自身行為激勵下的高校教學秘書職業持續化發展的探究

摘要：教學秘書是教學管理的中堅力量，教學秘書在繁重的工作壓力和工作價值不被認可的現實狀況下工作缺乏創新。在總結教學秘書職業發展障礙的基礎上提出教學秘書的自身行為激勵才是其專業化發展的途徑。依靠個人職業生涯規劃、信息化管理提升工作效率、專題技術培訓等手段，進一步促進教學秘書的專業化、標準化發展，使教學管理工作真正融入到高校的育人工程中。

關鍵詞：職業倦怠；行為激勵；教學管理

作者簡介：左晶（1977-），女，陜西銅川人，西安科技大學化學與化工學院，工程師；王羅慧（1979-），女，陜西商洛人，西安科技大學計算機科學與工程學院，工程師。（陜西 西安 710054）

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2014）05-0255-02

馬斯洛激勵理論認為激勵來自人的需求，如自身生理需求、安全需求、歸屬和愛的需求、尊重需求、自我實現需求。工作本身、賞識、進步、成長的可能、責任、成就是激勵的主要因素。在現代人事管理中，激勵是提高員工工作效率、發揮行政運行效益的主要手段。

高校教學秘書是教學管理工作第一線的實施主體與中堅力量。高校教學秘書的日常工作繁重，工作業績很難量化。在拔尖人才培養和建設的高校人事體制下，教學秘書群體顯得微乎其微。但是作為協調學校與二級教學單位運轉的重要組成部分，他們的崗位卻是舉足輕重。隨著高校準入門檻的逐年提高，教學秘書隊伍的學歷層次有了整體性的提高。教學秘書的工作如何融入到高校教學管理和教育發展中，以及教學秘書隊伍的職業化、可持續發展成為一個更加值得深入探究的問題。筆者結合自身的工作經歷，從目前教學秘書職業發展的主要障礙提出依靠自身的行為激勵走職業化發展的道路。

一、教學秘書發展的主要障礙

1.繁重工作壓力下產生的職業倦怠

隨著高校辦學規模擴大和專業逐步細化，擴大了二級學院的教學管理權利與工作任務，教學秘書的工作職責和范圍越來越大。大多數高校的人事編制未能根據學生人數、專業個數、教學建設等具體情況合理配備教學秘書。工作時間長、工作量大、工作強度高、工作責任重，教學秘書極易產生情緒倦怠和心理壓力。[1]同時許多高校未能從制度上給予教學秘書隊伍足夠的激勵和支持，沒有合理的晉升制度和評價機制，對提高高校教學秘書隊伍專業化的積極性造成很大影響。長久以來，對教學秘書崗位的偏見和價值的不正確認可，責任—權利—利益不對等的現實狀況導致教學秘書很容易產生自卑感與不平衡，付出的辛勞和情感得不到回報與認可，造成了教學秘書的職業倦怠。[2]

2.缺乏定期的業務技能培訓

近些年來隨著高校專業認證、審核性評估工作的逐步實施，對高校教學管理的科學化、規范化提出了更高的要求。教學秘書工作專業性強，需要不斷地進行專業知識技能培訓來創新工作思路、工作內容。目前西安科技大學大多數教學秘書都是理工科專業畢業，他們所受的專業知識教育各不相同，知識層次和文化素養各有差別，絕大多數人上崗前沒有系統地學習過教學管理基本知識，沒有接受過專門的崗位培訓。但是高校及二級學院的人才培養僅把教師的學歷深造和發展納入其中，教學秘書的職業培訓與學習卻無人問津。教學秘書的培訓僅限于工作需要的教務系統培訓，很少有機會參加外地調研、教學會議等。

