淺析施工企業管理費用的控制

李艾軍

【摘要】在現代企業管理中，管理費用的控制越來越受到管理者的重視，這種管理從無到有，從粗放到精細，從傳統模式到現代管理方式，對費用的科學控制已經成為企業發展的必然趨勢。本文重點分析總結了目前施工企業管理費用控制的方法及完善管理的設想。

【關鍵詞】施工企業；管理費用；控制

一、管理費用控制的重要性

近幾年，隨著國家政策調整，放緩基建速度，減少基建投資，使得鐵路施工企業收入出現明顯下降，生產成本居高不下，產值和利潤出現了大幅下滑，現金凈流量連續幾年為負增長，資金周轉困難，企業發展面臨很大困境。在施工企業中，管理費用在成本費用中所占比重較高，金額達到幾千萬元，為此，對非經營性成本即管理費用的控制成為企業管理的一項重要內容。通過對管理費用的控制，能夠縮減企業不必要的費用支出，能夠重新整合企業資源，能夠增加企業利潤，使企業獲得更多的經濟效益，提高企業市場競爭力，使企業做到可持續發展。因此，對管理費用的控制對企業有著非常重要的作用。

二、管理費用的控制措施及具體項目控制

目前，多數企業已經認識到管理費用控制的重要性，并進行了管理費用的控制工作，但控制的效果各不相同，現以某施工企業為例，對管理費用中幾項大額支出做深入全面分析，并就現有的控制方法做如下探討：

1.嚴格執行用款申請制度，做好費用管理的事前控制。各部門根據公司下達的費用定額標準，結合企業生產經營活動，統籌考慮，合理安排全年費用支出。千元以下的小額支出可由部門經理根據需要批準后先行現金支付，取得發票后經相關領導簽字報銷；千元以上的費用實行用款申請制度。先由經辦人員填寫用款申請表，經相關部門及領導簽字確認，最后由總會計師對該項支出的必要性、合理性及重要程度等因素確定該筆事項是否需要支出及支出的金額；兩萬元以上大額支出實行集體決策審批制度，避免因個人喜好造成決策失誤，給企業造成重大損失。嚴禁先付款后申請，確保在活動初期控制費用的不合理及超額支出。

2.加強費用執行過程的管理，做好費用管理的事中控制。各部門和財務部門都有預算卡片，每發生一筆費用支出都要做記錄，把本年度累計發生額與計劃相比，督促部門做到有計劃使用，把費用支出控制在限額以內。對于確實需要調增的費用要提出調整申請，注明需要增加費用的原因及金額，經相關機構審批后方可進行辦理。在費用執行過程中企業預算制定部門可根據生產經營實際情況，調整公司期初下達的費用控制額度。對于即將達到費用限額的部門，財務部會及時提醒，共同做好費用執行過程中的控制。

3.注重對費用執行結果的分析，做好事后控制。主要是建立費用控制的評價制度，對執行結果超支做出獎懲，以此激勵各部門按計劃使用資金。同時，分析本年度費用發生的合理性，作為下年度費用控制的依據。有些項目如表格印刷費等每年支出額度相差很大，難以控制，不好評價。因為企業習慣于對表格等印刷品一次印刷，多年使用。所以建議相關部門以一年用量為準，每年印刷，這樣能更好地進行管理，避免印刷過多使用不完造成浪費。

4.加強發票管理，保證發生費用及時合法入賬。發票是載明經濟業務發生的依據，涉及到的部門多，人員廣，數量大，金額高，所以對發票的管理至關重要。一切不合格發票都不可以列賬也不能稅前抵扣，不能稅前抵扣的費用金額企業就只能增加到應納稅所得額中進行納稅調整，多繳納企業所得稅，同時接收假發票行為還會受到稅務部門的相應處罰，所以，企業要取得真實合法的發票。另外，不合格發票需要重新索取，浪費辦事人員的時間，也延長了費用報銷時間，加大了財務不必要的重復性工作，降低了工作效率。

發票各要素需填寫齊全。發票上要有國稅、地稅或財政部門的發票監制章，發票各項目要填寫齊全，如開票日期、機器編碼、收款單位、付款單位、經營項目等，字跡應清淅可辨，并加蓋收款單位發票專用章。付款單位名稱要開具單位全稱，不能簡化，更不能開具個人名字。發票應為本年度開具，并及時報銷，過期發票不能作為報銷依據。

