淺談做好企業辦公室行政事務管理

趙春梅

摘 要：隨著經濟全球化的深入發展，辦公室已成為企業綜合性的管理服務機構。辦公室作為行政機構的核心機構之一，擔負著企業維系內外聯系，保障各項事務有序運行的重要作用。其人員素質的高低和政策運行的通暢程度直接影響著企業的工作效率。為了提高企業的管理效率，就必須要建立健全企業的管理制度，加強綜合協調能力；提高人員的綜合素質；協調辦公室人際關系；加強創新思維建設高效隊伍；同時還要完善激勵機制，努力營造良好的工作環境，提高工作效率。

關鍵詞：辦公室管理；制度改革；工作效率；企業向心力

企業辦公室是企業處理日常行政事務的主要運行機構，在企業中具有協調內外，承上啟下的重要作用，同時也是輔助企業領導進行重大決策的參謀。因此，本文結合自己的工作及現代企業的普遍現狀及問題為基礎，并在此基礎上探討辦公室管理工作的優化及完善的途徑。

一、企業辦公室行政管理的職能

（一）企業辦公室具有重要的協調內外關系的職能。企業辦公室是企業行政管理中的中間環節，是將企業領導及不同職能部門的員工進行有效連接的重要橋梁，其最大的功能就是讓公司上層的信息順利傳達給下層，將公司基層員工的需要和意見轉達給上層的管理者，同時還具備統領全局的職能，可以說是企業指揮、決策及執行的有效協調部門。在這個過程中，辦公室需要將辦理的各類信息進行分類匯總，以確保這些信息的準確性和條理性。與此同時，辦公室還必須承擔對企業基層組織運行狀態的監督管理工作，并將工作中出現的問題進行協調處理，確保日常事務辦理的效率。

（二）辦公室管理具備重要的輔助領導決策職能。作為企業的中樞機構，企業辦公室肩負著輔助領導決策的重要職能。企業辦公室日常行政事務中需要為領導分擔工作，減輕公司領導的工作壓力。一方面，由于企業辦公室平時接觸的人員較多，既有基層員工，又有高層管理者，在長期的積累中，企業辦公室成為各階層、各部門信息傳達與反饋的重要場所。這為企業領導在籌劃相應得發展方向與戰略策略方面提供了基本的信息與參考。另一方面，企業辦公室在日常工作中需要解決基層員工的諸多問題，比較了解員工的工作生活狀態、工作需求和工作期望。因此，可以為領導的行政策劃與調整提供有效的信息。

由以上可知，辦公室管理的參謀性功能，主要體現在四個方面：第一，辦公室需要將各種信息及時、準確且全面的提供給企業的領導，為其進行決策提供有效的信息參考；第二，辦公室管理需要在各種調查研究的基礎上進行，為企業的中心工作提供可靠依據；第三，辦公室管理工作所起草的各種重要文件，需要準確清晰的表達領導者的真正意圖，促進領導者的各種重要決策能夠順利推行；第四，辦公室管理工作需要對企業中各種重大事件的處理提出針對性的建議。

（三）辦公室管理具有體現企業文化功能 。企業辦公室是企業文化展示的窗口，是企業文化踐行的重要機構。企業管理層所制定的企業文化只有通過行政管理的手段才能實現。企業辦公室不僅是企業文化的執行者，同時也是保證企業文化體現其真正意義的監督者。只有讓企業內部和社會公眾充分感受和認可企業文化，才能從精神層面上提高員工對企業的認可度和社會對企業的認可度，從而樹立企業的效益和口碑。

（四）辦公室具有“潤滑劑”職能。企業辦公室作為一個綜合性服務機構，不僅在業務上需要對各項業務活動進行及時的銜接和準確的溝通，還必須對來訪者進行友好接待，記錄來訪者的信息，引導來訪者解決相關問題并及時反饋給相關人員。只有對辦公室的職能和地位有充分的認識，才能做好工作，才能服務于基層、服務于領導、服務于企業；才能促進辦公室各項工作健康有序的進行，提高企業效率，樹立良好的企業形象。

二、企業辦公室行政管理的特點

（一）服務性：辦公室的行政管理工作是服務企業高層與基層的中間機構。因此它具備的最基本的特點，就是服務性。對于辦公室的行政管理人員而言，他們每天除了要完成各種各樣繁雜的工作以外，還要和企業中各階層，各部門的人員進行溝通與協調，為其他部門或成員提供相應的服務。所以，從這些地方我們也不難看出，行政管理部門實質上就是一個服務部門，它主要體現在以下幾方面：首先，為領導服務。辦公室行政管理的主要工作，就是做領導的助手，幫助領導完成工作，保證工作得以順利開展。其次，為各部門服務。除了做領導的參謀以外，辦公室的行政管理部門還應該與各個部門之間保持密切聯系，相互溝通、相互協調，完成份內的一切事務。最后，為員工服務。辦公室的行政管理部門擔負著企業的行政管理職能，所以有責任和義務為企業的所有員工創造一個良好的工作環境。出于這樣的原因，辦公室的行政管理部門更要盡力了解員工的日常需要，幫助企業員工解決好他們在日常工作中的實際困難，激發員工的工作熱情，提高員工的工作效率，從而進一步將辦公室的服務性特點落到實處。

