己的工作，有所作為。（１）宣傳、貫徹執行國家關于檔案工作的法令、政策和規定，規劃全院檔案工作。（２）制定和組織實施我院關于檔案工作的規章制度，加強檔案工作的規范化、標準化建設，提高檔案的綜合管理水平。（３）負責對本院各部門檔案工作進行監督、指導和檢查。（４）負責接收（征集）、整理、分類、統計和保管全院各類永久、長期保存的檔案及有關資料。（５）開展檔案的開放和利用工作，辦理檔案的閱覽和借用手續，編制檢索工具，編寫檔案參考資料，匯編檔案文獻，積極開發檔案信息資源。（６）嚴格執行國家《保密法》和我院保密規章制度，組織做好檔案的鑒定和密級調整工作，對已超過保管或保密期限的檔案，提出存毀和解密、降密處理意見。（７）維護檔案的安全與完整，做好檔案的安全防范和技術保護工作。

此外，學院各單位、各部門必須確定一位領導分管檔案工作，設一名兼職檔案員，負責本單位、本部門檔案資料的收集和立卷工作，業務上受學院綜合檔案室的監督、指導。兼職檔案員要做好以下幾項工作：（１）配合學院綜合檔案室的工作，貫徹執行國家關于檔案工作的政策和法規及本校關于檔案工作的規章制度。（２）在本部門領導和綜合檔案室的指導下，實施學院檔案工作計劃、規劃。（３）負責本單位、本部門產生形成的檔案材料的收集、積累、整理、立卷和向院綜合檔案室移交檔案等工作。

2.２ 加快檔案管理人員隊伍建設

建立一支高素質的人員隊伍。對于一名檔案管理的工作人員來說，首先要解決思想上的問題，轉變工作觀念，正確調整自己在工作中的角色。檔案工作人員應努力學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，堅持改革開放，堅持檔案工作的正確方向，認真執行黨和國家有關政策和學院的有關規章制度，嚴守紀律，保守黨和國家秘密，刻苦鉆研業務，熟悉我院歷史和檔案情況，熱愛檔案事業，忠于職守，具備檔案專業知識和相關的科學文化知識。學院各級領導應為檔案人員提高政治思想素質、業務工作水平和生活待遇創造條件，關心他們的學習、工作和生活。

2.3 學校對檔案管理工作要加以重視，提供支持

檔案事業所需經費，列入學院預算，劃撥專款由學院辦公室統籌安排。與檔案工作有關的職能部門，檔案裝具由學院綜合檔案室提供：設備費用，應在其切塊經費中調撥一定數額作為設備費。學院應遵循方便利用、安全保管、有利發展原則，為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案工作用房。此外，要有計劃地為檔案室配置必要的設備，以逐步實現檔案管理的現代化。

2.4 完整各項制度，提高工作水平

建立健全檔案材料的形成、積累、整理立卷和定期歸檔制度，并將其納入教學、科研和黨政管理人員的職責范圍，確保各類檔案材料歸檔完整、準確、系統。學院各部門應做到各項工作與檔案工作實行“四同步”管理，即布置，檢查、驗收、總結各項工作時，要同時布置、檢查、驗收、總結檔案工作。

學院實行材料形成部門、課題組立卷制度。制定學院各類檔案管理細則。對主管業務部門或課題組在工作活動中形成的文件材料，由本部門或課題組指定專人負責，按其自然形成規律，進行系統整理，負責組卷并編排頁號或件號，經綜合檔案室檢查合格后再填寫卷內目錄，按規定時間向綜合檔案室移交。

歸檔時間和手續。原則上要求：除教學部門檔案材料按學年度立卷外，其余各類可按年度歸檔的檔案材料均按年度立卷。每學年形成的教學文件材料應于次學年第三個月（即１１月份）前完成立卷歸檔工作。其余各類檔案材料應在次年6月份前完成立卷歸檔工作。院黨、政領導已閱批完畢的我院文件材料，由院綜合檔案室定期（每年寒、暑假前各一次）清理、歸檔。

凡由學院、學院各單位、各部門與其他單位分工協作完成的項目由主辦單位保存一整套檔案，協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應將復制件送交主辦單位保存。

對于個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按統一的移交時間移交給本部門的兼職檔案人員，然后轉交綜合檔案室集中管理，任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

3結束語

檔案管理是一項復雜的、需要耐心和技巧的工作，同時也是高校管理工作的一項重要內容。由于檔案管理人員的素質較差以及檔案管理工作本身難度大，目前二級學院檔案管理存在一系列問題和漏洞，嚴重阻礙了高校的長遠發展。因此，如何優化高校二級學院檔案資料管理的措施，讓高校二級學院的檔案管理走上健康有序的發展軌道是本文主要探討的問題。

主要參考文獻

［１］吳甘霖．高校獨立學院檔案管理工作初探［Ｊ］．吉林廣播電視大學學報，２０１２（２）．

［２］孫承毅．高校二級學院教學檔案規范化管理芻議［Ｊ］．蘭臺世界，２０１３（３）．

［３］岑淑兒．高校二級學院檔案管理初探［Ｊ］．浙江檔案，２０１４（２）．

［４］吳久華，牛敬榮．做好高校檔案工作，發揮兼職檔案員作用［Ｊ］．機電兵船檔案，２０１１（１２）．