高校檔案管理工作中存在的問題與對策分析

摘 要：高校檔案管理工作是學校各個時期的面貌的最真實的記錄，也是學校教學科研、行政管理、校史編修等工作中的“重頭戲”，在整個學校的整體管理工作中占據著非常重要的位置。近年來，隨著科技的發展和信息技術的進步，高校檔案管理也有了突飛猛進的發展，在檔案工作更快捷、更方便、更翔實的同時，檔案管理也面臨著新的挑戰。強化檔案管理工作的宣傳，提高檔案工作人員專業素質和專業技能，注重對高科技工具和現代化技術的利用與實施，才能有效解決當今檔案管理工作中存在的問題，發展和完善檔案管理工作。

關鍵詞：工作宣傳；專業培訓；管理制度

高校管理工作中的一個很重要的組成部分就是檔案管理工作，同時，這也是該校歷史的重要組成部分。一個學校的檔案管理工作做得是否到位，不僅能夠對其他管理工作的順利開展產生影響，也從側面反映了該學校的辦學特色和風格。檔案工作在學校的各項工作中發揮著不可替代的作用，也影響著學校的方方面面。

一、高校檔案管理工作對高校發展的重要作用

做好一個學校的檔案工作，對記錄學校發展歷史、調整科研和教學方向、改善學校管理方法等工作有重要的輔助和促進作用，是一個學校有序發展、有效管理的前提，是學校進行各項管理工作的前提，是推進科研和改革教學的依據，是評估教師工作能力和工作成績的基礎數據。嚴謹高效的檔案管理工作，不僅能起到記錄的作用，同時也是重要的信息儲備。檔案管理工作是否規范、檔案內容是否齊全準確、歸檔方式是否科學，都將直接關系到高校的發展。

二、目前高校檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案管理工作的重視程度不夠

目前，部分高校對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理工作既不能直接提升學校名譽，又不能帶來直觀的經濟效應，常規的教學和管理工作已經很繁重，委派足夠人力負責此項工作會影響其他工作的正常進行，而為檔案管理工作聘用專業人才又“不夠經濟”，沒有把檔案工作放在其應在的地位上，管理意識淡薄，造成檔案管理力度嚴重不足，各種資料流失嚴重，相關統計數據準確性差，甚至有用相同材料“湊數”或是杜撰數據的現象。檔案工作不被重視，導致部分高校檔案管理工作發展緩慢。

2.檔案管理的手段和方法滯后

科技在發展進步，檔案管理方法當然也應隨之進步。然而目前不少學校的檔案管理還只是建立在計算機系統編目和檢索上，只是單純地對檔案按日期或類型進行錄入，甚至有些學校的紙質舊檔案都沒有被收入，更不必提照片、音頻、視頻等多媒體文件，這極大地阻礙了檔案管理工作的開展，也不利于為學校的日常管理和發展提供服務。隨著現代技術和信息化的不斷發展，這樣的檔案管理方式，是無法滿足用戶越來越高的要求的。

3.檔案管理人員的專業素質無法滿足工作需要

檔案管理工作并不像有些人想象的那樣簡單，這不僅是一項政策性很強的工作，同時對專業性和技術性也有著很高的要求。一個合格的檔案管理人員不僅要有良好的品德、豐富的知識和深厚的素養，還要具備專業素質和能力。而現在有些高校對檔案管理工作不夠重視，只是隨意指派幾個人從事檔案管理工作，不聘用專業人才，也不進行專業培訓，甚至有聘用臨時工或退休人員進行兼職管理的情況。在這些高校，檔案管理人員普遍年齡較大，知識層次和專業能力無法與檔案管理工作匹配，不能勝任檔案管理工作，也很難吸收最新最先進的管理手段，掌握檔案管理軟件的使用方法，導致檔案管理工作難以展開，檔案資料得不到充分的利用，造成檔案資料的極大浪費。

4.對檔案工作的宣傳不夠

隨著信息技術的發展和信息化社會的到來，人們對于各類高科技的高準度信息的需求越來越大，而高校的檔案則是獲取此類信息的一個重要途徑和場所。然而，由于目前檔案管理部門并不重視對自身工作的宣傳，也沒有主動增強和外界的溝通，市場意識淡薄，導致需要的人得不到資料，而檔案室中的資料又大量閑置。再加上檔案管理人員中有很多人還有“檔案保密”的陳舊思想，也在很大程度上限制了檔案的利用和開放。

