淺議基層醫院檔案管理的規范化

李亞強

摘 要：醫院檔案主要是利用文字、圖像等形式記錄醫院的發展歷史，在日后諸多活動開展中均具有一定的借鑒意義。因此，醫院管理人員加強對醫院檔案的管理工作，促使其呈規范化發展。

關鍵詞：基層醫院；檔案管理；問題；對策

醫院檔案的管理是準確真實地反映醫院發展的真實歷史記錄，是醫院現代化建設不可分割的重要組成部分，對醫院現代化建設極為重要。醫院檔案管理工作從內容上包括：收集、整理、鑒定、保管、統計、利用；從類別上分為：病歷、設備、人事、文書、圖書、建設、科研、財務等方面。受到管理意識薄弱、管理制度有待完善、管理素質有待提高等因素的影響，我國的基層檔案管理工作還有待進一步發展。因此，基層醫院必須改變傳統的管理理念，由檔案室對各科室的檔案進行統一管理，同時加強對檔案管理人員的培訓，提高其專業素質，該方式不僅能夠避免醫院檔案出現丟失的現象，有利于促使其滿足醫院發展的需要。

1.基層醫院檔案管理存在的問題。

1.1 檔案管理人員專業知識差

從縣到鄉鎮都沒有專職的檔案管理人員，一般都是所在單位辦公室人員、會計或后勤人員等兼職，人員素質參差不齊，專業知識不強，知識面狹窄，結構不合理，學歷低，管理水平和服務質量不高等，這些問題的存在都不適應新形式下的檔案管理和發展。

1.2 檔案管理機制和設備不健全

1.2.1 管理水平不高，管理制度不完善。管理人員對檔案管理的認識不足，投入經費少，規章制度不健全，管理工作質量不高，給檔案的科學化管理和標準化執行帶來了很多不利的因素。

1.2.2 硬件投入不足。某些基層衛生單位主觀認為只要有個空間可以存放資料就可以了，只要材料擺放整齊，夠用，擺得下就一切順利了，正是因為這種觀念造成檔案室設備不齊全、陳舊、疏于管理，從而導致霉變、蛀蟲，極大地影響了檔案資料的完整性。

1.2.3 制度不健全。沒有統一的管理制度，沒有制訂檔案室工作職責和查閱制度，沒有明確檔案工作人員職責，從而導致格局混亂。雖然建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴，致使很多重要檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等工作出現不可彌補的漏洞。

1.2.4 檔案管理技術有待提高

隨著信息技術的發展，計算機逐漸在人們日常生產和生活中得到了廣泛的應用。然而，基層醫院受到其發展水平以及方案管理資金的投入，檔案管理技術仍停留在以往的手工檢索階段，一定程度上抑制了其發展進程[1]。

2.提高基層醫院檔案管理的措施

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質

相關調查研究表明，檔案管理人員的素質與檔案管理的質量存在直接關系。因此，醫院必須重視培養管理人員的工作素質的培養，不斷提高醫院檔案管理的質量。本文人員可從以下幾個方面進行檔案管理：一是定期對檔案人員進行業務培訓，上級部門應定期舉辦相關知識培訓，學習上級文件，不僅有利于提高各科室工作人員的檔案管理意識，還有利于其了解業務知識，以適應新形勢下發展的需要；二是鼓勵檔案管理人員外出進修學習，提高專業素質，解決專業性不強的問題。

2.2 健全各項規章制度

根據檔案管理的需要，結合基層醫院的實際情況制定集中統一的管理《實施細則》，明確職責，完善檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密、庫房管理制度，使檔案工作各個環節的運行有章可循[2]。保證各科室的檔案管理人員嚴格按照該標準進行檔案管理，減少檔案丟失、破損的發生幾率。

2.3 實現檔案管理的現代化

檔案管理工作現代化表現在多個方面，不僅是先進設備的設置，還包括管理技術和管理思想的現代化，工作標準化。新時期現代化的管理離不開現代化的設備，但是工作標準化、規范化是實現現代化管理的前提。因此，醫院管理人員必須轉變傳統的管理理念，在加強對檔案管理的同時，還應加強對其的開發工作，例如，與其他基層醫院進行檔案管理成果的共享、開發利用現有的檔案資源、進行專題研究等，促使基層醫院管理工作的橫向發展，使其更好地為醫院工作服務。

2.4 檔案管理內容的規范化

醫院檔案管理非常復雜，造成很多基層醫院進行檔案管理期間，沒有統一的參照標準對其進行分類等，一定程度上增加了后期檔案檢索的難度。因此，基層醫院必須對目前檔案管理中存在的問題進行分析，并制定明確的檔案管理標準，對檔案進行分類，例如：病歷檔案、聲像檔案、文書檔案、印模檔案等[3]。同時，還應加大資金投入，引進現代化的管理技術，將存在聯系的檔案進行歸類整理，充分保證其完整性。本文認為，利用現代化技術急性檔案管理，不僅能夠減輕檔案管理的人員的工作強度，還能夠對的檔案進行有序、有效的管理，對促進醫院檔案管理的規范化發展具有重要意義。

3.結束語

這些規范化管理都離不開先進的技術，尤其是現代化管理中計算機的技術、光盤技術等先進技術的應用，更少不了懂得先進技術的人才。只有先進的設備，先進的技術、懂得先進技術的人才和先進的思想相結合起來，才能真正實現新時期檔案管理的現代化。

參考文獻：

[1]李靜.淺議基層醫院檔案管理的規范化[J].中國保健營養，2012（14）：2915-2916.

[2]肖榮芬.當前基層醫院檔案管理存在問題及對策[J].中國醫藥科學，2011（14）：149-151.

[3]胡慶宏.基層醫院檔案管理現狀分析與對策[J].中國當代醫藥，2012（13）：153-154.endprint