高職院校設(shè)備采購管理淺析

吳平

摘 要：就當(dāng)前國家對高職教育事業(yè)重視的同時，加大對高職教育的投資，各高職院校在教學(xué)、科研設(shè)備方面的投入也隨之增加，設(shè)備采購量加大，設(shè)備采購管理部門在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下如何做好設(shè)備采購管理工作提出自己的想法。

關(guān)鍵詞：高職院校；設(shè)備采購；管理

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）13-0177-02

隨著國家對高職教育的重視，高職教育經(jīng)費投入力度逐年加大，高職院校獲得多種渠道的經(jīng)費投入，對教學(xué)、科研設(shè)備的需求量大幅度增加，設(shè)備采購管理部門的地位、作用突顯出來。作為高職院校的設(shè)備采購管理部門，要最大限度地發(fā)揮投資效益，有效防止重復(fù)購置，要研究市場，適應(yīng)形勢，跳出固有的模式，以現(xiàn)代的、科學(xué)的思想管理采購。

一、重視采購計劃管理

這里說到的計劃，絕非計劃經(jīng)濟(jì)時代的計劃，那時是市場上物資匱乏、品種單一、價格單一、企業(yè)是計劃生產(chǎn)、計劃經(jīng)營，包括學(xué)校在內(nèi)都是經(jīng)費短缺且統(tǒng)配統(tǒng)管，設(shè)備采購的程序一定是制定計劃、爭取計劃和執(zhí)行計劃，也就不講究采購方式了。而現(xiàn)在是市場經(jīng)濟(jì)時代，市場活躍、商品豐富、供貨渠道多樣，同時高職院校對設(shè)備經(jīng)費的投入大幅度增加，從緊缺到寬松，感覺計劃好像已經(jīng)遠(yuǎn)離我們，隨要隨買，不愿再受計劃的限制。但是總結(jié)近幾年高職院校設(shè)備采購工作的經(jīng)驗，計劃僅為擺設(shè)，自由購買，已造成學(xué)校內(nèi)部設(shè)備管理的混亂局面，突出表現(xiàn)為同一時期、同樣設(shè)備的同種型號或同樣配置重復(fù)采購、價格多樣。管理部門從大局出發(fā)，計劃采購，一是防止盲目采購、重復(fù)采購，根據(jù)需求排出輕重緩急，有序地采購；其次是利用市場。現(xiàn)在，高職院校有很強(qiáng)的購買力，市場也看好高職院校，管理部門統(tǒng)籌安排好全校的總體采購計劃，盡可能集中全校各部門的需求批量采購或招標(biāo)采購，引入廠商間的充分競爭，利用量大的優(yōu)勢不僅可以降低價格，還可能爭取到更多更好的服務(wù)。同時，做好采購的計劃管理工作也是適應(yīng)政府采購、集團(tuán)采購所必需的。一樣是“計劃”這兩個字，現(xiàn)在賦予它的意義已不再是過去計劃經(jīng)濟(jì)時代的“計劃采購”的意義了，現(xiàn)在更強(qiáng)調(diào)的是它的科學(xué)管理意義，市場活了，市場也大，手中的錢多了，用好錢、購好物的學(xué)問也大了。

