高校檔案管理信息化分析

武向煒

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，信息化已經(jīng)不斷的融入到人們的生活和學(xué)習(xí)中，許多高校的檔案管理都實行信息化，使高校的檔案管理水平得到提升。本文對高校檔案管理信息化的作用以及存在的問題進(jìn)行分析，對高校檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展提出建議。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化

高校檔案是大學(xué)教育中重要的信息資源，對于檔案管理工作，大部分高校也在進(jìn)行不斷的探索和創(chuàng)新。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，為了順應(yīng)時代發(fā)展潮流，許多高校的檔案管理工作也實行信息化管理，高校檔案管理信息化是必然趨勢，對于整理高校的信息資源，查詢信息資料等都有重要意義。

1 高校檔案管理信息化的作用

1.1 提高信息利用率

傳統(tǒng)的檔案管理需要利用紙張進(jìn)行手工書寫，采用檔案信息化管理，能夠使管理實現(xiàn)無紙化，能夠通過信息技術(shù)及時的錄入、了解和查詢相關(guān)信息，能夠提高高校檔案的實時化管理。在高校檔案管理信息化的運用過程中，一條檔案只有一個目錄號，大大提高了信息的利用率，避免信息資源的浪費。

1.2 提高高校檔案管理工作的效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要手工對信息進(jìn)行錄入，查詢，需要投入很多的人力和精力。運用信息化對高校檔案進(jìn)行管理，能夠避免人力物力的浪費，同時還能夠提高檔案管理的工作效率。信息化的檔案管理利用信息技術(shù)，建立與高校相適應(yīng)的信息檔案數(shù)據(jù)庫，并且將檔案號與目錄進(jìn)行一對一的對應(yīng)，實現(xiàn)了檔案信息的有效整合。信息化的檔案管理使信息的錄入與查詢變得簡單，節(jié)約了很多時間。

1.3 避免了高校檔案管理信息的重復(fù)和丟失

高校通過建立檔案的信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的優(yōu)化利用。在信息化管理過程中，能夠?qū)Ω咝Ｐ畔⑦M(jìn)行合理分類，并且按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行錄入，不會造成一檔多卷或者是一檔多號等現(xiàn)象的產(chǎn)生，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的完整度，同時能夠方便檔案信息的查詢，與此同時能夠減低信息的重復(fù)率，避免高校信息的丟失，給檔案管理工作帶來了便利。

2 高校檔案管理信息化存在的問題

2.1 對高校檔案管理工作的重視程度不夠，管理意識淡薄

目前，我國大多數(shù)高校對檔案管理的重視程度不夠，對其的重要性和必要性缺乏真正的認(rèn)識，沒有看清檔案管理工作在學(xué)校管理中的重要地位。許多高校領(lǐng)導(dǎo)只是將檔案管理作為是一種信息的錄入和查詢的工作，并且對于檔案信息化管理的時效性沒有明確的理解。許多檔案信息化管理的工作人員更是忽視了其重要性，單純認(rèn)為檔案信息管理的工作就是對信息進(jìn)行整合和保管，不會起到實際作用，便對其工作安于現(xiàn)狀。

2.2 檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

許多高校將資金都花費在校園內(nèi)環(huán)境建設(shè)，圖書館建設(shè)，教學(xué)設(shè)施完善上，造成高校的資金往往出現(xiàn)緊缺的現(xiàn)狀。大部分情況下高校對檔案信息化管理的資金投入較少，導(dǎo)致我國高校信息化檔案管理的相應(yīng)設(shè)備設(shè)施還不完善，許多高校依然采用手工方式。盡管部分院校已經(jīng)進(jìn)行了檔案管理的信息化，但是計算機(jī)的配備上還有待加強，并且對于數(shù)據(jù)庫的開發(fā)等還不夠完善，相比校園其他的信息化建設(shè)，檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較落后。

2.3 工作人員整體素質(zhì)不高

許多高校的檔案管理信息化已經(jīng)具備了相應(yīng)的條件，但是工作人員的整體素質(zhì)還不夠高。許多信息檔案工作人員的信息化技術(shù)水平不高，缺乏對信息技術(shù)的掌握，同時缺乏對信息技術(shù)的知識的掌握和理解。許多工作人員工作熱情不高，工作不積極，態(tài)度不認(rèn)真，同時對于檔案信息管理工作的工作責(zé)任意識淡薄。

3 高校檔案管理信息化發(fā)展的建議

3.1 加強高校對檔案信息管理的重視

高校檔案信息化已經(jīng)成為了學(xué)校信息化發(fā)展的必然趨勢，針對目前大多數(shù)高校對檔案管理工作在認(rèn)識上存在不足以及管理意識淡薄的現(xiàn)狀，更應(yīng)該強化高校負(fù)責(zé)人對高校檔案信息管理的重視，對檔案信息管理進(jìn)行宣傳，營造良好的高校信息化氛圍。

3.2 加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了貫徹落實高校的檔案信息化管理，學(xué)校相關(guān)部門要增加資金投入，對檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行建設(shè)。高校要積極向政府和教育主管部門去爭取資金，促使高校的檔案信息化建設(shè)有可靠的資金來源。同時高校要發(fā)揮自己的主觀能動性，合理利用安排自己的資金，對檔案信息管理的資金要進(jìn)行明確規(guī)定和投入使用。同時對于檔案信息管理的計算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫的建立等都要進(jìn)行不斷地完善。

3.3 提高工作人員的綜合素質(zhì)

即使對檔案進(jìn)行信息化管理，也需要發(fā)揮人的主觀作用。因此，工作人員綜合素質(zhì)的提高，對檔案信息化管理有很大的推動作用。高校要實行一定的獎懲制度，提高工作人員的工作熱情。同時對工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，增強其信息化技術(shù)水平，對知識技術(shù)進(jìn)行鞏固。工作人員要樹立正確的工作意識，提高工作積極性和責(zé)任感。

4 結(jié)束語

高校檔案管理信息化是一項任重而道遠(yuǎn)的任務(wù)，需要高校不斷對其進(jìn)行深化研究，同時對于已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的問題要及時解決，使檔案的信息化管理能夠順利進(jìn)行。

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