淺析企事業單位聲像檔案的管理

厲丹

企事業單位的聲像檔案是指企事業單位各部門或個人在社會實踐活動中形成的對國家、社會和本單位具有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是企事業單位檔案的重要組成部分。

一、聲像檔案的收集

隨著社會的發展及辦公條件的改善，在企事業單位各部門工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們必須盡心盡責，做好聲像檔案的收集、整理、歸檔、利用工作。

1、收集范圍

（1）反映企事業單位的主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；

（2）各級領導人和著名人物參加的與企事業單位有關的重大活動的聲像資料；

（3）企事業單位有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。

（4）涉及企事業單位和本系統權益的聲像資料。

（5）其它單位形成的與本企事業單位有關的重要聲像資料。

（6）其它具有保存價值的聲像資料。

2、收集時間

（1）企事業單位的聲像檔案資料應在形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。

（2）檔案部門應隨時收集零散的具有保存價值的聲像資料。

3、收集要求

（1）錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片（含底片）和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。

（2）接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件；

（3）聲像資料的內容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。

二、聲像檔案的整理

聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統起來，便于保管和利用。

1、分類、編號

（1）照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內編流水號。

（2）錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代——問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。

（3）編注與其他載體檔案相聯系的參照號。

2、保管期限

聲像檔案的保管期限，應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

3、文字說明的編寫

聲像檔案的文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等。編寫文字說明的要求：

（1）準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；

（2）照片的自然張（內容相近的亦可以若干張）編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明；

（3）文字簡潔、語言通順；

（4）時間用阿拉伯數字表示。

三、聲像檔案的保管

聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。

1、保管條件

（1）底片、膠片庫溫度應保持在13-15℃之間，相對濕度應保持35%-45%；

（2）照片庫溫度應保持14-24℃，相對濕度應保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫度應保持18-24℃，相對濕度應保持40%-60%；

（3）底片冊、錄音、光盤檔案盒、錄像帶、攝像帶應立放，盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。

2、檢查、銷毀和統計

（1）對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次；

（2）歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經過鑒定，征得歸檔單位同意，報經主管領導審批，登記造冊。

（3）建立健全聲像檔案統計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用等工作。

四、聲像檔案的開發利用

1、編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。

2、建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴格審批手續，根據聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。

3、聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經主管領導批準后，方可限期外借。

4、在不影響保密的前提下，可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等。

五、聲像檔案存在的問題

1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理。很多單位和部門的聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。

3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，很多單位和部門都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。

六、做好聲像檔案管理工作的對策

做好聲像檔案的管理工作，對于實現企事業單位的經營戰略，提高管理效率等具有深遠的意義和影響。

1、加強宣傳、提高檔案意識。領導的重視是做好聲像檔案工作的重要保證。一是要積極宣傳，引起各單位領導和部門的廣泛關注，從而提高全單位，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二是要結合本單位中心工作，通過聲像檔案，有聲、有色地宣傳單位和個人的先進事跡，發揮聲像檔案自身的宣傳教育作用。

2、加強管理，制定辦法。建立健全各項規章制度，強化規范管理，對聲像材料從收集、整理、保存、歸檔到移交都要制定嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用要做出明確規定。要確保有關法規和制度落到實處，制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，以確保聲像檔案歸檔質量。

3、結合實際，創造條件，力求妥善保管。從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。檔案部門要結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。一是聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；二是要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；三是錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（作者單位：中國電子科技集團公司第五十三研究所）endprint