對于水利工程檔案管理工作的幾點認識

陳群

［摘要］ 在水利工程建設中，水利檔案管理貫穿于整個過程。隨著國民經濟的發展，水利工程作為國家基礎設施建設中的重點越來越受到重視，并且工程項目的數量與日俱增，做好水利檔案管理工作成為水利建設中的重要環節。特別是水利工程質量管理工作的規范化、模式化，促進了水利檔案的科學化管理，不但可以實現水利工程檔案信息資源的多層次利用，而且還提高了檔案管理工作的社會效益。本文針對水利工程檔案管理工作的一些重點問題進行闡述。

［關鍵詞］ 水利工程；檔案管理；規范化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 063

［中圖分類號］G642［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2014）13- 0101- 02

作為國民經濟中的基礎性產業，水利工程在社會經濟發展中起到了重要的支撐性作用。生態環保理念已逐漸地融入到人們的思想意識當中，水利工程質量已經成為備受關注的社會性問題。中國共產黨的十八大報告中提出，中國在未來的發展道路上，要進一步深化改革開放。水利事業在社會的發展進程中，迎來了新的發展機遇。做好水利工程檔案管理工作，對于促進水利工程建設起到了至關重要的作用。水利工程檔案不但反映了水利工程建設的全過程，而且也對于工程質量的評定、竣工后的各項工作以及新建工作具有一定的利用價值。

1現代水利工程檔案的特點

1.1 水利工程檔案形成的周期比較長

現代水利工程檔案管理貫穿于水利工程建設的各個環節，這就決定了水利工程檔案形成周期會很長。水利工程建設受到多種因素的影響，包括施工現場的環境條件、施工技術以及資金的運轉情況等。一些工程量大、技術復雜的大型水利工程，其建設時間甚至會持續十幾年或者幾十年。一旦因資金運轉不靈而導致工程被迫停滯，就會延誤工程進度。即便是資金到位，工程可以復工，也會因為地質因素的影響而對于工程設計進行重新調整和完善。水利工程檔案資料的形成，需要經歷工程文件、圖紙和照片的搜集、整理等工作，會受到工程建設進度的影響。

1.2 水利檔案的種類繁多

由多個單項工程所構成的水利工程項目建設要經歷多個環節，主要包括工程現場的勘測，工程項目規劃，實施可行性研究并提交書面報告，水利工程的初步設計以及施工設計等。在這些工程項目中，水利檔案都要及時建立起來。鑒于水利工程中各單項工程從設計結構到功能性作用都有所不同，導致水利工程檔案種類繁多且復雜化。在工程設計階段，由于會涉及投資、規劃、征地拆遷等多種因素，設計圖紙要根據實際需要反復修改，甚至于水利工程已經進入到施工階段，還會受到實際情況的影響而導致設計變更。水利工程檔案要將所有這些情況以文本資料的形式反映出來。

1.3 水利工程檔案具有很高的利用價值

水利工程項目建設涉及設計、施工、監理和環保等多個部門，因此，在工程項目建設的各個階段應做好銜接和交底工作，完善各方面的協調配合。工程檔案管理工作作為水利工程全過程的真實記錄，為工程的驗收和結算，投入使用后的管理維護以及水利工程的改造和擴建提供了重要的參考依據。水利工程檔案具有非常高的可利用價值，即便是新建的水利工程，也可以借鑒這些參考資料指導施工，因此需要永久性保存。

2水利工程移交業主的檔案編制方法

2.1 文字檔案資料的編制方法

在水利工程的前期，主要是收集資料，對于各個部門所產生的與工程存在著必然聯系的資料需要定期地進行收集、整理，編制成冊。發現有不合格的檔案材料，要立即退回到原部門，按照檔案管理要求及時糾正。比如，發現工程材料中出現高程和樁號不一致的現象，由于每一批原材料都有相應的材質證明和實驗檢測報告，如果發現有材料遺漏，就要及時查漏，以確保資料完整。

做好工程分部分項的劃分，需要按照工程項目劃分表進行材料編制。對于單元工程的各項信息，包括施工實踐、工程的高程和樁號以及工程的質量評定結果等，都要如實記錄，以保證工程進度和質量信息的準確性，做好編寫驗收簽證工作。

