關于高校助學貸款財務管理流程的思考

武迎春++王杰敏

【摘 要】 以河北省某高校為例，針對高校助學貸款財務管理流程中出現的手工因素偏多、效率低下等問題，文章將數據庫分析的方法融入原有財務管理流程，將助學貸款的確認和退費工作由逐個處理改進為批量化處理。經優化后的流程能準確高效地將貸款學生的貸款信息載入學生收費管理系統，將剩余貸款金額及時退還給貸款人，大大減少了收費管理部門和核算部門的工作量，為高校的收費管理工作提供了有益借鑒。

【關鍵詞】 高校； 助學貸款； 財務管理流程

中圖分類號：G647.5 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）12-0115-02

為幫助高校貧困學生順利完成學業，實現教育公平，助學貸款應運而生。在高校，常用的助學貸款主要有兩種：國家助學貸款和生源地信用助學貸款，其中國家助學貸款（這里特指校園地國家助學貸款）是由政府主導、財政貼息、財政和高校共同給予銀行一定風險補償金，銀行、教育行政部門與高校共同操作，學生通過學校向金融機構申請辦理的貸款；而生源地信用助學貸款是指國家開發銀行等金融機構向符合條件的家庭經濟困難的普通高校新生和在校生（以下簡稱學生）發放的，學生和家長（或其他法定監護人）向學生入學前戶籍所在縣（市、區）的學生資助管理中心或金融機構申請辦理的貸款。這兩種貸款都是幫助高校家庭經濟困難學生支付在校學習期間所需的學費和住宿費。

從高校收費管理角度看，學生的助學貸款就是學生繳納的學宿費等，因此高校助學貸款財務管理的目標是：及時準確地將學生的貸款信息載入高校的收費管理系統，以全面反映高校學生目前的繳費情況。同時由于學生貸款到達高校時，有的學生已經繳納了部分學宿費等，因此，助學貸款財務管理的另一個目標就是將大于學生應繳費的款項及時退還學生本人。

一、助學貸款管理工作分析

高校學生助學貸款發放機構有兩種：一是國家開發銀行等金融機構將貸款通過支付寶匯至高校開戶行，簡稱支付寶形式；另一種形式是由學生生源地金融機構（或代理機構）匯至高校開戶行，簡稱非支付寶形式。

其中非支付寶形式是由學生家庭所在地的金融機構（或代理機構）逐個給貸款學生發放和匯款至所在高校，一個貸款學生對應一張銀行到賬單，銀行到賬單中的關鍵信息主要是付款人、信用社名稱和貸款金額，輔助信息是款項到賬日期、附加信息和用途。再加上以下三方面的原因，使得這種形式貸款的確認是最困難的：一是學生貸款到賬單沒有貸款學生身份證號或者學號等唯一識別學生身份的信息，即便高校要求填寫，通常匯款銀行也不重視這些信息的添加；二是雖然大多數到賬單的付款人是貸款學生本人，但是也存在貸款到賬單中填寫的付款人是學生家長或是信用社辦事人員的情況，這給助學信用貸款的確認又增添了難度；三是有些高校貸款學生不僅包括本校學生，還包括本校下屬財務獨立的二級學院學生。

支付寶形式是將一批學生的貸款通過支付寶匯至高校開戶行，銀行的貸款到賬單是匯總數，然后高校學生管理部門提供對應于該匯總數的貸款學生明細單，銀行到賬單中關鍵的信息是附加信息和用途中標注的編號信息，該信息對應學生管理部門提供的貸款學生明細單的編號。相對于非支付寶形式，這種形式的貸款確認相對簡單。只要銀行的到賬單和學生部門提供的學生貸款明細單的編號能一一對應，該批貸款就初步確認了，因為學生處的明細單中有貸款學生的關鍵信息比如學院、專業，甚至部分學生的學號已經確定，對于不存在學號的學生只要按照貸款學生的學院和專業確認其學號，確認學生的學號相對比較簡單。

