醫院檔案目標管理

摘要：我院是當地最大的一所綜合性教學醫院，也是唯一的一家三級甲等綜合性醫院。是全市醫療、教學、科研、預防保健中心。其檔案的管理工作做的最好，在全市是第一流的。本文著重介紹了其在檔案管理中所做的工作。

關鍵詞：檔案；目標管理

隨著我國醫學事業的發展，醫院檔案管理工作也日趨為各級部門重視，醫院形成的檔案門類、數量在不斷增加，檔案利用的頻率也在不斷提高。加強對檔案的科學化管理，以適應醫院衛生事業發展的需求，成為醫院管理工作中的一項重要內容。近年來，我們積極推行檔案規范化管理，開展了綜合檔案室達標上等級活動，根據《科學事業單位檔案管理晉升省一級評分辦法》，醫院各門類檔案實行了目標管理，我院早期已被省檔案局評定為省一級科技事業檔案管理單位，成為我市首家達標的事業單位，我們的具體做法如下。

1健全機構 ，加強領導

我院是當地最大的一所綜合性教學醫院，唯一的一家三級甲等綜合醫院。是全市醫療、教學、科研、預防保健中心，承擔著醫療、教學、科研等多項任務，現已形成文書檔案、科研檔案、基建檔案、財務檔案、設備檔案、聲像檔案共計5000余卷。將各門類檔案實行目標管理，是醫院管理工作中的一項系統工程，需要加強領導，組織落實、任務明確。為此，我們先后建立健全了以下機構。

1.1成立檔案管理工作領導小組 檔案管理工作領導小組由院長、院辦主任及醫療、科研、教學、人事、財務、宣傳、設備、后勤等部門負責人組成，按照院長分管院辦主任，院辦主任分管檔案人員的管理網絡，確定任務目標，負責檔案目標管理中的宣傳、組織、協調及所在職能部門應歸檔材料的收集、整理、立卷、移交歸檔工作。

1.2成立醫院綜合檔案室 綜合檔案室隸屬院長辦公室，主要任務是：承擔對全院檔案工作實行行政管理；負責對全院各門類檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計、信息編研及提供利用工作。

2加強管理，完善制度

根據檔案目標管理的需要，按照檔案管理的有關要求，我們結合醫院的實際重新制定了《檔案管理工作制度》，修訂完善了檔案室的職責范圍及專、兼職檔案人員崗位責任制；完善了檔案工作人員守則、醫院檔案的收整歸檔、借閱、保密、統計、鑒定、銷毀、利用、庫房管理、檔案的補充修定等制度。

3加大力度，嚴格考核

為全面系統地將檔案管理納入規范化、制度化管理的軌道，我們將檔案管理工作正式列入醫院工作議事日程，列入醫院十一五發展規劃，年度工作及季度工作計劃對檔案工作提出了具體要求及安排，以院發文件的形式，對加強檔案管理作了詳細規定，將檔案工作納入了醫院目標管理崗位責任制及各有關部門職責范圍，對各級檔案管理人員制定了詳細的崗位職責，實行定期考核，每季度一小考，每年一大考，其考核成績直接與經濟獎勵掛鉤。由于考核制度的嚴格執行，極大地調動了檔案工作人員的積極性。

4加大投資，改善設施

為確保檔案目標管理工作對\"硬件\"的需求，醫院除設法解決檔案管理工作需要的辦公室、閱檔室、庫房外，先后投資30多萬元資金，購買了工作比備的計算機、復印機、碎紙機、切紙機、檔案裝具、櫥具等；解決了保護檔案必須的空調、除濕機、除塵器、消防器材等設備裝置，為目標管理工作順利進行創造了物質條件。

5突出三率，狠抓質量

5.1歸檔率 是指醫院各門類檔案中已集中歸檔的百分率。有關規定和醫院工作的實際情況，除病歷檔案、人事檔案暫未集中外，其余各門類檔案已全部集中管理，有綜合檔案室統一管理，歸檔率已達到目標管理要求。

5.2完整率 重點指高精尖科技項目歸檔范圍中已歸檔材料占有百分率。為了確保檔案材料完整率，醫院將檔案工作\"三納入\"、\"四同步\"管理（及納入計劃規劃、管理制度、部門負責人及專、兼職人員職責范圍；與布置、檢查、總結、驗收鑒定各項工作同步）列入了規章制度，實行考核，并規定將部門執行情況與醫院獎勵掛鉤。在集中各門類檔案的同時，醫院多次發文，規定歸檔材料的范圍及歸檔時間，保證了檔案材料的完整。

5.3合格率 為了全面提高案卷質量，使案卷更加科學化、規范化、我院下大力氣對5000多卷各門類檔案進行了一次大的全面的檢查，并重新整理。于2012年4月從科室抽調了2名護理人員，協助我們，根據新制定的醫院檔案管理分類方法，對5000多卷檔案全部進行了重新分類；修裱復制了卷內破損的、退色的紙質載體，完善了卷內頁碼，查取了殘留卷內的金屬物；更換了不合格的壞的卷皮、卷盒；重新填寫案卷封面、編制案卷檔號，為了使案卷封面規范、整齊，我們刻制了專用章用于全宗名稱的填寫；用計算機檔案管理軟件系統進行檔案著錄、打印卷內目錄和案卷目錄，并將建院以來所有的文書檔案目錄全部輸入微機。經過艱苦的努力，我們歷時9個多月，很好地完成了這次艱巨的任務。

6開發利用，加強編研

為了挖掘信息資源，為全院各項工作提供信息服務，以提高工作效率，提高醫院社會效益和經濟效益，我院利用檔案積極開展編研工作。先后編制了《醫學科技薈萃》、《醫院工作制度匯編》、《組織機構延續》、《科研成果匯編》、《醫院大事記》等十多種匯編材料。在加強編研的同時，積極開展檔案資料的開發利用工作。近幾年，在醫院設備管理、維修，特別是在2012年新竣工的北病房樓的建設中，以檔案資料為依據，及時準確的提供可靠信息，為醫院節約了大量的資金，為醫院的經濟建設做出了貢獻。

總之，我院的檔案工作在院領導和全院職工的支持下，在大家的不斷努力下，取得了一定的成績。在2013年4月份的三甲復審中以能順利通過復審，奠定了基礎，也作出了貢獻。很好的展現了我院檔案管理的風采和系統、規范的管理水平。

參考文獻：

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[2]黃勇，薛凡，謝娟.加強醫院信息化建設促進醫療質量持續改進[J].中國醫院管理，2007，27（4）：52.

編輯/張燕