新時期創新學生檔案管理工作機制

王瑕

[摘 要] 學生檔案管理作為組織人事工作的重要組成部分，一直以來是人事工作、人才工作重要的基礎環節。在信息時代，學生檔案管理工作更加重要。對學生檔案管理工作進行探索，以新的定位做好學生檔案工作，是當前組織人事工作的一個重要課題。本文主要研究如何做好新時期涼山州人才交流中心學生檔案管理的創新工作。

[關鍵詞] 新時期； 學生； 檔案管理； 管理機制； 創新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 01. 075

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）01- 0133- 01

隨著經濟的發展和社會的進步，新時期學生檔案管理工作面臨著新的挑戰。在新時期學生檔案管理工作中，為了不斷適應時代的變化，要改變過去的管理機制，堅持管理創新，提高學生檔案管理工作的效率。

1 堅持在信息管理上創新

目前，部分單位的學生檔案管理基本上還處于手工操作階段，一些現代化的管理方法和手段沒有很好地得到運用。傳統的手工管理方法使工作人員勞動強度大，工作效率低，沒有足夠的時間和精力開發案卷內在的信息價值，人事檔案動態管理效果甚微。因此，要從信息資源的角度看待學生人事檔案，用信息管理的方法創新學生檔案工作，加強對檔案信息的綜合分析研究和深度開發利用，實現學生檔案工作從簡單管理型服務向研究開發型服務的轉變，進一步提高學生檔案工作的現代化水平。

1.1 加大硬件投入力度

改善檔案工作的環境和基礎設施是提高工作質量的基本保證。《學生檔案工作條例》對學生檔案的保管提出了明確要求，對庫房面積、設施及所需器材作了具體規定，這是保證檔案安全和科學管理的必備條件。要創造條件，實行檔案庫房、閱檔室和檔案工作人員辦公室“三室”分開。要配備必要設施，達到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫、防光）要求，特別是要在檔案室配備空調、去濕機使庫房內保持符合要求的溫度和濕度。要配置統一的現代硬件設備，比如計算機、數碼攝像機、數碼照相機、掃描儀、碎紙機等設備，只有硬件到位了，才能運用計算機進行學生檔案日常管理，使硬件建設躍上新的臺階。

1.2 探索建立軟件管理系統

逐步探索建立學生人事檔案數據庫系統，充分發揮信息管理更易保存、查詢、修改的優勢。建立學生人事檔案管理系統，通過現代硬件設備進行相應的技術處理，把考察材料、任職文件、照片等轉化成電子文件，上傳至學生人事檔案數據庫系統，實現人事檔案紙質與數據格式并存，減少紙質案卷因長期使用而損壞所造成的影響；建立學生信息管理系統，將學生人事檔案的一些基本信息通過專門的學生人事信息軟件輸入，制作形成電子檔案，以便于人事信息的查閱流轉；建立學生人事檔案檢索庫和學生人事檔案目錄庫，將管理范圍內的學生檔案號和檔案目錄全部錄入庫內，有效地提高查（借）閱學生檔案的工作效率；建立學生人事檔案網絡化管理體系，實施學生人事檔案的分級管理；逐層逐級建立學生人事檔案局域網，實行學生檔案的網絡化管理，進一步提高學生檔案工作效率和服務質量。

1.3 擴大信息采集范圍

目前，學生檔案信息采集大多停留在原有的基礎上，遠落后于時代的要求。可嘗試適當擴大信息收集范圍，對管理權限內的學生的基本情況、學歷、學習簡歷、獎懲情況、年度考核情況、家庭成員、學習中的表現等信息，分為業績檔案、能力檔案、認可檔案、考察檔案、成果檔案等類別，經過嚴格審查，最后全部錄入系統。要認真細致地做好采集、制作、分類、存儲等各個環節的工作，保證數據準確、真實、規范、統一。對變動的學生信息及時進行更新維護，做到隨變隨改、隨動隨調，確保學生信息的準確性和實時性。

2 堅持在工作制度上創新

學生人事檔案工作頭緒多、瑣碎繁雜，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循。應結合學生檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，在落實中把好關口，不斷提高檔案工作質量和服務水平。

2.1 堅持在健全完善制度上求“全”

要編印下發學生人事檔案管理制度匯編，收集有關制度及文件裝訂成冊，使檔案管理工作有章可循，逐步實現制度化。要根據有關學生人事檔案工作法規與有關工作條例，結合本地實際，不斷完善、修訂、健全學生人事檔案材料的檔案查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度和送交檔案材料歸檔工作制度等，做到制度上墻、賬簿成冊，為規范學生檔案的管理提供政策依據。要針對日常管理工作需要，建立完善《學生檔案查（借）閱登記簿》、《接收學生檔案登記簿》、《移交學生檔案材料登記簿》等各種登記簿冊，為學生人事檔案走上制度化和規范化的軌道奠定堅實基礎。

2.2 堅持在執行制度上求“嚴”

要注重檔案材料歸檔的及時性，各單位負責檔案工作的人員要嚴格執行收集整理材料工作制度，主動與檔案管理部門聯系，做到及時做好檔案材料報送工作；檔案管理部門要嚴格執行定期整理檔案工作制度，分批分次對學生人事檔案材料進行歸檔、分類、整理、審核，做到不拖延、不積壓、認真鑒別。要注重檔案材料的完整性，在對學生人事檔案材料進行歸檔過程中，要本著完整、真實、條理、精練、實用的要求，對檔案中缺少的材料一一登記在冊并進行補齊補全，確保學生人事檔案材料完備，與實際情況同步；要注重檔案材料的真實性，抓好檔案審核、轉遞、利用等關鍵環節，及時發現并糾正學生檔案內容失真的問題，確保檔案真實可靠，維護學生檔案工作的嚴肅性。

3 結 語

做好新時期學生檔案管理創新，必須建設一支高素質的檔案管理隊伍，這是實現檔案達標任務、提升檔案管理水平的根本和關鍵。要通過培訓工作，提高檔案管理人員的政治和業務素質，提高學生檔案的管理水平。