新時期企業檔案收集工作中存在的問題及對策

陸華

［摘要］ 企業檔案管理工作的基礎工作主要為檔案收集工作，同時檔案收集工作還是檔案業務的出發點。在新時期，企業檔案管理工作已經成為企業管理工作中不可缺少的一個組成部分。本文對企業檔案收集工作中存在的問題進行分析，并以此為基礎提出改進措施。

［關鍵詞］ 企業；檔案；收集；對策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 061

［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2014）13- 0098- 02

１前言

在企業檔案業務建設工作中，企業檔案收集工作是最基礎的一個環節，如果企業檔案收集工作無法開展，那么檔案工作也就無法進行，企業檔案收集工作對企業檔案工作影響很大，是其整體建設的出發點與保障。因此，采取有效的措施保證檔案收集齊全、正確，并且充分發揮其對企業發展的積極影響，已經成為現階段檔案管理工作重點關注的內容。本文對新時期檔案收集工作難點以及存在的問題進行詳細的分析，并以此為基礎進一步探討應對措施，旨在為相關人員提供參考。

２新時期檔案收集工作難點分析

２．１ 檔案工作中的收集與利用脫節

新時期我國經濟社會，改革力度加大，企業檔案收集工作存在的問題也越來越尖銳。加上社會主義市場經濟快速發展，對檔案利用要求更高，檔案收集工作與利用脫節。

２．２ 工作特點致使收集工作難度變大

我們都知道，檔案制造者主要為國家機關、社會團體和個人。檔案收集工作領域闊度大，同時信息量很大，導致檔案收集工作任務比較艱巨。所以，企業檔案收集工作的順利完成，需要具有大量專業水平高的檔案管理人員。

２．３ 辦公自動化提升工作要求

隨著計算機技術的快速發展，當前人們不管是生活還是工作或者學習均離不開計算機。實施辦公自動化后，越來越多以磁盤等為存儲介質的文件出現，使檔案形式從傳統的以紙質為主轉變為電子檔案形式。此外，大量檔案管理工作開始使用現代化信息技術，使傳統檔案工作面臨巨大的挑戰［１］。保存格式多樣化、真實性辨別難度變大以及軟件更新換代迅速等，均在一定程度上加大了檔案收集工作的難度。

２．４ 檔案管理人員素質較低不利于檔案收集工作的開展

現階段人才市場越來越完善，加上企事業單位用人機制進行調整，人才流動性不斷提高。因為檔案收集工作比較重要，因此相關工作人員也應該具備較高的專業水平，但是初次參加工作人員在較短的時間不可能完全掌握知識與技能，加之檔案收集工作指導水平較低，想要保證歸檔資料不受損難度很大。

３新時期企業檔案收集工作存在的問題

３．１ 檔案管理人員流動性高

現階段，因為公司重組、企業改制，部分單位對機構進行調整，企業檔案管理人員變動很大。甚至還有少數單位時常更換專兼職檔案員，企業檔案管理人員思想不穩定，對企業檔案收集工作造成不利的影響。在部分專兼職檔案人員工作調動過程中，沒有根據規章制度完成文件移交手續，甚至為了方便，將具有極高保存價值的文件占為己有，不進行移交歸檔，致使大量文件材料丟失，不利于企業有關工作的順利開展。比如某些企業在進行合并時，將檔案管理部門撤銷，檔案管理人員不再專門從事檔案管理工作，還需要兼顧其他工作，檔案收集時經常會出現該歸檔材料沒有歸檔，不該歸檔材料卻歸檔的錯誤現象。

３．２ 企業檔案意識不強

企業檔案管理工作是企業行政管理環節當中不可或缺的一個環節，管理質量的高低可以具體反映企業的文化建設情況［２］。缺乏檔案收集工作，那么檔案的真正價值也就無法體現，檔案收集工作一方面屬于檔案管理工作的出發點，另一方面還屬于基礎環節，對檔案管理工作可以產生關鍵的作用。但在大部分企業職工觀念里，檔案工作并不是非常重要，不管是否開展作用均不大。檔案意識不強，導致檔案材料收集工作難度增加，同時還不利于企業行政管理工作的開展。筆者曾經采取調查問卷的形式就“檔案是否應該保存”對本企業全部職工進行調查，結果接近５０％的職工認為檔案對個人影響不大，即使檔案丟失問題也不大，２０％的職工不懂得檔案保存的作用，２０％職工認為企業沒有必要對檔案進行保存，僅有１０％的職工提倡對檔案進行管理。

３．３ 檔案人員積極性與創造性不高

檔案管理人員經常認為自身工作得不到企業的重視，加上缺乏指導，造成大多數企業檔案收集工作得不到關注或者處于放任自流的狀態。大部分檔案管理人員工作態度非常不積極，被動開展工作，甚至還有部分企業檔案管理人員對工作與活動中形成的寶貴資料采取“你交我收”的工作態度，積極性與創造性比較低，由此造成大量價值高的資料得不到收集，給企業造成很大的損失。比如，我國大多數企業中，檔案收集人員不會主動對企業活動的檔案進行收集，只有有關人員將檔案上交才開展收集工作，并且檔案上交后并沒有馬上進行收集，而是隨意擺放在桌面上，延后整理工作，致使檔案常常出現丟失現象。