二、做好采購前論證工作

教育部教高[2000]9號文件要求高等學(xué)校購置貴重儀器設(shè)備要有可行性論證報告，且規(guī)定了具體論證內(nèi)容。論證是管理的手段，在采購前做好充分、細(xì)致的論證也是管理工作的體現(xiàn)，論證的目的并不是簡單的判定該買還是不該買，根據(jù)教育部的論證要求，通過專家組的論證，從第三者的審視角度，對設(shè)備的安全、品牌、規(guī)格、性能、價格等提出指導(dǎo)意見。貴重儀器設(shè)備在采購前，通過專家組論證闡明其先進(jìn)性和適用性，提出合理建議。貴重儀器設(shè)備大都是專用設(shè)備，不論是進(jìn)口還是國內(nèi)生產(chǎn)，使用部門申購時一般都說明是獨家生產(chǎn)，但是在采購前論證時，專家組通常都會對不同廠家的同類產(chǎn)品提出進(jìn)行各種要求的比較，比性能、比技術(shù)指標(biāo)、比價格，通過比較，才好選擇。管理部門溝通協(xié)調(diào)處理好論證提出的問題，比如設(shè)備購置的必要性，比如資源共享等等問題，這才是真正起到了論證的目的，發(fā)揮了管理的作用，為所申購的儀器設(shè)備創(chuàng)造出用好和管好的先行條件。高職院校聚集了各方人才，各專業(yè)學(xué)科專家濟(jì)濟(jì)，設(shè)備管理部門完全可以充分利用這得天獨厚的優(yōu)勢，建立專家?guī)欤鶕?jù)各使用部門申購設(shè)備門類，選擇相關(guān)專家組成論證工作組，在可行性論證的同時，又對設(shè)備的采購方式進(jìn)行規(guī)范的研究和討論，綜前所述，對設(shè)備管理工作同時起到科學(xué)和指導(dǎo)的作用。

三、健全嚴(yán)格規(guī)范的采購程序

在招標(biāo)采購過程中堅持公開、公平、公正原則，是對招標(biāo)人的一種社會監(jiān)督，同時也是加強(qiáng)招標(biāo)人自我保護(hù)的一項重要舉措。在招標(biāo)采購過程中，堅持嚴(yán)格的招標(biāo)采購程序，規(guī)范和約束招標(biāo)方的采購程序，不僅影響到學(xué)校的采購質(zhì)量，還與學(xué)校的采購工作在社會的影響有關(guān)系，直接影響到學(xué)校招標(biāo)采購工作的社會公信力。為確保招標(biāo)采購過程的公開、公平、公正，學(xué)校要建立健全規(guī)范的招標(biāo)采購程序，規(guī)定嚴(yán)格的發(fā)標(biāo)、回標(biāo)、評標(biāo)等程序，整個過程在學(xué)校設(shè)備招標(biāo)委員會的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督下按規(guī)范操作。標(biāo)書的發(fā)放要向全社會公布，公布時間一般不少于二十個工作日，在截止時間前投標(biāo)，收回的標(biāo)書應(yīng)是密封完好，開標(biāo)時當(dāng)眾檢驗標(biāo)書封條的完好性，少于三家投標(biāo)商，本次招標(biāo)視為無效。其中科學(xué)、公平、公正評標(biāo)，確定中標(biāo)單位是十分關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，在開標(biāo)前，評標(biāo)委員會要統(tǒng)一評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，從投標(biāo)商的資質(zhì)、綜合實力、產(chǎn)品的質(zhì)量、銷售業(yè)績及售后服務(wù)等方面擬定評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，有條件的盡量做到評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的量化，以確保評標(biāo)的公正、公平。根據(jù)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，評標(biāo)委員會對所購儀器設(shè)備的技術(shù)性能指標(biāo)、價格和投標(biāo)單位的綜合實力、技術(shù)水平、銷售業(yè)績、售后服務(wù)等各方面進(jìn)行比較，在確保產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量的前提下，爭取最優(yōu)惠的價格，為學(xué)校節(jié)約經(jīng)費。