二、助學貸款財務管理現狀及存在的問題

河北省某高校在校生近3萬人，其中2012年貸款學生1 000多人，并且呈逐年遞增趨勢，該校使用的是上海科發學生收費管理系統，該系統獨立于財務管理系統，自成體系。

為管理方便，該校以學生學號作為學生身份的識別碼。只要確認了每筆貸款對應的學生學號，貸款就被確認。助學貸款從收費管理角度看可分五個環節：確認貸款學生學號 抵貸款人學宿費 有剩余，給學生退款整理銀行到賬單交核算科入賬助學貸款明細表，以備存檔。這其中最關鍵的環節是確認貸款學生學號，因為學號如同學生的身份，在高校是唯一的識別碼，確認了學號，也就確認了該生的貸款，如果貸款學生學號有誤，此環節以后的工作都是徒勞，因此必須確保學號的正確性。

由于非支付寶形式的助學貸款與支付寶形式的助學貸款情況更為復雜，因此以非支付寶形式為例介紹具體操作流程，非支付寶形式參照其中部分流程執行即可，見圖1。

根據助學貸款財務管理目標，大多數高校目前的做法是通過以上流程逐個核實學生學號，再將確認后的貸款逐個錄入學生收費管理系統，如果貸款金額有剩余，則需要逐個通知貸款學生零星退費。這樣的做法主要有兩個方面的缺陷：一是由于大量的人工干預不僅效率比較低下，而且出錯幾率比較大；二是收費管理部門和核算部門面臨繁重的入賬和退費工作。

三、助學貸款財務管理流程的優化

基于以上問題，筆者將數據庫分析的方法融入現有管理流程，將助學貸款的確認和退費工作由逐個處理改進為批量化處理。具體做法如下：

（一）從高校開戶銀行獲取貸款到賬單，確認貸款學生學號

該階段需要的相關資料是高校學生收費管理系統信息、貸款銀行到賬單，學生處提供的貸款合同明細單。由于到達本校的助學信用貸款中存在財務獨立于本校的二級學院學生的貸款，因此確認過程中要注意本校學生和二級學院學生重名的情況。具體操作如下。

1.初步確認學號

在高校收費管理系統中確認貸款學生的學號：如果該生在學生收費管理系統中是唯一的，則直接確認該生學號；如果該生有重名或者是不存在，需在學生處提供的學生貸款申請合同明細單中確認學生的學院和專業，如果是本校學生則根據學院和專業確認其學號，如果不是，則根據申請合同中所提供的學校進行分類管理。將初步確認學號的貸款學生登記成表——學生貸款登記表1。endprint

2.審核確認學號

由于學號的確認至關重要，因此有必要對所確認學號進行進一步的審核。河北省某校的做法是：從收費管理系統中導出所有在校生的學號和姓名形成學號姓名表，其中有重名的學生姓名只出現一次，該表記錄在校生的重名次數，這樣將學生貸款登記表1和學號姓名表以姓名為關鍵字進行連接生成新表——學生貸款登記表2，如果某姓名重名次數為1（表示該姓名只出現一次，也就是沒有重名的情況），將兩個表中的學號進行比較，若一致，說明所確認學號無誤，若不一致，則需核對相關信息比如學生貸款登記表中登記的學生姓名是否有誤等以便確認該生學號；如果重名次數大于1（表示該姓名至少出現兩次，也就是至少有兩個人的名字是一樣的），則通過該生有重名或者是不存在的情況再次核對一下即可，以確保貸款學生學號的正確性。

