淺析企事業(yè)單位聲像檔案的管理

厲丹

企事業(yè)單位的聲像檔案是指企事業(yè)單位各部門或個人在社會實踐活動中形成的對國家、社會和本單位具有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是企事業(yè)單位檔案的重要組成部分。

一、聲像檔案的收集

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在企事業(yè)單位各部門工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們必須盡心盡責，做好聲像檔案的收集、整理、歸檔、利用工作。

1、收集范圍

（1）反映企事業(yè)單位的主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；

（2）各級領導人和著名人物參加的與企事業(yè)單位有關的重大活動的聲像資料；

（3）企事業(yè)單位有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。

（4）涉及企事業(yè)單位和本系統(tǒng)權益的聲像資料。

（5）其它單位形成的與本企事業(yè)單位有關的重要聲像資料。

（6）其它具有保存價值的聲像資料。

2、收集時間

（1）企事業(yè)單位的聲像檔案資料應在形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。

（2）檔案部門應隨時收集零散的具有保存價值的聲像資料。

3、收集要求

（1）錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片（含底片）和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。

（2）接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件；

（3）聲像資料的內容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。

二、聲像檔案的整理

聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。

1、分類、編號

（1）照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內編流水號。

（2）錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代——問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。

（3）編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。

2、保管期限

聲像檔案的保管期限，應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

3、文字說明的編寫

聲像檔案的文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等。編寫文字說明的要求：

（1）準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；

（2）照片的自然張（內容相近的亦可以若干張）編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明；

（3）文字簡潔、語言通順；

（4）時間用阿拉伯數字表示。

三、聲像檔案的保管

聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。

1、保管條件

（1）底片、膠片庫溫度應保持在13-15℃之間，相對濕度應保持35%-45%；

（2）照片庫溫度應保持14-24℃，相對濕度應保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫度應保持18-24℃，相對濕度應保持40%-60%；

（3）底片冊、錄音、光盤檔案盒、錄像帶、攝像帶應立放，盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。

2、檢查、銷毀和統(tǒng)計

（1）對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次；

（2）歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經過鑒定，征得歸檔單位同意，報經主管領導審批，登記造冊。

（3）建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用等工作。

四、聲像檔案的開發(fā)利用

1、編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。

2、建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴格審批手續(xù)，根據聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。

3、聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經主管領導批準后，方可限期外借。

4、在不影響保密的前提下，可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等。

五、聲像檔案存在的問題

1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理。很多單位和部門的聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。

3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，很多單位和部門都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。

六、做好聲像檔案管理工作的對策

做好聲像檔案的管理工作，對于實現企事業(yè)單位的經營戰(zhàn)略，提高管理效率等具有深遠的意義和影響。

1、加強宣傳、提高檔案意識。領導的重視是做好聲像檔案工作的重要保證。一是要積極宣傳，引起各單位領導和部門的廣泛關注，從而提高全單位，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二是要結合本單位中心工作，通過聲像檔案，有聲、有色地宣傳單位和個人的先進事跡，發(fā)揮聲像檔案自身的宣傳教育作用。

2、加強管理，制定辦法。建立健全各項規(guī)章制度，強化規(guī)范管理，對聲像材料從收集、整理、保存、歸檔到移交都要制定嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用要做出明確規(guī)定。要確保有關法規(guī)和制度落到實處，制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，以確保聲像檔案歸檔質量。

3、結合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管。從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。檔案部門要結合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務之急。一是聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；二是要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；三是錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（作者單位：中國電子科技集團公司第五十三研究所）endprint