發票內容要真實合法，符合企業報銷規定。檢查發票開具的內容是否在其經營范圍內，除此之外，費用報銷內容也應符合相關法律及本企業報銷規定，比如茶水費、洗浴中心費用等不能按規定報銷，發生費用應自行承擔。電話費中開具預存話費視為沒有在本期發生，是要在以后時期發生的費用，企業不預報銷。

取得發票能夠在稅務網站驗證通過。我們取得發票可到相關稅務網站查詢真假。假發票包括查詢到的發票代碼、號碼、金額、開票日期不符，查詢到的購票單位和發票上加蓋的發票專用章不符等等。餐飲業發票以金額不符較多，停車類發票以購票單位與發票專用章不符較多。假發票不能作為報銷依據，開具方存在偷漏稅行為，會造成國家稅款大大流失，任何單位和個人都有權舉報。

5.加強數額較大費用項目的控制。管理費用可分為固定費用和變動費用，固定費用一般不隨收入的增減而變化，可控空間很小，本文暫不討論，例如職工薪酬、固定資產折舊費、無形資產攤銷費、退休人員統籌外費用、房產稅、土地使用稅、取暖費、保安保潔費等。所以我們能控制的只有變動費用，發生金額較大的變動費用主要包括汽車使用費、業務招待費、會議費、辦公費用、交通差旅費等。對幾項大額變動費用的控制如下：

（1）汽車使用費的控制：對于大型施工企業來說，因施工地點分散在總部以外不同的場地，公司總部和施工項目部間的業務聯系會需要更多的交通工具，因此，施工企業擁有車輛較多，每年幾百萬元的汽車使用費在管理費用中占有很大比例，每輛機動車每年平均費用在4萬元以上，所以車輛使用費一直是公司管理費用中的重要內容。車輛使用費主要包括折舊費、修理費、汽油費、保險費、停車過路費等，對后幾項變動費用控制如下：

修理費：駕駛員要愛護車輛，做好日常維護，做到定期保養，減少車輛大修次數。由專業人員按照汽車性能、行駛里程、行駛道路及使用年限等因素，為不同車輛規定每年的修理費用額度，節約的給予獎勵，超支的視情況而定，如果是因業務需要增加了車輛的磨損，則據實報銷增加的修理費用；如果是人為因素造成車輛修理費用的增加，則扣減下一年度的費用額度。另外選擇信譽度高、質量過硬的定點維修店進行車輛維修保養，可降低修車成本，延長付款期限，達到減少費用的目的。

汽油費：各部門要合理安排外出事項，減少不必要的車輛使用。杜絕公車私用，不允許把公車作為個人上下班交通工具。去往外地辦事人員盡可能選乘火車出行，乘坐火車一般費用較低，還可減少隨從司機發生的所有費用。做好出車記錄，查看每月行駛里程，計算消耗定額，找出實際耗油與定額不符原因，杜絕不合理費用。出行車輛盡量避開擁堵路段，使車輛用油保持在一個合理范圍內。

保險費：購買汽車保險要選擇合適的險種，分析近幾年車輛出險情況，經常出險的險種一定要購買，幾年不出險又不重要的險種可放棄。采用集團公司集中交納保險方式，爭取一定折扣，降低保險費用。嚴禁駕駛員酒后駕車，酒后駕車出現交通事故自行承擔賠償責任。

停車過路費：對于停車費，本市在2011年4月上調機動車停車收費標準，一類地區白天停車收費標準調整為2.5元/15分鐘，重點區域和首小時后收費標準會更高，這樣使停車成本大幅提高。所以，外出辦事人員人合理安排路線及出行時間，減少停車時間，從而減少停車費用。對于高速公路費用，盡量減少駕車外出，多選用乘坐火車方式，從而減少過路過橋費用。另外，車輛可安裝ETC車載器（即電子不停車收費系統），在京津冀大部分地區使用，ETC車輛通行費用為標準費用的九五折，從而降低高速公路費用。