2.2 圖紙檔案資料的編制方法

圖紙檔案資料的編制人員要具有扎實的專業知識。通常而言，圖紙的編制，是使用鉛筆將與水利工程有關的信息，諸如工程設計通知單和聯系單、工程變更資料以及會議紀要等，按照工程進度情況標注在藍圖上。有不清楚之處，或者是出現了變化，檔案人員就要到工程現場實地勘察，向施工現場的技術人員請教，以確保將真實的變化結果標注在藍圖上。進入到水利工程的尾工期，在被修正的藍圖上加蓋竣工圖章，技術負責人和監理工程師審閱合格后簽字。然后，畫改后的施工藍圖使用黑色的碳素筆修描。

在發放圖紙的時候，一定要做好登記工作，以避免出現藍圖與竣工套數不相符的現象。具體操作上，可以在發放圖紙的時候，在圖紙上標注受控號碼，以利于在工程尾工的時候回收。

2.3 聲像檔案資料的編制方法

聲像檔案資料所記錄的是工程進度的各個環節中所呈現出來的工程形象，包括水利工程重要部位的施工情況以及與其相關的大事記，都以聲像形式記載下來。在檔案管理的具體操作中，需要每個星期對于工程聲像資料備份一次，每個月進行一次整理和完善，以確保聲像資料保存完好。

3水利工程施工單位工程檔案管理工作基本要求

從水利工程檔案的歸屬情況來看，其分別屬于項目法人、運行管理單位、檔案館以及施工單位，由一套檔案原件形成4套檔案材料，其中項目法人和運行管理單位分別保存一套完整的檔案材料；工程所在地區的檔案館需要保存一套完整的檔案材料；水利工程的施工單位還要保存一套檔案材料。從檔案材料的支配情況來看，項目法人、運行管理單位和檔案館所保存的檔案材料要統一由業主單位支配，而施工單位所保存的檔案自行支配。

3.1 工程檔案材料中所涵蓋的內容

水利工程文件：合同文件、變更文件以及索賠文件；

水利工程開工所涉及的文件：工程開工報告、有關技術要求和技術交底、工程設計圖紙的會審等；

水利工程施工文件：工程施工方案、施工計劃、施工技術和安全措施以及施工中所采用的工藝；

水利工程設計變更文件：設計變更、水利工程更改洽商單、待用材料的核定審批、工程建設單位的變更通知和紀要；

水利工程監理工程文件：監理工程變更文件以及通知單、協調會議紀要；

水利工程竣工文件：水利工程建設階段的驗收報告和簽證書、水利工程竣工的驗收鑒定書、驗收報告、施工報告以及工程中所遺留的問題，水利工程現場情境所拍攝的照片以及刻錄的光盤材料，水利工程安全鑒定報告、水利工程經驗收后所形成的會議決議文件、水利工程竣工決算，水利工程的竣工圖、工程竣工現場聲像材料以及索引目錄和卷內目錄。

在水利工程建設中，還會涉及科研實驗項目以及新的技術工藝，包括與工程生產經營管理息息相關的各項材料，都要整理并形成檔案材料。

3.2 工程檔案材料編制方法

施工單位的工程檔案要根據科技檔案管理規定單獨編制，內容上與其他幾套檔案材料有所雷同，但是在檔案材料編制的過程中，格式上會有所區別，如檔案資料頁碼編制的位置、檔案封面以及裝訂格式、檔案資料的編號格式以及檔案盒的包裝等。

4水利工程檔案管理的跨越式發展

隨著信息技術的發展，水利工程檔案管理已經普遍采用了計算機信息管理技術。建立計算機檔案管理系統，將原有的靜態化檔案資源逐漸向動態化轉變，不但提高了檔案的使用效率，而且發揮了檔案服務功能。特別是云計算的出現，可以在云端建立檔案數據庫，將可以閱覽的檔案資料傳到云端，用戶無論在任何地點，只要能夠上網，就可以通過登錄資格驗證，查閱自己所需要的信息，突破了時間和地域的限制。

電子檔案的使用固然便利，但是存儲于虛擬空間的檔案資料必然存在丟失的風險。特別是計算機受到病毒感染或黑客入侵，就會有檔案資料被盜取的危險。對于重要的檔案資料，特別是長期和永久保存的資料，需要紙質檔案與電子檔案并存，并要注意檔案內容的一致性。

5結論

綜上所述，水利工程檔案是水利工程建設的真實記錄，其管理工作質量，直接關乎水利工程的質量。在水利工程建設中，加大檔案工作的管理力度，有利于推動水利工程建設的發展，同時還在一定程度上發揮了檔案應有的社會價值。

主要參考文獻

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