3.工作的創新性、延續性不強

工作的創新源自于理論知識的深入學習和長期的實踐探索。長期局限于繁瑣的教務工作導致教學秘書沒有足夠的精力涉足教學管理工作，多是機械地往來于教務處與學院教務之間的各種通知、任務，執行各種規定，長期以來缺乏對教學實踐工作的深入總結、思考與探究。教學秘書鮮有機會參加與自己本職工作直接相關的教學管理項目研究，教學科研的成果以論文形式為主，且論文水平相對不高，教學科研創新能力不強。

二、教學秘書行為激勵的有效途徑

1.教學秘書職業生涯規劃管理

高校對于教學秘書的培訓、評價、激勵、晉升等一系列人力資源管理不完善，導致教學秘書的職業倦怠。但在當前高校現有的體制下，要想根本性改變教學秘書的地位不是一朝一夕的事情。從教學秘書自身來說，必須建立適合個人的職業生涯規劃和目標管理。根據個人的實際情況制定具體的目標，不可好高騖遠，但是也不能妄自菲薄，在發揮個人專業技能優勢的前提下開創性地工作。目前西安科技大學的教學秘書均為各學院相關專業的碩士研究生，具有相關的專業知識技能，教學秘書的潛力還有很大的發揮余地。另外，教學秘書積極參與了一些教改和科研項目。近兩年西安科技大學先后進行了采礦專業、安全專業、測繪專業的認證，專業認證的標準化、科學化、規范化的教學管理對于教學秘書也是一種發展契機，有利于學習本專業教育的規范管理。高校教學秘書需要不斷提高自身的專業知識、專業道德、專業自主意識，并最終使高校教學秘書隊伍真正成為一個專業化的職業團隊，進而得到社會的承認和認可，使自我價值得以實現。[3]

2.結合信息化手段提高工作效率

網絡時代下，信息管理是應對日益繁重的教學管理工作的有效途徑。對于教學秘書而言，目前學校的教務系統基本實現了教學計劃、任務、學生學籍、成績的系統管理。除了依靠基本辦公軟件處理日常工作外，數據庫的使用在二級教學管理工作中也將發揮更加重要的作用。例如學院歷屆本科畢業論文（設計）對教師教學、科研有很大的指導性，電子版資料往往要永久性保存。傳統的管理方式很難滿足畢業論文資料日益繁重和多樣化的特點。開發基于Access、SQL平臺的畢業論文數據庫系統，可以查詢學院學生、教師的畢業論文信息，提高教學秘書信息管理的效率。

3.專題技術培訓增強管理研究能力

建立正規的職業培訓可以改變員工的價值觀、工作態度和工作行為，在高等教育快速發展的今天，教學管理的專業性、科學性逐步增強。長期以來教學秘書在“重使用，輕培養”的錯誤觀念下得不到發展。為此，教學秘書應該在學院內多與領導進行業務上的交流，參與各類教學管理的專題研討會，業務軟件的使用培訓，專業建設、精品課程、學籍管理方面的專題講座。職業培訓使教學秘書獲取了新知識，拓展了視野，增強了教學管理研究能力，使教學秘書能站在全局的角度開展教學管理工作，為今后職業生涯發展積累了資本，為提升教學管理能力和職業素質奠定了基礎。[4]

4.結合教學管理實踐，凝練并升華教育教學中的思路和理念

盡管繁重的事務性工作影響了教學秘書的工作創新能力，但是處處留心皆學問。結合學院自身的學科、師資隊伍、實踐條件、科研成果、人才培養特色，在實踐中創新工作思路、方法和模式，積極思考和努力探索教學管理的新途徑、新方法。實現從事務性工作到教學管理策略的升華，從而提高教學秘書的創新能力和職業成就感。近兩年來，筆者結合學院各專業的實際情況，對近三屆畢業生進行了跟蹤調查。雖然在此過程中出現了人員不足、沒有專項經費、調查形式單一、重視程度不夠、受調對象不夠配合等困難，但還是獲得了不少畢業生和用人單位對學院教學的客觀評價，為畢業生的社會評價和跟蹤調查服務奠定了一定的基礎。畢業生的就業質量評價結果被及時反饋到教育教學各項人才培養工作的動態調整中，形成了有計劃、有實施、有調查、有落實的規范化閉環評價結果反饋機制，使教學質量分析從定性分析轉向定量和定性相結合，教學管理和評價從經驗型轉向科學論證型。

