科研型班組知識庫管理系統設計

◎北京航天長征飛行器研究所 任俊梅 涂建 劉晉渤 史文卿 周春燕

在日益激烈的市場競爭環境中，隨著知識經濟時代的到來，知識逐漸成為獲取競爭優勢的戰略性資源和生產要素，企業競爭的焦點也從前臺的產品轉化為產品背后所蘊含的知識資源，知識管理逐步成為知識經濟時代的“車頭”，其能力也成為企業核心競爭力及可持續發展的關鍵。航天企業正在積極主動地探索適于航天產業的知識管理舉措，以使航天企業內的知識實現最大化的共享和交流。

班組是航天企業最基本的組織單元，是推動航天事業發展的核心、主力和基石。航天企業倡導“建班組就是建企業，抓班組就是抓管理”的文化理念，因此，航天企業的知識管理工作應重視班組這一基礎層面的知識管理建設。為此，筆者對航天企業的科研型班組知識庫管理系統進行了探索性研究和設計。

一、系統設計目標

知識管理是伴隨著知識經濟和信息技術而產生的，實現知識共享與創新的管理是其不同于以往管理的顯著特征。知識管理把知識分為顯性知識和隱性知識，并視其為資產進行管理，旨在利用集體的智慧提高組織的應變和創新能力的目的上尋求新的途徑，通過知識的交流和共同分享擴大知識的利用價值并產生知識的效應。

一個組織的知識管理實施不僅是知識系統的設計，更重要的是組織自身的知識管理架構。組織知識管理系統的設計必須從總體上符合組織知識的特點，滿足組織業務管理和職能管理的需求。

筆者秉承知識管理的思想設計科研型班組這類的知識庫管理系統，目標是班組成員能夠通過系統快速找到所需的顯性知識資料及可能具有該領域隱性知識的人的路徑，同時為班組成員營造經常總結經驗和技能、樂于貢獻與分享知識的氛圍，搭建一個討論、交流的平臺。考慮到科研型班組業務管理和職能管理的需求，該知識庫管理系統內的知識應盡可能全面覆蓋班組建設基礎管理方面的事項，成為班組建設工作開展的平臺。

二、科研型班組的知識特點

隨著科研工作的持續開展，科研型班組內不斷產生各種有形或無形的知識信息，這些信息分散存在于相關的文件、計算機或人員的頭腦中，呈現著文本、程序、模型、視頻資料等多種不同的形式。知識庫管理系統要做到能夠對這些可共享的知識進行存儲、組織和分析，其具體構建形式必須是在分析這些知識信息的收集和構成特點的基礎上展開。

科研型班組的職能可簡單概括為承研科研任務、搞好班組建設以及內化外界信息三個方面。這些職能相互交織，其中科研任務是中心，搞好班組建設和內化外界信息服務于科研任務，同時科研任務又支撐和牽引著班組建設及內化外界信息。

科研任務多以項目管理形式開展，各項目按照相關要求產生相應的人員隊伍、技術資料、項目成果等方面的知識信息。科研型班組建設方面的知識主要有班組成員編寫或常用的標準、設計工具及規范、班組規章制度及發展規劃、班組成員信息、技術總結、報告模板、論文、班組成果等。內化外界信息主要指由班組以外的組織發布且與本班組業務相關的知識信息，如上級部門或單位發布的質量、管理、專題培訓等信息。

縱觀這些信息，航天企業科研型班組的知識特點為：內容、主題多樣；多為簽署完整的獨立文件，具有人員、時間、項目等管理規定信息；存儲形式多樣，如Word、AutoCAD、PPT、圖片、多媒體等；數量大且不斷動態增加；多為涉密信息，但均可在班組內最大化地共享和交流。

三、知識庫管理系統及設計原則

數據庫技術解決了大量數據的有效組織和存儲問題，其存儲數據信息及進行數據管理的功能對知識管理起著重要的推動作用，為科研型班組知識庫管理系統的設計開發提供了良好的軟件技術平臺。基于數據庫軟件進行二次開發的科研型班組知識庫管理系統的設計不僅要遵循數據庫的設計原則，還要很好地適應知識存儲的需要。

1.數據庫類型的選擇

班組知識庫管理系統的運作方式應以簡單、便捷、高效為基本原則，通過簡單易學的操作提高班組成員參與的積極性，實現信息的有效共享，真正發揮系統平臺的作用，達到團隊與成員共同提高的目的。

現有的大型數據庫有Oracle、Sybase等，小型數據庫有Access、FoxPro 等。考慮到科研型班組知識的數據規模，選用小型數據庫即可滿足要求；由于航天企業班組內的知識信息大多為涉密信息，系統的設計及知識錄入工作最好能封閉在組內完成，應盡量選取較大眾化、容易學習和掌握的數據庫軟件；此外所選取的軟件應能對要收錄的信息的存儲形式進行方便、快速的收錄和查詢。因此，科研型班組知識庫管理系統可采用Off i ce辦公套件組件之一的Access數據庫類型進行二次開發設計。