３．４ 檔案管理制度存在缺陷

雖然我國大多數企業均構建有關的檔案管理制度，但是存在的缺陷并不少。企業每年均會形成大量低質文件、圖像以及音像等資料，由于沒有全面認識存檔資料，由此致使應該歸檔的文件沒有被收集，而不該歸檔的文件卻已經被收集。檔案收集工作具有極強的日常性、計劃性以及步驟性，但是當前大部分單位平時卻不注重對文件進行收集、積累以及管理，等到年底檢查時為了應付了事才對檔案進行管理，由此導致在文件歸檔過程中出現不合理的現象，進而導致檔案缺失或者卷宗存在殘缺，加大將來檔案利用難度。上述現象均由于檔案管理部門缺乏完善的規章制度而造成的［３］。

４新時期提高企業檔案收集工作質量的措施

４．１ 設置檔案收集人員且維持其工作穩定

企業應該按照檔案管理工作具體情況，設置合適的檔案收集人員，并且保證其工作穩定，由此保障企業檔案工作可以長遠發展。另外，保持檔案收集人員工作穩定與連續，能夠為企業培養大量專業水平高的檔案收集人才，一方面充分激發檔案收集人員的積極性，另一方面還能夠增強檔案收集人員的使命感與責任心。此外，維持企業檔案收集人員工作的穩定性，可以提高其專業技能與業務素質。檔案收集專業性較高，剛剛參與工作的人員從上崗至掌握業務，需要花費大量的時間，因此，只有其工作相應穩定，才能充分發揮其作用，做好企業檔案收集工作，為企業與社會提供服務。

４．２ 加大檔案宣傳力度，增強檔案意識

檔案收集工作要想取得系統、齊全與規范的效果，單單憑借檔案管理部門的努力，難度很大，其需要相關人員的配合、理解與支持。因此，企業檔案管理人員應該采取多種方式，向領導、各部門以及企業職工宣傳檔案工作的重要性與作用，動員整個企業的職工提高檔案意識，盡最大的努力贏得領導的支持和管理部門的積極配合，從而令全企業自上而下均認識到檔案工作的重要性，并且把文件材料歸檔作為個人的義務與職責。比如，企業可以定期舉辦檔案展覽，給員工上檔案知識培訓課，開展檔案知識競賽活動等，提高職工檔案意識。

４．３ 構建一支綜合素質高的檔案管理隊伍

檔案工作離不開綜合素質高的專業人才，所以，企業建立一支綜合素質高的檔案管理隊伍是實現企業檔案工作有序發展的重要內容。而對檔案收集工作開展有效的監督指導，一方面可以充分體現檔案部門的行政管理能力，另一方面還能夠保障檔案收集不存在缺陷。因此企業可以通過對檔案收集人員進行培訓的方式來增加檔案收集人員的綜合素質［４］。檔案管理部門應該建立健全培訓體系，保證培訓工作可以根據相關制度時常開展，培訓內容以專業知識為主，同時包含大量的職業素養與職業道德教育。即一方面保證檔案收集人員可以勝任收集工作，另一方面還可以與新時期發展相適應。例如，企業招聘時招聘專業知識水平高的人才，崗前對其進行培訓，參加工作后定期對檔案管理人員開展培訓等。

４．４ 完善歸檔制度

檔案材料收集是否完整與齊全，主要取決于歸檔制度是否完善。沒有規矩不成方圓，每項工作均需要規章制度，否則其質量無法保證。因此，檔案部門需要根據具體情況，建立健全歸檔制度，定期進行考核，將任務具體落實到每位職工身上。比如：企業某個建設項目竣工進行驗收的過程中，應該將全部圖紙與文字資料一并移交，同時檔案管理人員也需要參與到驗收工作中，一旦資料存在缺陷，則工程驗收不算合格或者不給其支付工程款項等。因此，企業必須建立健全檔案歸檔制度，確保檔案收集工作有章可循。

５結束語

綜上所述，檔案收集工作是檔案管理工作中比較基礎的一項工作，其對企業檔案管理以及企業發展意義重大。在新時期，隨著科學技術快速發展以及大量新技術被應用到檔案管理工作中，不僅改變了檔案傳統的存在方式，同時給檔案收集工作帶來新的挑戰。對此，企業有關人員應該全面分析新時期企業檔案收集工作中的難點以及存在的問題，在此基礎上制定相關的應對措施，不斷提高檔案意識，建立健全有關制度，提高檔案收集工作質量，保證檔案得到有效的管理，為企業發展做出積極的貢獻。

主要參考文獻

［１］黎杰，張永釗．促進國家檔案資源體系建設的重要途徑——廣東省國家檔案資源整合創新實踐［Ｊ］．中國檔案，２０１２，１０（８）：２５６－２５７．

［２］［作者不詳］.新形勢下推動檔案事業創新發展的戰略舉措——《全省電子文件和數字檔案登記備份工作實施方案》解讀之一［Ｊ］．浙江檔案，２０１０，１１（４）：１４５－１４６．

［３］韓李敏．正確處理檔案登記備份與接收工作的關系——學習《關于開展電子文件和數字檔案登記備份工作的通知》的一點體會［Ｊ］．浙江檔案，２０１０，２１（５）：７８－７９．

［４］周峰林．積極構建檔案服務利用與信息安全的穩固后方——我省電子文件和數字檔案登記備份工作全面啟動［Ｊ］．浙江檔案，２０１０，２０（１）：１４５－１４６．