協(xié)同環(huán)境下個(gè)人知識(shí)管理體系的建立

◎中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院研究發(fā)展中心 王立偉 畢經(jīng)元 楊玉堃 褚厚斌

個(gè)人知識(shí)管理是知識(shí)管理的重要組成部分。盡管當(dāng)前個(gè)人知識(shí)管理理論體系還并不完善，但其重要性已得到越來(lái)越多學(xué)者的認(rèn)可。在企業(yè)設(shè)計(jì)人員面臨大量待處理信息時(shí)，個(gè)人知識(shí)管理體系可以對(duì)員工所面臨的知識(shí)資源及其背景信息進(jìn)行高效管理，促進(jìn)并行任務(wù)高效推進(jìn)、信息傳遞通暢準(zhǔn)確。

個(gè)人知識(shí)管理體系的搭建，有利于對(duì)個(gè)人知識(shí)進(jìn)行分類(lèi)管理及條理化監(jiān)控，避免協(xié)同工作過(guò)程中信息溝通不暢及知識(shí)遺漏或失真等問(wèn)題，進(jìn)而提升組織的整體工作效率。筆者結(jié)合中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院工作實(shí)際，探討個(gè)人知識(shí)管理體系的構(gòu)成及建立方法，以期為廣大知識(shí)工作者提供可借鑒的個(gè)人知識(shí)管理手段和工具。

一、個(gè)人知識(shí)管理體系的構(gòu)成

國(guó)外學(xué)者認(rèn)為，個(gè)人知識(shí)管理是通過(guò)技術(shù)、工具增強(qiáng)個(gè)人學(xué)習(xí)能力的過(guò)程，并按照獲取、評(píng)估、組織、分析、交流、表現(xiàn)和安全保障等7個(gè)步驟進(jìn)行管理；國(guó)內(nèi)學(xué)者則認(rèn)為，個(gè)人知識(shí)管理應(yīng)包括知識(shí)獲取、知識(shí)保存、知識(shí)更新、知識(shí)測(cè)評(píng)、知識(shí)傳遞、知識(shí)分享和知識(shí)創(chuàng)新等幾個(gè)緊密聯(lián)系的部分。

筆者認(rèn)為，這些理論均是按照知識(shí)管理基礎(chǔ)理論進(jìn)行擴(kuò)展，忽略了個(gè)人行為與組織行為的區(qū)別，所以個(gè)人知識(shí)管理體系應(yīng)面向個(gè)人實(shí)踐，從更具操作性的角度進(jìn)行研究。協(xié)同環(huán)境下的個(gè)人知識(shí)管理體系框架如圖1所示。

在協(xié)同環(huán)境下，個(gè)人知識(shí)主要用于輔助溝通協(xié)調(diào)以及任務(wù)完成，所以個(gè)人知識(shí)管理體系的作用體現(xiàn)在：知識(shí)獲取完整，內(nèi)容準(zhǔn)確；知識(shí)組織有序，利用方便；知識(shí)導(dǎo)航準(zhǔn)確，查找迅速；知識(shí)分享便利，快捷互通；知識(shí)創(chuàng)新有據(jù)，切實(shí)可行。

二、建立方法

要實(shí)現(xiàn)個(gè)人知識(shí)管理體系的目標(biāo)，需要借助恰當(dāng)?shù)墓芾矸椒ㄅc工具。筆者針對(duì)研究院知識(shí)工作者在協(xié)同環(huán)境中的個(gè)人知識(shí)管理進(jìn)行思考，探討個(gè)人知識(shí)管理體系建立的方法與思路，并從知識(shí)獲取、知識(shí)組織、知識(shí)導(dǎo)航、知識(shí)分享和知識(shí)創(chuàng)新5個(gè)方面梳理個(gè)人知識(shí)管理模式與工具。

1.知識(shí)獲取

世界經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織認(rèn)為，知識(shí)資源從內(nèi)容角度可劃分為Know-What（知道是什么的事實(shí)知識(shí)）、Know-How（知道怎么做的技能知識(shí)）、Know-Why（知道為什么的原理知識(shí)）以及Know-Who（知道誰(shuí)有知識(shí)的人際知識(shí)）4種類(lèi)型。

那么筆者根據(jù)以上4種資源類(lèi)型提出以下幾種知識(shí)獲取的方法和工具，以使知識(shí)獲取的內(nèi)容完整、及時(shí)準(zhǔn)確。

