人事檔案管理信息化建設(shè)探討

摘 要：人事檔案管理信息化是檔案管理現(xiàn)代化的重中之重，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理信息化建設(shè)取得了一定的成效，但也要認識到還存在一些制約檔案管理信息化建設(shè)的因素。本文主要從人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題入手，探討人事檔案管理信息化建設(shè)的措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化；建設(shè)

信息技術(shù)的快速發(fā)展，給我們的工作、生活帶來極大的影響。人事檔案管理工作要跟上時代發(fā)展步伐，就要加快檔案管理信息化建設(shè)，促進人事檔案管理事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，使其更好地為社會服務。人事檔案管理信息化是借助現(xiàn)代信息技術(shù)加強檔案資源信息的收集、整理、開發(fā)與利用，人事檔案管理信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是提高效率的一種重要手段。人事檔案管理信息化建設(shè)必會給人事檔案管理帶來很大的沖擊，它是實現(xiàn)檔案資源共享、促進檔案管理事業(yè)發(fā)展、提高工作效率的必然要求。當前，我國人事檔案管理信息化建設(shè)取得了一定的成績，信息化建設(shè)程度逐步提升。但我們也要認識到推動人事檔案信息化建設(shè)的進程中還存在諸多問題制約著人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐。那么，如果推進人事檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)健康發(fā)展已成為我們急需思考的重要問題。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.思想觀念嚴重落后

思想觀念落后是制約人事檔案管理信息化建設(shè)的首要因素。當前人事檔案管理工作人員還沒有擺脫傳統(tǒng)思想的束縛，還存在為保管而保管，注重保管輕視利用，不講經(jīng)濟效益、社會效益等落后思想，這都會阻礙人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐。同時大眾對人事檔案管理工作的認識跟不上時代發(fā)展，也會制約人事檔案管理信息化建設(shè)。信息技術(shù)發(fā)展迅速，人事檔案管理中會出現(xiàn)很多新問題，落后的觀念是無法管理的。人事檔案管理必須走向開放想、多元性、共享性，只有這樣才能滿足社會所需，實現(xiàn)人事檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

2.基礎(chǔ)設(shè)施不完備

人事檔案管理信息化建設(shè)離不開軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，其中的大型設(shè)施包括大服務器、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、掃描儀等，這是開展信息化建設(shè)的基本條件，但這些設(shè)施成本很高。現(xiàn)實情況是，有些單位預算充足，人事檔案管理信息化建設(shè)壓力較小。而有些由于政府撥款有限、單位經(jīng)濟效益不佳等，不可能拿出大額資金用于購買人事檔案管理信息化建設(shè)的設(shè)備；還有的單位領(lǐng)導不夠重視，認為投入高額的信息化建設(shè)設(shè)施不能帶來直接的經(jīng)濟效益，還不如把資金投向別處，只要人事檔案管理維持日常所需就可以了。這些都應該引起我們的重視，如果解決不好必會阻礙信息化建設(shè)的推進。

3.檔案信息資源建設(shè)滯后

人事檔案管理信息化建設(shè)的目的是要服務社會，即實現(xiàn)資源的社會共享。人事檔案管理信息化建設(shè)中由于受法律法規(guī)不完善、制度不健全、檔案管理工作流于形式等因素的影響，導致人事檔案數(shù)量不斷增加、檔案庫房不足等問題，同時一些沒有價值的檔案充斥著庫房，有價值的檔案無法入庫，這些矛盾都會影響人事檔案管理信息化建設(shè)的推進。

4.信息安全意識薄弱

人事檔案管理信息化安全建設(shè)跟不上時代發(fā)展，信息技術(shù)給各行各業(yè)帶來了便利，但隨著人事檔案管理信息化建設(shè)的推進，信息安全問題也凸顯出來。如網(wǎng)絡(luò)上的計算機病毒、黑客等在傳播過程中會給人事檔案管理信息化建設(shè)帶來安全問題；人事檔案數(shù)字化在轉(zhuǎn)換過程中原始數(shù)據(jù)被修改，導致人事檔案原始數(shù)據(jù)的不真實；信息資源共享中資源泄漏等問題，這都會給人事檔案管理信息化帶來很大損失。信息技術(shù)在給人事檔案管理信息化建設(shè)帶來便利的同時，也帶來了很多問題，如果信息安全措施不到位，檔案安全問題就會凸顯。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.更新思想觀念

人事檔案管理信息化建設(shè)必須觀念先行，必須引起領(lǐng)導的重視，如果沒有領(lǐng)導重視，人事檔案管理信息化無法獲得資金支持，也就不可能得到發(fā)展。除了領(lǐng)導重視，檔案管理人員也要具備先進的管理理念，檔案管理工作者要緊跟時代步伐，認真分析形勢，用現(xiàn)代化的理念武裝自己，使人事檔案管理從重保存轉(zhuǎn)向重服務，從使用者的視角出發(fā)開展管理工作，變被動服務為主動服務，拓展服務渠道，積極主動的為用戶提供便捷的信息服務。

2.完善基礎(chǔ)設(shè)施

人事檔案管理信息化建設(shè)必須投入大量的資金，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 其中包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件設(shè)施、硬件設(shè)施等。投入這些設(shè)施時，要具備前瞻性目光，重視技術(shù)更新對檔案管理的影響。人事檔案管理信息化建設(shè)中，為了加速檔案信息系統(tǒng)的升級，必須加快運用，實現(xiàn)人事檔案自動編目和檢索、自動存儲等，使檔案信息利用起來更為簡單，減輕管理人員的工作量，提高工作效率。

3.做好信息資源建設(shè)

人事檔案信息資源建設(shè)要達到合理配置、分工協(xié)調(diào)，建立人事檔案資源數(shù)據(jù)庫，確保社會對人事檔案信息資源的需要。人事檔案資源建設(shè)的核心是檔案信息資源庫建設(shè)，只有建立起配置合理、便捷的資源庫，才能有效實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。另外人事檔案信息資源建設(shè)還要注重檔案的電子化。現(xiàn)在所用的檔案軟件有的沒有信息管理功能，有的只適用于文件管理，有的只可用于檔案信息管理，不能實現(xiàn)文檔一體化。由于缺乏通用性，制約了人事檔案信息電子化的進程。

4.做好信息安全防范

我國在信息安全方面的法律法規(guī)逐步完善，但在實際工作中由于適用范圍有限，人事檔案管理信息化還存在很多安全漏洞，所以建立完善的信息安全管理制度是非常必要的。電子檔案管理需要相應的安全制度，數(shù)字檔案制作需要專人負責，明確其他人的閱讀只能是只讀狀態(tài)，辦理人事檔案審批、搜集等要確保記錄。同時對電子檔案的共享要做到適可而止，加強控制，將人事檔案管理局域網(wǎng)不納入互聯(lián)網(wǎng)，對一些重要資料需要身份驗證才能進入。

參考文獻：

[1]林曉娟.檔案管理的信息化建設(shè)[J].信息技術(shù)，2012（7）

[2]邢振榮.檔案管理信息化建設(shè)淺析[J].改革與開放，2011（6）

作者簡介：劉暢（1986.8-），女，現(xiàn)就職于華北軍區(qū)烈士陵園管理處，助理檔案館員。