3.特殊情況處理

這里的特殊情況指的是本校沒有重名的學生和二級學院的學生重名。如果出現這種情況，按照前兩步的方法是無法排除的，因此，必須采取相應措施。其方法是：將經過前兩步處理的學生貸款登記表2和學生處提供的貸款合同明細單中的二級學院的學生表按照姓名進行連接檢驗，如果二級學院的學生姓名出現在貸款登記表中并且該學生在本校沒有重名，必須將該生的貸款到賬單與學生處的貸款合同明細表再次進行核對，根據生源地等信息確認該生是本校學生還是二級學院學生，根據相關信息更新學生貸款登記表2。

（二）繳納貸款人教材費、學費和住宿費

將收費管理系統的數據更新至最新，將該系統中所有學生的繳費情況導出形成繳費情況表，字段包括學號、姓名、學院、專業、實繳數、欠繳數（該數據可分成若干年度欠繳數）；然后將學生貸款登記表2和該導出表以學號為關鍵字進行連接，生成新表——某某年助學貸款登記明細表，字段包括導出表所有字段及學生貸款登記表中的貸款金額及生源地信息。通過貸款人實繳數、欠繳數和貸款金額確定該生本次實繳數（按年級分為若干字段）和退款數。（下轉第120頁）（上接第116頁）最后根據本次實繳數導入學生收費管理系統，完成助學貸款繳費環節。

（三）若有剩余，批量退款

根據上一環節生成的某某年助學貸款登記明細表中的退款數等信息給需要退費學生進行批量退費。由于目前大多數高校都實行無現金報賬，因此可按學院統計退費學生的卡號，實現將多余貸款批量退至學生銀行卡內。

具體操作是：按學院統計各學院的退款名單，將該名單通過郵箱發往各學院統計退款學生的銀行卡號，要求各學院在規定時間反饋信息，其中包括電子表格和紙質表格，紙質表格必須有退款學生的親筆簽名，有相關人員（比如輔導員）簽字，并加蓋學院公章。將各學院反饋信息進行整理，批量發給資金科完成批量退費過程。

注意此環節有可能出現退費不成功的情況，具體有以下幾種：一是學生姓名和卡號使用人的姓名不一致；二是學生卡異常，無法退還；三是卡號不在銀行處理范圍內。

（四）整理貸款到賬單交核算科入賬

目前，河北省某校運用的是上海財大的財務管理軟件系統，該系統中財務管理系統和學生收費管理系統為兩個分立的系統，獨立運行，因此，貸款到賬單必須交核算科另行入賬。

由于前臺核算入賬考慮到對賬問題，學生貸款對應的銀行到賬單需要逐筆錄入財務核算系統，因此，如果將所有的貸款到賬單一次入賬，會給前臺入賬造成困難。以河北省某校為例，一次處理助學貸款1 000多人，如果將這些單據都一次入賬，其工作量可想而知。因此，必須將這些單據進行分組以便前臺入賬，一般每筆入賬單不多于30張。

（五）打印某某年助學貸款登記明細表，以備存檔

關于支付寶助學貸款的確認過程應比照非支付寶助學貸款確認過程，而且由于每筆支付寶到賬單與學生處提供的明細單是一一對應的，因此這種形式的貸款在確認貸款人學號的環節比非支付寶形式要簡單得多，其余環節比照非支付寶形式進行處理即可。

四、優化后財務管理流程的優點及不足

該流程通過引入數據庫分析的方法，減少了人工干預因素，增加了更多的批量處理因素，不僅提高了助學貸款的確認準確度和學生收費管理系統的數據錄入效率，而且能及時將貸款剩余款項退還貸款人，減少了高校收費部門日常的零星退費業務和核算部門退費做賬的工作量。

但該流程也存在不足，主要體現在兩個方面：一是在該流程第一部分中的前兩個步驟“初步確認學號”和“審核確認學號”，工作存在重復；二是該流程中仍存在較多的人工干預因素，比如重名次數大于1的學生學號的核對以及本校學生和二級學院學生重名情況下，學生的具體確認等。如何避免重復工作，盡可能多地減少人工干預因素，將該管理方法編寫成一個助學貸款收費管理軟件是需要進一步研究的問題。

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