電子資料——使用研究院知識(shí)管理信息系統(tǒng)查詢(xún)專(zhuān)業(yè)知識(shí)庫(kù)，或使用CNKI論文庫(kù)查詢(xún)知識(shí)。

會(huì)議——使用EverNote、有道云筆記等手機(jī)筆記類(lèi)軟件快速記錄，也可采用文字、圖片、錄音及視頻的方式（僅限非密交流與會(huì)議），或使用快速書(shū)寫(xiě)MEMO軟件記錄會(huì)議時(shí)間、內(nèi)容、待辦事項(xiàng)及應(yīng)告知對(duì)象。

書(shū)籍——可采用EverNote對(duì)紙質(zhì)圖書(shū)進(jìn)行拍照，其可自動(dòng)對(duì)圖片中的中文印刷體進(jìn)行識(shí)別與搜索。

通訊錄——當(dāng)前的通訊錄除組織架構(gòu)、聯(lián)系方式外，還有電子名片作為補(bǔ)充；在與外界聯(lián)系時(shí)，可采用EverNote提供的“人脈”組件，其可詳細(xì)記錄聯(lián)系方式、會(huì)面地點(diǎn)、交談內(nèi)容、現(xiàn)場(chǎng)以及其它內(nèi)容。

值得一提的是，EverNote、有道云筆記、麥庫(kù)筆記等軟件作為“人的第二大腦”，可在長(zhǎng)期使用中實(shí)現(xiàn)個(gè)人工作與生活知識(shí)的高效管理。

2.知識(shí)組織

知識(shí)組織是對(duì)知識(shí)獲取內(nèi)容的進(jìn)一步有序梳理。在協(xié)同辦公環(huán)境中，項(xiàng)目、臨時(shí)任務(wù)以及活動(dòng)都是協(xié)同開(kāi)展的重心，知識(shí)組織的優(yōu)劣直接影響協(xié)同交互的效率。筆者認(rèn)為，可以使用以下3種方法提高知識(shí)組織的效率。

一是以郵件為主線的個(gè)人知識(shí)管理方法。通過(guò)使用Outlook等類(lèi)型的郵件客戶(hù)端，將郵件中的交互知識(shí)與待辦事項(xiàng)以列表、日歷、項(xiàng)目管理的方式進(jìn)行關(guān)聯(lián)；使用以Gmail為主線的谷歌辦公套件，其中包括谷歌文檔、谷歌日歷、谷歌即時(shí)通信工具以及谷歌視頻等，但鑒于信息化條件的限制，該工具目前通常用于個(gè)人生活知識(shí)管理。

二是以AVIDM為主線的個(gè)人知識(shí)管理方法。AVIDM系統(tǒng)提供了計(jì)劃管理、文檔管理等功能，可進(jìn)行簡(jiǎn)單的以計(jì)劃為主線的文檔管理活動(dòng)，但由于其注重計(jì)劃節(jié)點(diǎn)、缺少對(duì)執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)控，此種方法更適用于組織知識(shí)管理。

圖1 協(xié)同環(huán)境下的個(gè)人知識(shí)管理體系框架

三是以任務(wù)為主線的個(gè)人知識(shí)管理方法。該管理方法已日漸成為熱點(diǎn)，其在任務(wù)協(xié)同、狀態(tài)監(jiān)控、文檔協(xié)同以及即時(shí)溝通等方面大有取代郵件系統(tǒng)之勢(shì)。例如，Producteev是一款面向個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的在線任務(wù)管理和協(xié)同工具，也是主流的任務(wù)管理導(dǎo)向的協(xié)同方案，使用起來(lái)快捷便利。其主要特點(diǎn)是可直接將郵件轉(zhuǎn)變?yōu)槿蝿?wù)，如通過(guò)郵件給團(tuán)隊(duì)分配任務(wù)，還可監(jiān)控任務(wù)進(jìn)度及任務(wù)提交物（文檔等多文件形式）。而Evernote中的任務(wù)管理組件Nozbe，功能模式與Producteev大同小異。

3.知識(shí)導(dǎo)航

知識(shí)導(dǎo)航是個(gè)人知識(shí)管理發(fā)揮作用的各種途徑的集合。在當(dāng)前的信息化條件下，可采用全文搜索、知識(shí)分類(lèi)以及知識(shí)地圖等多種方法。