（二）雜亂性：在日常工作中，企業的大小行政事務都需要經過辦公室行政管理部門。從表面上看，辦公室行政管理部門所做的似乎都是一些較為雜亂的小事，但這些雜亂、瑣碎的小事卻是企業各項工作得以順利開展的基礎，如果在細節上沒處理好，就會直接影響到企業的工作秩序、工作效率和工作質量，久而久之必將影響企業的發展。在整體的辦公室行政管理工作當中，一定要注意細節，處理好各種各樣復雜的工作。因為正如前面所說，行政管理工作在各個部門之間起到相互連接、相互溝通的重要作用，在每一個環節上都應該認真仔細，防止失誤。

（三）困難性：對于辦公室的行政管理而言，其任務多、時間緊、目標不明確的特點，決定了辦公室行政工作實施困難性。所以，工作具有困難性，這一特點主要體現在以下三個方面：

第一：職責范圍廣。辦公室作為企業的管理中心，具有統領全局，綜合性強的特點。辦公室的管理工作涉及到企業工作的方方面面，上至安排領導的會議，下至購發辦公用品、乃至打掃環境衛生、澆花除草，所有的事務幾乎都是辦公室來完成的。為了讓工作順利進行，不論是在服務領導方面還是服務基層員工方面，都要做足充分的考慮，不能懈怠，稍有不慎，將直接影響到企業的整體工作。第二：協調溝通。企業辦公室具有信息溝通、協調關系的管理職能。對內，辦公室的行政管理人員既要處理好上下級之間的關系，還要處理好同級之間的關系。對內要對企業出現的各種問題進行妥善處理，增加企業的向心力，對外要處理好與相關企業之間的關系，樹立企業的良好形象。第三：應變能力要求高。辦公室的行政管理工作范圍廣，種類多，基礎性強。這些特性決定了辦公室行政工作，隨機事件多，可預見性弱，任務剛性強，不論存在多少困難，時間多么緊迫，各種任務都必須保證按時完成，且不出差錯，令對方滿意。endprint

三、企業辦公室行政管理的問題

企業辦公室作為企業行政管理的核心部門，其工作內容最主要的特點就是繁、雜。因此，在日常工作中會出現各式各樣的問題：

第一，企業辦公室共同存在的第一個問題就是管理者的能力與素質問題。盡管企業辦公室管理人員都具有一定專業背景，并且經過了培訓，但很多人依舊存在著工作責任心不強和綜合素質有待提高的問題。主要表現在以自我為中心、服務意識差，不能依據企業的整體情況實施具體的工作策略，無法為領導提供可行的建議、無法為企業員工提供有效的服務。 第二，企業辦公室工作人員所處理的信息繁多，工作壓力較大，人員流動性過高，缺乏積極性。通常辦公室工作人員每天都要對各種繁雜的信息進行分類總結和歸類，并且需要花費相當多的精力和時間跟進項目。如果對相關的事務處理不佳，一方面可能會受到領導的責怪，另一方面也可能會受到企業員工的誤解，導致心理壓力大、作積極性降低，加速辦公室工作人員的流動性，提高辦公室工作的時間成本，降低工作效率。 第三，企業辦公室的協調組織能力效率偏低。雖然目前每個企業都已經建立了包括薪酬、人事和現代企業文化等方面的各種管理制度，但是在具體的管理工作中，經常會遇到制度落實和具體事務之間存在沖突的問題。很多企業的辦公室管理人員都無法科學高效地協調好所出現的具體問題和沖突，需要通過各種復雜的程序才能解決問題，效率低下?？傊?，企業辦公室的管理者、普通員工，作為企業制度執行者，在組織協調方面總是表現的差強人意。需要我們從制度和具體的行為上不斷的調整。

四、企業辦公室行政管理的改良方法

（一）提高服務意識注重服務主動性。企業辦公室行政管理人員是辦公室日常事務的具體執行者，其工作能力與態度不僅與企業行政事務處理的效率相關，同時也是企業形象得以良好展示的關鍵。因此，在日常工作中不僅要加強培訓，還要樹立良好的服務意識，注重服務的質量。端正自己的服務態度，變被動服務為主動服務，體現行政管理的服務性特點，從而從根本上提高服務意識與服務質量。

