淺談建設項目檔案管理創新體系建設

陸華

[摘 要] 隨著電子信息網絡技術的發展，信息化建設推動了檔案管理的改革創新，舊的傳統管理模式已經不能夠適應信息量龐大的檔案管理，經濟建設的發展要求建設工程更具規范性、先進性、條理性，其檔案管理是建設項目管理的重要環節。針對近年來建設項目管理出現的諸多現實問題，提出檔案管理新策略，切實加強建設項目檔案管理創新體系建設。

[關鍵詞] 建設項目；檔案管理；創新；建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 026

[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）12- 0042- 02

1 前 言

建設項目檔案管理隨著建設工程項目的發展而發展，項目管理在投資建設等方面不斷改革創新，建設檔案管理必然也要摒棄傳統管理模式，根據基建工程的新特點對其資料進行創新管理，采用信息化管理模式，針對建設項目管理中檔案原始性、有序性、真實全面性等特點，建設項目檔案管理新體系，解決復雜項目檔案資料難以整理的問題，切實做好檔案管理工作，推動項目建設有序進行。

2 檔案管理創新的意義

（1）檔案包括文字、圖標、聲像材料等，建設項目檔案管理越是完善越是能夠促進項目工程的完成，提高經濟效益。時下社會經濟高速發展，科學技術突飛猛進，項目建設與國家產業化管理息息相關，必然要隨著時代建設而不斷改革創新。創新是技術能力，是具有生產力代表的競爭力，是民族進步的催化劑。國家要取得可持續發展勢必要不斷保持創新力，創新發展才是推動時代進步的強大動力。建筑項目工程事務繁多，根據項目的不同又有不同的項目資料，其管理模式是否有效直接影響著工程建設的可靠性，影響著未來目標的制定，影響著現實目標的決策。檔案建設工作已經列入國家重點管理項目之一，針對傳統管理模式提出了改進辦法，建設項目檔案管理必須跟上時代發展要求，進一步落實檔案創新改革。

（2）創新是檔案管理部門發展的原始推動力，檔案改革推動了建設項目工程的發展，實踐證明檔案管理要不斷創新才能適應不斷發展中的項目建設要求。提升業務效率離不開檔案的有效管理，在實施檔案管理過程中，不斷吸引經驗教訓，為制定最優的建筑項目管理制度提供參考，檔案管理過程中自身管理不斷加強，更加能夠適應社會的發展需要。

（3）創新是檔案管理工作持續發展的必然要求，傳統模式的管理方式必有其優勢也有不足之處，檔案創新吸取優秀的傳統理念方法，摒棄阻礙性的落后模式，轉變工作人員的思想觀念，帶動建工事業的全局發展。檔案建設是以人為本，按照日常工作流程，記錄工作行為，沒有檔案記錄則建工信息紊亂無序，阻礙經濟建設的發展。

3 建設項目檔案管理創新措施

3.1 檔案輪作透明化

檔案管理的觀念意識高低直接影響著檔案工作的進行，多數工作人員還保持著落后的管理模式觀念，工作人員較少接觸檔案，加上檔案一般不予公開，缺乏了解繼而不予重視，設立分項部門，根據檔案資料的情況分門別類，設多人專職管理，在年限內重新挑選管理人員，為保持工作的熱情，防止隨意更改檔案的情況，要采取規定年限內的輪作制度，三年一選或者三年一輪，但要求檔案管理人員專業技能要高。逐漸開放適宜公開的檔案收藏部分的內容，增加透明度，增加搜索引擎，鼓勵相關人員及時掌握檔案資料，為發展目標提供建議，根據項目建設的不同設置管理制度等，實現理念創新帶動行為創新。

3.2 設立管理反饋機制

根據不同項目建設需要不同的管理模式，強化質量責任制，進行檔案管理創新。嚴格按照制度強化管理，要求管理人員嚴格執行相關規章制度，有效、完整、真實地管理檔案相關事宜，采取責任機制，若檔案內容出現問題則追究檔案管理當事人的責任，增強檔案管理的自覺自動，提高檔案管理及時有效性。設立反饋機制，實行人人都是管理者，人人都可監督的模式，對于檔案管理過程中優秀的項目進行表彰，阻礙檔案發展的行為及時通報批評。制定反饋表，定期進行問卷調查，針對管理過程中出現的問題聽取民意，了解檔案不合理的地方，通過數據統計分析，根據反饋的信息整理提出指導基層業務的建議、方案，開展業務咨詢機構，針對相關業務給予咨詢服務，定期定量開展培訓活動，進一步落實檔案管理責任制，推動檔案管理有序進行。