全文搜索——使用研究院知識(shí)管理信息系統(tǒng)的即時(shí)搜索工具，其支持對(duì)知識(shí)庫(kù)內(nèi)所有文檔的全文搜索；使用Wiz、針式等個(gè)人知識(shí)管理工具，支持對(duì)本地文檔的全文搜索。

知識(shí)分類(lèi)——使用研究院知識(shí)管理信息系統(tǒng)的知識(shí)多維導(dǎo)航功能，對(duì)知識(shí)資源進(jìn)行專(zhuān)業(yè)、型號(hào)等維度的組織分類(lèi)。

知識(shí)地圖——可采用思維導(dǎo)圖工具按照個(gè)性化思路組織知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，常用的工具有MindManager等。

4.知識(shí)分享

知識(shí)分享是協(xié)同環(huán)境中促進(jìn)工作效率的重要環(huán)節(jié)，其手段和方法包括以下幾種：

在社會(huì)范圍內(nèi)分享——利用微博、技術(shù)博客等傳播渠道進(jìn)行社會(huì)分享；參與維基條目編寫(xiě)，為全社會(huì)貢獻(xiàn)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

在專(zhuān)業(yè)和行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)分享——傳統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)會(huì)議及培訓(xùn)活動(dòng)是知識(shí)分享的重要途徑，同時(shí)還可加入含金量高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)社區(qū)，如軟件工作者的重要分享渠道CSDN等。但鑒于航天行業(yè)的特殊性，目前不存在此類(lèi)專(zhuān)業(yè)知識(shí)分享的開(kāi)放社區(qū)。

在工程技術(shù)人員之間分享——使用知識(shí)管理信息系統(tǒng)建立崗位知識(shí)體系是工程技術(shù)人員之間共享知識(shí)資源的渠道。

要做好知識(shí)共享，首先應(yīng)當(dāng)有主動(dòng)分享知識(shí)的意識(shí)，然后是具備分享知識(shí)的能力，最后是考慮使用何種工具讓知識(shí)有效地分享出來(lái)，進(jìn)而擴(kuò)大知識(shí)的利用范圍，使知識(shí)資源互通有無(wú)，從而大大提升知識(shí)工作者之間的協(xié)同效率。

5.知識(shí)創(chuàng)新

知識(shí)創(chuàng)新應(yīng)以知識(shí)獲取、知識(shí)組織、知識(shí)導(dǎo)航以及知識(shí)分享為基礎(chǔ)，充分了解已存在的知識(shí)和組織空缺的知識(shí)，才能在創(chuàng)新中有的放矢，降低創(chuàng)新成本。在協(xié)同環(huán)境中，所謂創(chuàng)新就是將大腦中毫無(wú)關(guān)系的隱性知識(shí)關(guān)聯(lián)起來(lái)，筆者認(rèn)為，可以通過(guò)以下2種規(guī)范化的輔助工作實(shí)現(xiàn)促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新的目的。

一是以發(fā)明者亞歷克斯·奧斯本命名的奧斯本檢核表法，它是一種引導(dǎo)個(gè)人在創(chuàng)新過(guò)程中對(duì)照9個(gè)維度問(wèn)題進(jìn)行思考，促進(jìn)產(chǎn)生新設(shè)想、新方案的方法。該方法包含的九大類(lèi)75個(gè)問(wèn)題可有助于對(duì)事物和方案進(jìn)行深入理解，能較好地解決個(gè)人知識(shí)創(chuàng)新中思考的隨意性和片面性。

二是思維導(dǎo)圖，也叫心智圖或者腦圖，其核心是充分利用人腦的機(jī)能，以放射性思考為基礎(chǔ)，充分發(fā)揮左右腦作用，包括詞匯、圖像、數(shù)字、邏輯、韻律、顏色和空間等多個(gè)方面的感知。

正如著名管理學(xué)大師彼得·德魯克所言，知識(shí)工作者的競(jìng)爭(zhēng)力源泉與優(yōu)勢(shì)就是處理信息及知識(shí)的能力和效率，而個(gè)人知識(shí)管理能力的優(yōu)劣直接決定了知識(shí)工作者能力的高低。個(gè)人知識(shí)管理可以將知識(shí)管理融入員工日常的工作和生活中，化知識(shí)的采集、分享、利用、創(chuàng)新等環(huán)節(jié)為無(wú)形，是知識(shí)管理未來(lái)的發(fā)展方向，具有極大的應(yīng)用前景。