三、解決高校檔案管理工作中存在問題的對策

1.加強對檔案工作的宣傳

可通過多種形式對檔案工作進行宣傳，例如：舉辦相關展覽，召開檔案工作會議或發布會，在報紙雜志上發表檔案工作的相關文章等等，使不從事檔案管理工作的人對此項工作也有一個基本的了解；同時也可以編印宣傳冊和檔案編目發放或在網絡上提供下載，這樣既可以提高人們的檔案意識，又便于需要利用檔案的人進行查找，以提高檔案的利用率。

2.加強專業培訓，提高檔案管理人員的職業素質和專業技能

檔案管理人員的素質會直接影響到檔案工作的質量，必須提高他們的職業素質和專業技能，才能使檔案管理人員能夠勝任檔案管理工作?？梢詮膬蓚€角度來進行這項工作。首先要在人才引入的時候把好關，在招聘的時候，應盡量選擇有文化知識和檔案管理專業知識和技術的人才，這樣的人不僅能夠勝任目前的檔案管理工作，還有繼續學習深造的潛力。另外還要做好在崗人員的職業教育，不僅要加強專業技能和業務知識的培訓，還要及時組織他們學習新技術和新技能，在工作中做到與時俱進，積極創新。

3.完善檔案管理制度

想要檔案管理工作井井有條、效果卓然，就必須建立健全的檔案管理制度，或對現有的檔案管理制度進行完善?！吨腥A人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》是高校制訂檔案管理辦法、完善現有檔案管理制度的依據，檔案管理工作的任何方面都應符合該法律的規定。這是檔案管理工作高效進行的前提，同時，這也可以保證該工作的健康發展。另外，在對檔案管理工作進行完善時，應將各項工作落實到各人，以保證工作的保質保量完成。再有，應確立檔案管理制度的創新模式，現在，要想緊跟時代步伐，在各類新科技和信息技術日新月異的今天，保證檔案管理工作的正常高效完成，就必須在檔案管理制度上強調創新機制，鼓勵創新，這樣才能夠保證檔案管理工作不會被時代進步的腳步落下。而只有緊跟時代步伐，才能不斷提高檔案管理工作的效率和質量，既提高檔案利用率，又減少檔案管理工作的無效工作量，避免浪費，做到檔案編目更明晰易查、歸檔速度更快、門類分類更合理。

4.提高原始資料的收集能力和整理水平

（1）應保證收集到的內容的完整性和正確性。檔案能否被有效利用，很大程度上取決于該檔案的內容是否齊全、完整、正確。只有這樣的檔案才是符合要求的檔案，也才是能給廣大借閱者帶來幫助的檔案。因此，在歸檔時，檔案管理人員應對檔案的齊全和正確性進行檢查，如果不滿足要求，則應盡量對其進行補充和訂正。但是，若無法對檔案進行補齊，則應在檔案內附上說明材料，而不是通過湊數甚至編造等方式“補齊”。不正確、不真實的檔案資料是沒有任何價值的。

（2）應擴大檔案收集的資源和范圍。檔案是高校發展歷史的真實記錄，是校園精神的最佳體現，具有較強的憑證性。檔案人員應放棄傳統的、陳舊的觀念，拓寬自己的視野，加深對檔案概念的理解，除傳統的檔案之外，還應注重收集照片、音頻、視頻等新形式的檔案記錄方式，并對其妥善加以保存。另外，應積極開展檔案編研工作，既可以有效地對目前檔案進行精練，又可以保留下完整的檔案資料，對檔案管理工作有非常大的作用。

參考文獻：

[1]萬啟存.淺談新形勢下高校檔案管理工作[J].商品與質量，2012（S2）.

[2]羅小利.如何做好檔案管理工作[J].民營科技，2011（5）.

[3]王冬梅.檔案管理工作中存在的普遍問題及對策[J].黑龍江科技信息，2011（8）.