用VLookup函數快速填制數據

郭婷婷

信貸業務申報材料的書寫過程中經常需要填寫大量的財務數據，很多表格都是同一財務報表中數據的反復填制與引用，有沒有比較有用的方法來減輕人工重復錄入數據的工作量，從而節省精力去分析其他更重要的相關財務指標。經過筆者的摸索，發現了一個比較好用的函數，在日常的數據錄入過程中，可以節省較多的時間和精力。

日常工作中，當收集了客戶的財務報表，審核完成后，先錄入clpm系統之中，以此為依據，來開展其他的過程。以公司類客戶額度授信申報書的書寫過程為例，其中所要填寫的表格不下10張，再一遍遍的重新計算輸入，費時費力，還容易出錯。這時，我們可利用excel表格，首先將clpm中的數據導出來，如下表所示：

然后再將申報書中的表格粘貼過來至excel中的同一工作薄的同一工作表，從申報書中取一張表格以做說明，如下表所示：

可在E2中，輸入如下函數：

Range（“E2”）=vlookup（D2，$A$1：$C$84，3，false）

解釋與說明：Vlookup函數的語法格式為：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup），該函數共有四個參數，四個參數的說明如下：

第一，Lookup_value為需要在數據表第一列中進行查找的數值。Lookup_value可以為數值、引用或文本字符串。表格所要填制的目的是在E2單元格中輸入該公司2011年度的總資產科目的數值。即我們要在A1：C84的范圍內搜尋科目為總資產所對應的值，即Lookup_value的值為D2。值得注意的是，Lookup_value是一個很重要的參數，它可以是數值、文字字符串、或參照地址。我們常常用的是參照地址。用這個參數時，需注意參照地址的單元格格式類別與去搜尋的單元格格式的類別要一致，否則的話有時明明看到有資料，就是抓不過來。特別是參照地址的值是數字時，最為明顯，若搜尋的單元格格式類別為文字，雖然看起來都是123，但是就是抓不出東西來的。所以，格式類別在未輸入數據時就應先確定好，并與所抓取的目標區域的格式一致。

需要說明的是：因為第一張表中對于資產的描述為“資產合計”，而第二張表中為“總資產”，這樣搜尋起來無法精確對應，因此，在第二張表中獲取數據之前，應先將“總資產”改為與表一中對應的“資產合計”。同理，第二張表中的D3、D4應改為“所有者權益合計”、“產品銷售收入”。

第二，Table_array為需要在其中查找數據的數據表。使用對區域或區域名稱的引用。在這里輸入$A$1：$C$84，采用絕對引用的方式，以保證在下拉填充其他單元格的時候，能夠引用相同區域的單元格。這是因為excel表格默認采用相對引用，若不設置為絕對引用，則我們下拉填充的過程中，E3單位格搜尋的范圍就變成了A2：C85，不能夠固定搜尋范圍，導致搜尋范圍發生偏差。

第三，col_index_num為table_array中待返回的匹配值的列序號。col_index_num為1時，返回table_array第一列的數值，col_index_num為2時，返回table_array第二列的數值，以此類推。如果col_index_num小于1，函數VLOOKUP返回錯誤值#VALUE！；如果col_index_num大于table_array的列數，函數VLOOKUP返回錯誤值#REF！。這里所填數值為3，表示所選擇單元格區域的第三列數據，即尋找對應的2011年度的財務數據。

第四，Range_lookup為一邏輯值，指明函數VLOOKUP查找時是精確匹配，還是近似匹配。如果為false或0，則返回精確匹配，如果找不到，則返回錯誤值#N/A。如果range_lookup為TRUE或1，函數VLOOKUP將查找近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數值。這里所填數值須為False，以精確查找其唯一對應的值。

其后，再下拉填充柄，以填完所有的單元格。最后將完成的單元格復制、粘貼回申報書中即可。

還有一點是關于VLOOKUP的錯誤值處理。如果找不到數據，函數總會傳回一個這樣的錯誤值#N/A，如果不想出現這樣的值，在excel2003中我們可運用if函數結合iserror函數來處理，在excel2007及以上版本中可直接調用iferror函數來處理，以便返回0值或是空值。