投資公司檔案管理創新模式研究

路娟

摘 要：在社會轉型的大背景下，投資公司需要大量的信息作為項目工程運營的支撐。對此，從檔案管理的基本情況出發，就如何做好投資公司檔案管理工作提出建議，旨在提高投資公司的市場競爭力。

關鍵詞：投資；檔案；管理；模式

中圖分類號：F272；G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）07-0109-02

隨著信息化技術和市場經濟的不斷發展，檔案管理的方法和模式也被深刻影響著，給檔案管理工作帶來了機遇和挑戰。投資公司以項目為核心，在管理國際化的發展戰略下，完善企業信息，完備企業服務，并通過對檔案管理模式的創新來推動社會經濟的發展，因此處理好檔案管理的問題顯得至關重要。

1 檔案管理的概述

“檔案”一詞在中國古代就已經存在了，對它的定義也是層出不窮，但是它的基本含義是相同的，即檔案是機關組織和個人在社會活動中形成的，被作為歷史記錄而保存下來的，可供日后考察所用的文字、圖像等其他形式的文件。

隨著檔案資料的逐步增多，檔案管理工作逐漸被大眾關注。檔案管理，顧名思義就是要用先進的科學技術和方法對檔案進行管理，包括對檔案收集、整理、保管和提供利用等，為人們提供最大的方便和更多的信息。而投資公司的檔案就是它的生產、經營和管理等各項活動過程和結果的真實記錄，是該公司設備和產品等有形資產產權的表現，同時也是專利、商標和市場信息等無形資產產權的載體。所以，在社會主義市場經濟體制逐漸成熟，檔案管理逐漸成為企業的重要組成部分的大背景下，對企業的管理模式進行改革迫在眉睫。

2 檔案管理模式創新的必要性

隨著我國社會主義市場經濟體制的建立和成熟，市場競爭也越來越激烈，為了在市場競爭中獲取有利地位，投資公司就必須改變原有的計劃模式，轉換經營方式，進行科學的管理。而檔案作為公司職工辛勤勞動的結果，對它的管理更值得探討，對它的管理模式進行創新也是必要的。同時，大量事實也證明了檔案在企業的管理中發揮著重要的作用，主要表現在以下幾方面：①檔案管理具有記錄、保存和管理的功能。使每一個投資者能夠充分了解自己投資和收益的情況，從而對投資公司保持信任的態度。②檔案管理可以為公司的決策和管理提供依據和保障。對于一個投資公司來說，其決策直接影響著投資者的收益/虧損，這時信息就顯得與人才、資金同等重要。沒有經過市場調查獲得的數字信息和檔案信息作依據，公司的管理層就很難作出準確、科學的決策。③由于在檔案管理中加入了信息技術，使整個投資公司的工作程序得以簡化，整個管理系統變得更科學，提高了公司的工作質量和效率。

加強檔案管理模式創新不僅因為它在投資公司的經營中發揮著重要的作用，還因為檔案管理在現階段發展中存在諸多問題，主要表現在以下幾點：①檔案管理技術落后。部分投資公司領導缺乏對檔案工作重要性的充分認識，對這方面的投資較少，因而沒有先進的管理設備和高素質的檔案管理人員。②檔案綜合管理的力度不足。目前大部分企業的綜合檔案管理室是以班組形式存在的，所以在行政方面無法對各部門進行管理，各項工作的開展較困難，從而對檔案的綜合管理帶來困難。

3 檔案管理模式的創新

檔案管理是投資公司管理中的重要組成部分，但需要公司所有人員共同參與，才能取得成效。在社會主義市場經濟體制條件下，檔案不僅可以為維護企業的正當權益和形象提供可靠的依據，為企業有效地參與市場競爭、實現投資者和公司最大的經濟效益提供幫助，但同時也面臨著諸多的挑戰。因此，公司檔案工作必須與時俱進，以創新思維來指導各項檔案管理工作，從而使投資公司更好地服務于投資者。

3.1 解放思想，轉變觀念

目前，處于社會轉型期的檔案工作正發生著巨大的變化，檔案管理模式的改革只是其中的一部分，而這些新的變化則需要嶄新的理論和理念來指導，以便引導檔案工作的變革由淺入深。所以投資公司的領導層一定要克服以往守舊、封閉的思想，重新認識檔案管理的重要性，加大對檔案工作的改革力度，把握檔案工作的未來發展方向，敢于突破，并結合本公司的實際情況，建立一套與市場經濟相適應的檔案工作管理機制，完成主動轉型，從而使該公司更具競爭性，為投資者提供更好的全方位服務。

3.2 重視人才，提高管理人員的綜合素質

人才是一個企業競爭的核心因素，同時也是檔案管理工作創新的核心。由于目前很多企業對人才的認識還不充分，造成檔案管理方面的人才缺乏。因此，企業要轉變觀念，重視培養優秀人才，不僅在公司政策上重視人才，還要在資源財力上給予他們強有力的支持，使他們的價值在檔案的管理創新中得以彰顯。另外，在檔案管理中，要提高檔案管理人員的綜合素質。為此，公司可以出臺獎勵制度，比如員工購買檔案管理方面的相關書籍時，公司適當地給予報銷。這樣，不僅可以激發他們學習相關知識的熱情，同時也為公司培養高素質的專業人才，從而為今后企業競爭提供了人才保障。

3.3 完善投資公司的信用體系

信譽是投資公司在市場競爭中最有效的砝碼，而信用檔案作為公司信用狀況的原始記錄，則是該公司信用的基礎，也是檔案管理工作中一個至關重要的部分。因此，在實際檔案管理中，相關人員要系統地整理公司信用方面的文件、技術信用材料和法人行為信用材料等，形成信用檔案數據庫，使公司的信用信息在檔案中得以很好的展現，讓公司接受社會大眾的監督，從而不斷提高企業的信譽。

4 結束語

綜上所述，在信息化的知識時代，投資公司的檔案管理既為公司的發展提供了機遇，又使公司面臨著管理模式創新的挑戰。所以，要想在市場競爭中奪得有利位置，檔案工作者要不斷研究新問題、探索新方法、建立新模式，使檔案工作和企業的發展與創新同步前進，實現企業的飛躍式發展。

參考文獻

[1]金衛東，溫愛珍.民營企業檔案管理工作的調查與分析[J].新上海檔案，2010，23（06）.

[2]田興華.在市場經濟大海中檔案工作者要找準自己的航向和坐標——長沙市檔案局、檔案學會“圍繞市場經濟開展檔案工作研討會”輯錄[J].檔案時空，1994（01）.

〔編輯：李玨〕