新院遷建過程中檔案管理人員的責任

摘要：在新院拆遷建設前期，專職檔案員與工程設計、施工人員商討綜合檔案室的建筑要求，在新院拆遷建設后期開展新院電子辦公化系統調研時，專職檔案員提出加入檔案管理模塊，并提供電子文件歸檔的國家標準和地方標準，同時慎重考慮綜合檔案室設備預算及搬遷準備等一系列工作，結論：檔案管理人員在新院建設中要加強崗位責任感，按照檔案管理的國家標準和地方標準，多方位考慮醫院綜合檔案室的建設要求、功能需求，提供綜合檔案室建設的各類標準，協助工程設計、施工人員等，努力建設符合醫院發展的綜合檔案室。

關鍵詞：新院拆遷建設；檔案管理人員；責任

我院因醫療用房及就醫環境已不適應醫院快速發展的實際需要，于2009年開展新院遷建用地的選擇，市政府投入全額資金開展新院拆遷建設工作，2010年6月進入工程設計、施工階段，2011年4月破土動工。經過幾年的建筑設計、施工等一系列操作，于2013年6月結頂，隨后進入裝修階段。大多數人都認為建筑施工與醫院的專職檔案管理人員沒有太大的聯系，頂多就是工程的資料由基建檔案員收集整理歸檔，制作基建檔案。筆者在新院遷建過程中參與拆建工程圖紙設計討論、科室設備預算、電子政務系統調研等工作，對這些工作有一些體會，敘述如下：

1 在拆遷建設過程中應充分考慮綜合檔案室的功能需求，提供符合醫院發展和經濟能力的建筑要求

目前，檔案建筑標準多是針對檔案館的設計要求，缺乏專門針對檔案室的，筆者借鑒檔案館的建筑要求，對醫院遷建指揮部提出了既考慮到醫院經濟承受力又合乎醫院發展的建筑要求。綜合檔案室的建筑要求有其典型的特點，檔案室的使用面積、地理位置、地面承重能力都有專門的要求。一是檔案專用庫房的地面承重能力因使用檔案裝具的不同而有所不同，如果使用檔案柜存放檔案地面承重能力是5 KN/㎡，使用密集架存放檔案地面承重能力要求是12KN/㎡，因此工程圖紙設計階段，檔案管理人員應根據醫院存放檔案裝具的選擇，特別提醒工程設計人員檔案庫房的地面所需承重能力，如果此時沒有考慮到，以后使用時間久了，存放紙質檔案越來越多，地面承重力越來越大，超過承重力會導致地面開裂。檔案室的使用面積也要很好計劃，根據醫院每年庫藏檔案增加的速度應預先考慮能保藏10～20年時間的庫房用地。同時根據建筑標準筆者向圖紙設計人員提出將綜合檔案室分隔為工作間、閱覽間、檔案庫房及特種載體庫房。檔案庫房建筑地址的選擇是一個重要的問題。總的設計要求是檔案庫房應防水、防潮、隔熱、通風。綜合檔案室不能處于低層或地下室，也不能處于最高層，還應減少庫房的門窗，以方便調控庫房的濕度和光照強度，從庫房通氣方式的選擇決定通氣口是閉口還是開口，這些都需要同工程設計人員作有效的溝通。

2 按照檔案管理今后工作的發展趨勢及醫院的電子政務工作的實際應用能力，提出電子檔案歸檔的功能要求

根據目前檔案管理的發展趨勢和數字檔案室的考評要求，醫院的檔案管理工作應逐漸開展電子文件歸檔。新院遷建階段開展電子政務調研，建成的電子政務系統可能會使用幾十年，如果此時不作很好規劃，以后再加入一些功能會比較困難和繁瑣。筆者根據電子檔案管理浙江省標準和國家標準，與電子政務系統調研人員進行討論，提出醫院的電子政務系統中加入檔案管理模塊，這個模塊應具備電子文件管理的基本原則，如全程管理、前端控制、真空保障性、完整性等等。這個模塊還應與市檔案管理系統接口，能將醫院歸檔的檔案直接導入這個系統，檔案管理模塊也應開辟檔案查閱、檔案開放欄目，可直接提供檔案查閱，減少紙質檔案原件的損耗，保護紙質檔案。電子公文傳閱也應步入正軌，與直管部門比如衛生局進行接口聯系，方便上級的電子公文導入醫院的電子政務系統以方便傳閱和歸檔，討論設計公文傳閱、歸檔流程以及電子簽章的真實性保障等。

3 在工程裝修階段應慎重考慮綜合檔案室的設備預算和搬遷工作

按照檔案管理的庫房建設要求和檔案保管的地方標準，為達到檔案保管的“八防（防火、防盜、防蟲、防霉、防光、防塵等）”要求，設備預算中應考慮有紅外線防盜系統、緊急滅火警報系統、空調、除溫儀、溫濕度儀等，從考慮今后檔案管理發展的角度，我院選擇使用檔案密集架作檔案存放裝具，以減少使用空間。從檔案管理今后發展趨勢，考慮一些硬件購買預算，如掃描儀、計算機、音像防磁柜、打印機、復印機等。對于醫院的搬遷工作也做一些計劃，防止出現檔案遺失、損壞等意外發生。

總之，檔案管理人員在新院建設中要加強崗位責任感，按照檔案管理的國家標準和地方標準，多方位考慮醫院綜合檔案室的建設要求、功能需求，及時提供綜合檔案室建設的各類標準，協助工程設計、施工人員等，努力建設符合醫院發展的綜合檔案室。

編輯/王敏