3.3 分層服務

檔案管理服務方式多種多樣，有效的服務可以提高管理的工作效率，根據建設項目檔案管理的不同又有其自身的特點，在服務創新中要注意服務范圍與內容的界定和創新，可以設置中高層服務模式，根據建設項目檔案管理的內容不同，由低到高分層次歸納檔案，大眾檔案、中層檔案、高層檔案，根據層次的不同設置不同的服務態度，低層要親切，中層要嚴肅，高層要活潑，不同的服務模式更易于被大眾接受，更能夠節省有效的時間抓住重點，參考有價值的部分。階段性改變服務方式，一年一換或者根據建設項目的特點設定年限，范圍針對的是不同的人群，根據不同群體的要求制定不同的理念，橫向交叉縱向服務管理，共同延伸。此外，從服務對象基本要求出發，真正做到服務創新，體現人性化措施，有效推進檔案管理工作有序進行。

3.4 責任連坐制

檔案管理具有可變性，隨著項目建設的不同而變化，檔案資料的記錄收集是圍繞建設項目的建設過程以及施工工作的內容形成，單是依靠檔案項目技術等工作者是難以推動管理機制建立的。要充分調動工作人員的積極性，相關管理部門協同合作，科學有效的管理各項工作。加強內部控制管理，實行責任制，切實把責任按照工作板塊、職責落實到每一個部門、每一個工作者身上，進一步明確員工職責范圍，設立監管機構，加強監督管理，推動工作有序進行，哪一個環節出了問題對責任人依條例嚴懲，連帶其領導也要負起責任，層層負責，集體有責。此外，建立健全內部工作制度，針對內部員工工作內容、程序、方法、日常工作制度等制定適宜具有操作性的規章制度，嚴格按照制度進行管理。

3.5 分地協管

建設工程系統包括多個方面，檔案管理不僅與建設內部各個部門機構緊密聯系，還與外部許多單位聯系著，要建設項目檔案管理制度就必須加強內部與內部，內部與外部的協作關系，確保全體工作人員以及施工、監理、建設等共同努力。例如根據建設項目的不同聯系合作辦事處，設置外事員一名，建立臨時或者常駐辦事點，及時收集資料歸檔，總部檔案中心分為幾個部分，權利分開，檔案分開，在分布檔案有效整理前不予受理，幾地分管處互相制約，實地管理，確保檔案的及時性、準確性。在管理過程中，建設項目管理部門要及時了解工程運作信息，及時向相關工作部門了解情況，適當指導工作，同時創新管理模式，創新服務方式，根據不同對象采用不同服務模式，個性創新，確保各項工作落到實處，真實反饋施工建設工作，確保檔案的真實有效性。

3.6 建立資源共享平臺

隨著數字信息化建設的不斷推進，網絡信息已經覆蓋工作生活的各個方面，檔案管理建設中更是不能缺少信息化建設，網絡管理能夠彌補傳統檔案管理模式的不足以及人力管理的限制，具有科學系統管理價值。建設項目工程隨著社會發展合作更加緊密，建立資源平臺，檔案創新。例如集合各項目建工單位的信息管理處，構建信息平臺，在平臺存放各單位、各項目、各信息的自動搜索功能，形成統一的工作網，設置討論板塊，鼓勵員工提出建議，提高信息共享效率。完善檔案的整理編排工作，建立檢索機制，信息公開化，方便相關工作者查閱檔案資料，加強檔案信息把握力，設置監察系統定期檢查，發現問題及時解決。加強資源共享，建立共享平臺，提供交流合作的互動性服務，鼓勵員工積極建設數字化信息平臺，推動檔案信息化建設。

3.7 影像監控，確保安全

檔案信息在整個項目工程建設中非常重要，要確保檔案信息的持久性、安全性，針對不同檔案建設不同安全管理機制，保護檔案的安全性能。首先要提高檔案管理人員的安全意識，切實注意檔案資料的保持，不能隨意丟棄、損壞、篡改，可以開設適當的培訓課程，定期定量培訓相關工作人員。檔案管理室與冗雜人群隔離開來，單獨成室，安裝監控設備，影像監督，確保每個角落都能通過電腦監控，實時錄像。另外，要做好檔案資料的備份工作，以防檔案丟失破損，不可恢復，減少損失。對檔案進行分區分庫管理，確實保證檔案項目管理有效進行。

4 結束語

建設項目檔案管理在整個建設工程中起到非常大的作用，是項目建設決策的參考，是日常工作內容的管理，是不斷發展變化的運動過程，其管理模式是動態的信息化管理。當今時代科學技術高速發展，城市化建設不斷加強，各種檔案資料越來越多，工作要求也越來越細致，針對檔案管理項目出現的問題提出創新制度的要求，不斷加強建設項目檔案制度管理、服務創新管理、思想觀念提升、加強信息化建設等，切實推動檔案管理工作有序進行，促進建設項目工作的完成。

主要參考文獻

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