2.數據庫的設計原則

數據庫設計的優劣會導致它們之間的數據存儲效率有很大差別，所以在設計數據庫時必須遵循一定的設計原則。在數據庫中，表是存儲數據的基本“容器”，因此數據庫的設計原則都是針對表而言的，包括字段唯一性、記錄唯一性、功能相關性和字段無關性四個方面。

數據庫的設計一般包括確定數據庫的創建目的、功能模塊、數據庫包含的表、確定表關系以及編程和測試數據庫等步驟。

四、知識庫管理系統的構建

以Access數據庫類型為軟件開發平臺，科研型班組知識庫管理系統數據庫設計的首要工作是對數據庫的功能需求進行具體的分析，并根據需求分析確定該系統的功能流程圖以及所包含的表；隨后在所建立表的對象基礎上創建窗體等對象，實現該數據庫的各種功能；最后可以設置啟動選項，并將數據庫系統生成為ACCDE文件實現數據庫系統的集成。

1.功能模塊分析

科研型班組知識庫管理系統主要包括三大核心功能模塊和兩大管理模塊，如圖1所示。

對應科研型班組的三大職能，班組科研項目資料管理模塊的功能是對班組科研項目任務產生的具有共享價值的資料進行管理；班組建設管理模塊的功能是對班組建設方面的資料進行管理；外界信息管理模塊的功能是對需班組內化的外界信息的資料進行管理。

從管理角度考慮，用戶登錄模塊的功能是對操作數據庫的用戶進行身份驗證，只有擁有權限的用戶才能操作該數據庫系統，保證數據庫系統的安全性；綜合處理模塊的功能是以提升班組綜合管理水平為目標，對班組三大核心功能模塊中的信息進行綜合統計分析后，梳理出不同需求的綜合管理信息，為班組管理工作快速提供統計表格或數據，如班組年度建設成果的統計除了對班組建設模塊中的信息統計外，還包括科研管理模塊中項目成果信息的統計。

2.關于數據表的分析

根據對科研型班組知識管理系統的分析，可以得出該數據庫系統主要包含15張表，分別是科研項目資料管理方面的項目基本信息、項目技術資料、項目成果、技術秘密等4張表，班組建設管理方面的組員信息、設計工具及規范、規章制度及發展規劃、標準、論文、模板等6張表，外界信息管理方面的室級發布信息、質量信息、專題培訓信息、外界信息系統、其它信息等5張表。該數據庫系統通過三大核心功能模塊中的這些數據表來全面、系統地保存和管理班組信息。

出于對數據庫的設計原則、快速查詢及管理各方面的綜合考慮，這些數據表中具體包含的字段信息除了文件全文外，還應包含信息ID、人員、時間、項目等管理信息。為將信息以文件的原始形式直接錄入系統，實現數據錄入操作的簡便快捷性，應將這些數據表中的信息全文字段設置為附件格式的數據類型。

3.系統創建實踐

基于上述分析，筆者所在的總體科研型班組對班組知識庫管理系統進行了創建實踐。該系統對15張數據表進行了全面創建，并在這些數據表的基礎上，根據查詢需要創建了部分查詢窗體，如系統中創建的人員研制項目查詢窗體可方便快速地對某個班組成員所從事過的研制項目進行查看。此外系統還創建了系統登錄窗體，以對用戶進行身份驗證，從而保證數據庫系統的安全管理。同時，通過該系統項目技術資料數據表中信息的錄入環節，對班組承擔的部分項目涉及的上百份資料進行了收集、梳理和錄入，在項目成果數據表中錄入了組內成員完成的近百項科研成果。目前，系統錄入信息量已初具規模。

該系統經組內試用，反映出可操作性強，極大地方便班組內信息資源的共享和管理，使班組工作效率得到了明顯提高。例如，按所屬項目代號或所屬項目名稱字段對信息進行篩選，系統能快速給出所查項目在系統中包含的所有技術資料；按成果獲取時間字段對信息進行篩選，系統能快速給出所查年度包含的所有成果信息，很好地體現了信息的時效性和系統的信息統計管理功能。

班組知識庫管理系統結合班組實際，使班組知識呈現有序化，為班組成員間知識共享和班組管理能力提升提供了良好的平臺，相信在長效的管理機制引導下，以員工不竭的知識創新為源泉，這一平臺將會為班組組織帶來極大的便利，為企業帶來明顯的成效。

圖1 科研型班組知識庫管理系統的功能模塊