用Office Publisher實現帶照片考生體檢表批量打印

祁翠琴

摘 要：根據自己的工作實際，簡要談談用Office Publisher實現帶照片考生體檢表批量打印的過程以及在工作中的其他應用。

關鍵詞：Office Publisher Excel 郵件合并；批量打印；應用

在Microsoft Office應用中，我們體會到Publisher能提供比Word更強大的頁面元素控制功能，Excel具有強大的統計功能，如果我們將這兩大功能聯合使用是否能實現更強大的應用呢？根據自己的工作實際，利用Office Publisher中的郵件合并實現了高考考生帶照片體檢表的批量打印，本文簡要談談實現此功能的過程。

一、建立數據源

首先，建立一個包括變化信息的數據庫（可以是Excel，Access，Foxpro等），本文以高考考生體檢表所需信息，用Excel建立了名為“考生體檢表信息庫.xls”的數據源，字段名稱分別為報名號、姓名、性別、照片，請注意不要省略字段名稱，以免郵件合并時找不到合并域名。其次，建立名為“考生照片”的文件夾保存好考生照片，照片屬性要符合出版物所需要求。

二、設置出版物類型

Office Publisher提供的出版物類型很多，如海報、名片、新聞稿、賀卡等等，可根據自己的實際需要進行選擇。因高考考生體檢表是A4紙統一格式，各體檢項目已打印其上，我們只需打印考生報名號、姓名、性別和照片，所以本文中選擇“空白紙張尺寸”→“A4（縱向）21×29.7厘米”作為符合自己需要的出版物類型。

三、郵件合并

1.點擊“工具”菜單欄，選擇“郵寄和目錄”中的“郵件合并”，屏幕左側出現“郵件合并窗口”，選擇“使用現有列表”這一項，點擊下一步“創建或連接到收件人列表”，彈出“選取數據源”對話框，選擇已經建立好的數據源“考生體檢表信息庫.xls”確定。

2.如圖所示將窗口左邊任務窗格中顯示的“報名號”“姓名”“性別”字段根據自己出版效果拖到出版物相應位置中，點擊任務窗格下側“其他項目”中的“圖片域”，單出“插入圖片域”對話框，點擊“指定文件夾”按鈕，添加考生照片所在文件夾。

3.點擊下一步“創建合并出版物”，在左側任務窗格中選擇“合并到新出版物”，出版物制作完成，保存后即可單頁打印、多頁打印，也可批量打印。

使用Office Publisher郵件合并可以實現很多功能，比如制作學生成績報告單、準考證、運動會獎狀等各類獎狀證書，它的實質其實就是頁面元素與Excel等數據庫建立關聯，實現了小型信息管理系統。此外，Office Publisher強大的頁面元素控制功能還可用于傳統手抄報、宣傳欄等的電子排版，在缺乏A3等大頁面紙張時可用A4紙張就能分頁打印出大頁面紙張內容，再稍加剪修粘貼就可以達到非常好的出版設計效果，值得推廣應用。

（作者單位 青海省大通回族土族自治縣教育局）

編輯 薄躍華