（二）加強綜合協調能力。企業辦公室行政管理機構是企業各項活動的紐帶，是確保政令通暢，上傳下達的重要機構。企業辦公室每天面臨著各種突發或繁雜的工作，只有加強辦公室的綜合協調能力，建立權威高效，運轉自如的協調機制，才能更好的確保企業計劃目標和工作任務的落實。

（三）協調辦公室人際關系，注重團結合作形成優秀管理團隊。辦公室管理工作是以人的執行與組織為主體的，因此，辦公室管理工作的優化與完善也必須始終將人的需求放到第一位上。促進員工之間建立一種良好的工作關系，提升企業員工的凝聚力、向心力，加強員工思想觀念的提升和工作作風的規范，為企業各項工作的開展提供保障。

（四）工作創新是核心，建設高效隊伍?，F代企業辦公室管理的核心是為企業發展提供服務，推動企業各個部門工作可以穩定有序的落實開展。所以，從工作思路上來看，辦公室管理必須不斷的推陳出新，對現有的管理方式進行新的改善，挖掘不同員工的工作潛能，調動員工的工作熱情與積極性。

創新是一個不斷學習的過程，是在知識的積累與運用的基礎上實現的，在知識經濟社會，辦公室人員應清醒地認識到，只有加強學習，更新認識才能更好勝任工作。我們要學習政治理論、學習辦公業務、學習別人的思想和經驗，以此來豐富我們的思想，改變我們的知識結構、增強我們的各項技能、提高我們的精神境界，才能真正的實現我們的創新。我們只有不斷的解放思想、勤于思考、勇于實踐、提高創新能力，才能建設高效的管理人員隊伍，使辦公室行政管理更規范更有效。

（五）激勵機制是保障，提高工作效率。完善激勵機制，一方面，可以推行具有彈性的薪酬管理制度與人事管理制度，為辦公室員工提供有效的，實現自身價值的平臺。另一方面。作為管理者，還要從不同角度與具體情況出發，以人性化的管理模式為基礎，協助解決員工在實踐工作中所遇到的各種難題，力求做到想員工之所想、急員工之所急，解決員工的后顧之憂，使其能夠全身心地投入到日常的崗位工作當中，從而來共同營造良好和諧的工作氛圍，降低人才的流動性。只有這樣才能從根本上提升辦公室的工作效率。

（六）提高辦公室行政管理人員的素質。行政事務工作涉及面廣，如不加強學習、更新知識就無法勝任工作。辦公室管理人員具備高素質的管理能力，是辦公室工作輔助企業領導進行企業管理的基本要求。企業要對辦公室管理者的綜合素質進行提升，在工作能力方面，企業要積極拓展各種有利條件，安排和組織辦公室管理人員進行專業的培訓，并確保辦公室人員能夠樹立嚴格規范的工作態度，培養高效專業的組織能力，調動辦公室人員的積極性，提高綜合管理素質。在內在修養方面，要加強學習，不斷提高自身素質，轉變管理者的工作觀念，樹立為員工服務的意識，提升工作的服務質量，提高企業辦公室工作的水平與質量。在理論基礎與思想水平不斷提升的基礎上還要注重管理者的自身形象 ，做到干凈整潔不邋遢懶散。

（七）建立健全辦公室的管理制度。建立健全辦公室的管理制度，是為了規范企業員工、提高工作效率。是以公司管理層的總體意愿和日常工作中基層員工反映的具體問題進行綜合協調而制定的。并以此為依據對人事、財務、薪酬等制度進行完善和調整，從根本上確立辦公室行政工作的合理參照，使辦公室工作做到有制度可依，有制度可循。只有建立健全辦公室的管理制度，才能杜絕辦公室腐敗，使辦公室的管理更加透明。

五、結束語

企業辦公室管理作用能否有效發揮，需要每個工作人員從一件件看似平凡的“小事”做起，“聚沙成塔、積腋成裘”，形成群體的巨大功能。辦公室工作無小事，制發一個檔案，起草一個講話，安排一次會議，打一個電話，都可以凝聚人心，構建和諧，提振士氣，促進發展。所以在現有的市場環境下，只有將管理工作的水平提高，做好辦公室的管理工作，才能更好的維持企業內部管理的整體質量，推進企業各項管理及業務活動的有序開展。

隨著現代化企業的發展需求，以及企業管理制度的創新，企業辦公室管理工作，面臨著前所未有的挑戰。要提高企業核心競爭力，實現企業的發展目標，就需要不斷解放思想，開拓創新，推動企業辦公室管理工作的健康發展，開創企業高效發展的新局面。

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