（2）業務招待費用的控制。新所得稅法第四十三條規定，企業發生的與生產經營活動有關的業務招待費支出，按照發生額的60%扣除，也就是說不論招待費發生多少都要不允許全額稅前扣除，都需要繳納一定的企業所得稅。這就要求我們著力縮減招待費用的發生，減少不必要的宴請，歷行勤儉節約，反對鋪張浪費。要嚴格按照企業規定的接待標準進行公務接待，嚴禁以借招待為名公款吃喝。財務部每年給各位主管領導發放一定金額的餐卷，報銷招待費時需附上相同金額的餐卷，當年餐卷使用完畢則不能再報銷招待費用，以此達到控制的目的。

（3）會議費用的控制。減少會議次數，減少會議天數，減少參會人員，精減會議內容，減少場地租用費。禁止在風景明勝地召開會議，不組織與會議無關的參觀及游覽，不發放紀念品。如果是單位內部召開的會議，則安排在單位內部會議室舉辦，在內部食堂就餐。

（4）辦公費的控制：辦公費用主要有辦公用品和電話費兩部分。辦公用品的控制：實地考察每個部門正常業務量下所使用辦公用品的數量，各部門超額領用需先提出申請，經辦公室審核后方可領取。手機話費：建議員工選擇適合自己的套餐資費，可降低話費使用。話費在限額內據實報銷，超過部分自行承擔。

（5）交通差旅費用控制：施工企業的項目部經常在外地施工，因此公司本部與施工項目間會發生經常性的人員往來，發生的交通差旅費用也會較多。對于差旅費，要有合適的參考標準。

三、加強企業管理費用內部控制的建議

1.做好預算管理工作，為費用控制提供可靠依據。各部門雖然每年末上報下一年度部門經費的預算，但大多只是參照上年度發生額稍加調整，沒有實地深入考察每項業務發生的必要性以及真正需要的費用，以此作為費用控制的依據會有偏差。因此，我們要加強預算管理工作，從費用控制的源頭抓起，財務人員可同各部門人員一起，共同確定本部門開展業務必需的支出事項，共同測算每一事項實際需要的費用，做出符合工作實際的預算，把每項費用預算做細做實，使費用控制依據更加合理。

2.建立內部控制評價部門，制定執行結果考核制度。我們目前還處于內部控制管理的初級階段，各部門成本意識還比較淡薄，對費用的執行結果不太在意。因為沒有明確的考核制度，節約了無獎勵，超支了也沒有實際的處罰，導致執行效果大打折扣。企業的內部審計部門以經濟效益審計為主，對企業內部控制制度是否有效則很少關注。所以企業要設立專門的內部控制評價部門，建立一套完善的內部控制評價制度，對費用控制的執行結果做出客觀、公平、公正、合理的評價，對評價的結果進行獎懲。

3.加大財務知識及相關內容的宣傳力度。宣傳企業假發票入賬的損失及如何鑒別發票真偽。讓員工熟悉汽車使用費、業務招待費、會議費、交通差旅費、電話費等各項日常費用的報銷標準、注意事項及報銷流程，需要找哪些部門及領導簽字，使全體員工理解并支持財務工作，積極為企業減支增效做出貢獻。

4.發揮財務部門的主導作用。目前，企業涉及費用管理調整的重要決策多由企業高層提出，財務部門對費用的管理多是被動執行。今后，財會部門要不斷加強專業知識學習，提升自身業務素質，提高經營管理水平，運用現代化管理方法，加大對管理費用重點明細項目的分析研究力度，力爭為企業提出更加科學合理、適合本企業具體實情的建議，為費用控制起到重要作用。

5.建立良好的溝通制度。我們周圍的經濟環境在不斷變化，我們原有的制度和規定也會隨之改變。變更后的制度和規定往往不能及時傳達到每一位員工，有些員工還是按照原有規定操作，等到財務部門報銷時才發現不符合新要求，只能重新辦理，造成了重復勞動，降低了財務工作質量。有些事項因為發生時間較早，等到發現錯誤時再彌補有一定難度。所以我們每出臺一項新規定或修改原規定，都要保證傳達給相關人員并作好解釋及培訓工作，使各部門更好地配合我們的工作。

四、總結

我們的管理還很膚淺，對費用的控制還停留在表面，所以，我們要盡快建立適合本企業的費用控制制度和方法，完善企業控制措施，加大執行力度，實行全員參與管理，真正達到費用控制的目的，確保我們的生產經營計劃及利潤目標順利實現。