四、建立健全有效的監(jiān)督體系

首先，學(xué)校的監(jiān)察審計部門在招標(biāo)采購中全程監(jiān)督。采購計劃的制定、論證和確定以及開標(biāo)、評標(biāo)等環(huán)節(jié)，都要請學(xué)校監(jiān)察審計部門參與。對于大型的、標(biāo)的額特別高的采購，還應(yīng)請公證機(jī)關(guān)進(jìn)行現(xiàn)場公證，以保證招標(biāo)采購活動的公開、公平、公正。其次，使用部門的參與是最直接、最有效的監(jiān)督。特別是教學(xué)儀器設(shè)備的采購，有較強(qiáng)的專業(yè)性。因此，使用部門參與設(shè)備招標(biāo)采購，既可以克服采購人員專業(yè)知識的某些欠缺，又增加了招標(biāo)采購的透明度。再次，招標(biāo)采購的信息向?qū)W校及社會公開，接受廣大群眾的監(jiān)督。對招標(biāo)采購的招標(biāo)書以及最后中標(biāo)的結(jié)果，利用校園網(wǎng)或在學(xué)校張貼公告等方式進(jìn)行公開，使招標(biāo)采購工作公開化，接受群眾的監(jiān)督。完整健全的制度、規(guī)范的操作程序和有效的監(jiān)督體系是做好高職院校設(shè)備招標(biāo)采購工作的基礎(chǔ)。同時還應(yīng)加強(qiáng)招標(biāo)采購管理人員自身的道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，使其盡職盡責(zé)，熟悉業(yè)務(wù)，具備一定的專業(yè)及法律知識，加強(qiáng)高職院校與政府采購機(jī)構(gòu)的溝通和協(xié)調(diào)，建立定期或不定期的信息交流制度、人員和崗位培訓(xùn)制度、專業(yè)或業(yè)務(wù)知識指導(dǎo)咨詢制度，以獲得業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、技術(shù)上的支持和信息上的共享，并充分利用其現(xiàn)有的技術(shù)、知識和信息平臺，以提高高職院校招標(biāo)采購的績效，保證高職院校招標(biāo)采購的質(zhì)量。

五、把好履行合同和檢查驗收關(guān)

合同的簽訂、執(zhí)行與驗收，是整個招標(biāo)采購工作的最后環(huán)節(jié)。合同所列條款要符合評標(biāo)會議紀(jì)要的內(nèi)容。要明確規(guī)定貨物的價款、付款方式、交貨時間和地點。還應(yīng)把供應(yīng)商的服務(wù)承諾、質(zhì)保金留取比例、留取時限、是否有贈送物品等一并寫進(jìn)。合同條款的擬定及合同草簽，由設(shè)備采購部門與供應(yīng)商共同完成。經(jīng)使用部門審核，由監(jiān)察、審計、財務(wù)部門簽閱后報主管校領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可執(zhí)行。甲乙雙方必須按照合同的約定，全面履行合同。為了保證合同的正常履行，在合同文本中必須詳細(xì)規(guī)定有關(guān)違約追究處理條款。一般追究違約責(zé)任的方式有：違約金和賠償損失等，根據(jù)履約的需要，雙方可協(xié)商選取適當(dāng)?shù)倪`約責(zé)任方式和金額，列入合同條款。學(xué)校監(jiān)審處或設(shè)備采購部門要對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。合同執(zhí)行完畢后，要組織有關(guān)專家和使用部門對合同的履行結(jié)果進(jìn)行驗收，以確定所提供的設(shè)備和服務(wù)是否符合要求。從以往合同執(zhí)行情況看，貨物的質(zhì)量問題是合同執(zhí)行的難點。因此，在訂立合同時，就要規(guī)定出明確詳盡的檢驗標(biāo)準(zhǔn)和方法。交貨后學(xué)校要對照標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行認(rèn)真的檢查、驗收，發(fā)現(xiàn)問題要在規(guī)定的期限內(nèi)，按合同提出索賠。

總之，高職院校儀器設(shè)備招標(biāo)采購工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。作為主管部門和技術(shù)物資管理人員，必須努力掌握市場經(jīng)濟(jì)條件下買方市場采購方式所必備的招投標(biāo)、合同、商務(wù)談判、市場調(diào)查及工程和服務(wù)等方面的知識和技能。不斷完善高職院校儀器設(shè)備招標(biāo)采購工作的管理體制和運行機(jī)制，逐步建立一個高層次、高水準(zhǔn)的儀器設(shè)備招標(biāo)采購運作體系，為高職教育質(zhì)量的提升和學(xué)校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

[責(zé)任編輯 安世友]