三、提高個人的職業素質和工作能力，走內涵式發展的道路

1.教學秘書檔案管理意識

教學管理過程中形成的教學檔案具有查考和憑證作用，對于總結教學經驗、積累知識等具有重要的作用。檔案意識和檔案管理能力是教學秘書工作規范化與職業專業化的重要體現。教學檔案不僅種類繁雜，而且數目繁多。教學檔案應該做到全面系統、科學管理、分門別類、有規律可循。教學秘書應學會利用計算機進行檔案整理。教學檔案管理也應從經驗管理向科學管理轉變，從分散管理向集中統一管理轉變，從手工管理向現代化管理轉變。[5]因此，教學秘書應該努力學習檔案管理知識，對學院的各種技術資料、教學過程管理文件進一步專業化、信息化，實現二級教學管理過程的科學規范。

2.發揮制度建設的作用，規范教學管理過程

制度是教學秘書工作健康、有序和高效開展的重要保障，是充分發揮教學秘書工作積極性的重要保證。教學管理規章制度齊備，能夠減少教學管理過程的隨意性和盲目性，推進教學管理規范化、制度化。教學秘書應該熟悉學校教學工作的有關規章制度，熟悉本學院各專業的教育教學規律和培養計劃，宣傳并認真貫徹執行。隨著時代的發展，教學改革的不斷深入，教育秘書應及時對不適宜學院發展的教學管理規章制度進行修訂，使其針對性、時效性、合理性和可操作性進一步增強。對于新出現的教學管理事物應及時制定相應的管理規定，并在實施過程中不斷補充、修訂，使其不斷趨于完善。[6]

3.將高等教學管理工作融入到高校“育人工程”中

教書育人、管理育人、服務育人是高校人才培養的有機整體。教書育人是學校育人的主渠道，管理育人亦是學校育人工作的重要組成部分。教學秘書對學生的學習方法指導和心理咨詢方面具有積極作用，他們向學生介紹有關信息和學籍管理的知識，通過座談了解學生的學習情況和學習中的困難，為學生排憂解難。教學秘書應在與學生聯系與接觸中做出表率，以文明服務、禮貌待人、無私奉獻的職業道德和完美的人格力量，潛移默化地影響學生，積極發揮管理育人的作用。[6]

四、結語

在當前重視拔尖人才培養和建設的高等教育人事體制下，依靠人事制度的激勵改變教學秘書的社會地位和職業聲望并非一朝一夕的事情，教學秘書的職業化道路、可持續發展依然要取決于自身的行為激勵，教學秘書應將學科專業知識和教學管理專業知識有機結合起來，培養豐富的專業知識、執著的專業精神和精湛的專業能力。從理論到實踐，在不斷自我完善、自我提高的過程中使教學秘書的職業更加專業化、標準化，使教學秘書的工作真正融入高等教育的育人工程中。

參考文獻：

[1]劉瓊，華小梅.探討當前高校教學秘書隊伍專業化建設[J].中國電力教育，2012，（26）.

[2]張錚.高校教學秘書職業倦怠狀況及對策研究——以TC大學為例[D].天津：天津大學，2010.

[3]韋素玲.高校教學秘書隊伍專業化建設的路徑[J].黑龍江教育（高教研究與評估），2012，（2）.

[4]丁文婷.新時期高等師范院校院（系）教學管理研究——基于教學秘書的角度[D].武漢：華中師范大學，2012.

[5]胡國蘭.論高校教學秘書的管理素質與檔案意識[J].湖南醫科大學學報（社會科學版），2008，（2）.

[6]黃銳遠.高校教學秘書隊伍問題及對策研究——以寧波大學為例[D].上海：華東師范大學，2009.

（責任編輯：孫晴）