做好高校院級辦公室工作的幾點思考

仲亞麗

摘 要 高校院級辦公室，作為學(xué)院的綜合辦事與服務(wù)機構(gòu)，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右和溝通內(nèi)外，保證學(xué)院各項工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐，是展示學(xué)院管理水平和精神風(fēng)貌的重要窗口。本文通過對高校院級辦公室工作特性和存在問題的分析，提出了做好院級辦公室工作，應(yīng)當(dāng)著力做好提高人員素質(zhì)、健全制度保障、發(fā)揮參謀助手和創(chuàng)新工作。

關(guān)鍵詞 高校院級辦公室 工作特性和問題 改進策略

中圖分類號：G471 文獻標(biāo)識碼：A

Some Thoughts on How to Do the College Office Work in a University

ZHONG Yali

（School of Sciences， Xi'an University of Technology， Xi'an， Shaanxi 710048）

Abstract A college office， as a comprehensive college administration center in a university， forms a connection link and coordination between external and internal communication， which ensures the normal operation of the office. The college office also functions as the window of college management and the clerks' spiritual outlook. This paper through the analysis of the characteristics and existing problems of the college office work puts forward some solutions on how to do the office work well. Such as： to improve the quality of the personnel； have a sound management system； to play the role of consultants and assistants； and management innovation.

Key words college office； work properties and existing problems； improvement strategies

高校院級辦公室是高校的基層管理機構(gòu)，它承擔(dān)著學(xué)院的教學(xué)、科研、人事、財務(wù)、行政、黨務(wù)、研究生管理、資產(chǎn)管理、宣傳、綜合安全管理、后勤保障等各項工作；它上接學(xué)校各職能部門下達的各項任務(wù)，更是為本院系所、實驗室，院領(lǐng)導(dǎo)、師生員工辦理各種事務(wù)和提供服務(wù)的基層部門。高校院級辦公室工作的好與壞，不僅對學(xué)校的正常運轉(zhuǎn)有影響，還對學(xué)院的事業(yè)發(fā)展有直接影響。因此，如何做好高校院級辦公室工作，值得研究和探討。下面就從高校院級辦公室工作的特性和目前存在的問題入手積極探索改進工作的策略。

1 高校院級辦公室工作的特性

（1）綜合性。院級辦公室工作面廣事雜。院級辦公室不僅要面對學(xué)校的三十多個職能部門，還要面對本院系所、實驗室，還有全院的教學(xué)科研人員和眾多的全日制本科生、碩士和博士研究生；不僅要做教學(xué)、科研、行政、人事和財務(wù)等方面的管理與服務(wù)的工作；還要溝通和協(xié)調(diào)各個方面的關(guān)系；除了常規(guī)性的工作，還有突發(fā)性的、臨時性的工作；有時多項工作交織在一起，可謂工作內(nèi)容豐富且范圍廣泛，綜合性在院辦表現(xiàn)突出，院級辦公室可稱之為“不管部”，真是無事不管，無事不問。（2）輔助性。院級辦公室雖不負擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作，但是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策和工作。（3）服務(wù)性。院級辦公室不論從工作內(nèi)容上講，辦事辦文辦會和輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，還是面對工作對象，學(xué)校各職能部門、本院系所、實驗室和全院的師生員工，無一不體現(xiàn)著辦公室工作人員的服務(wù)意識和服務(wù)水平。（4）時效性。院級辦公室的具體工作，大多都有明確的時間期限要求，例如，各類人員的日常考勤、專業(yè)技術(shù)職務(wù)申報和科研基金項目申報等。

2 高校院級辦公室工作目前存在的問題

（1）參謀和助手作用發(fā)揮不夠。院級辦公室工作人員習(xí)慣于承接學(xué)校職能部門下達的工作任務(wù)，習(xí)慣于接受院領(lǐng)導(dǎo)的工作安排。很少人站在領(lǐng)導(dǎo)的角度和全局的高度，考慮學(xué)院甚至學(xué)校的生存與發(fā)展；很少人為領(lǐng)導(dǎo)主動獻計獻策。（2）工作人員的素質(zhì)有待提高。高校院級辦公室的工作人員，大多由剛畢業(yè)的碩士研究生、引進人才的隨調(diào)家屬和一些轉(zhuǎn)崗人員組成。存在學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。年輕人工作有知識、有熱情，但工作經(jīng)驗不足；年齡大的工作有經(jīng)驗，但容易按經(jīng)驗和習(xí)慣辦事。加之，學(xué)校和學(xué)院很少考慮院級辦公室工作人員的成長與教育，缺乏高等教育學(xué)理論和管理的培訓(xùn)；缺少在職或脫產(chǎn)向更高層次學(xué)歷學(xué)習(xí)的機會；還有一部分人不思進取，諸多原因?qū)е赂咝Ｔ杭夀k公室工作隊伍素質(zhì)偏低。（3）規(guī)章制度不健全。高校院級辦公室工作雖然制定了一些工作制度和各個崗位的工作職責(zé)，但隨著高校的改革和發(fā)展步伐的加快，已有的一些規(guī)章制度已跟不上形勢的發(fā)展，必須加以補充和完善；有的實際工作需要，還未制定新的規(guī)章制度，如：院級辦公室的學(xué)習(xí)制度，監(jiān)督考核和獎懲制度，還需制定并實施。（4）工作缺少創(chuàng)新性。思想觀念落后，學(xué)習(xí)、掌握和運用新知識欠缺，不善于總結(jié)和利用工作規(guī)律，工作停留在“交辦型”事務(wù)上，只是按部就班地接受和執(zhí)行任務(wù)，服務(wù)多，策劃少，工作上缺少創(chuàng)新性。

3 改進高校院級辦公室工作的策略

（1）提高工作隊伍的素質(zhì)。首先，要把好人員的選聘關(guān)，要把思想政治素質(zhì)好、真正熱愛工作、有責(zé)任心和工作有能力的人選聘到工作隊伍中來。其次，重視人員的培養(yǎng)和成長。有計劃地安排組織人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)和交流，在職或脫產(chǎn)進修學(xué)習(xí)、提高學(xué)歷層次；鼓勵人員自學(xué)成才等。通過各種渠道、途徑和方式，打造一支思想政治素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)能力素質(zhì)強的工作隊伍。（2）建立健全規(guī)章制度。一是修訂和完善不合時宜的規(guī)章制度；如，辦公室各類人員的崗位職責(zé)，可以細化辦事程序、流程及環(huán)節(jié)。二是建立健全學(xué)院辦公室工作管理制度，如，辦公室日常管理制度、崗位責(zé)任制、監(jiān)督考核和獎懲細則等，用規(guī)章制度規(guī)范辦公室人員行為，妥善處理各項工作，使辦公室工作納入規(guī)范化、程序化和科學(xué)化的軌道。做到分工明晰，權(quán)責(zé)明確，實現(xiàn)人人有事可做，事事有章可循，獎懲有據(jù)可依，從而充分調(diào)動工作人員工作的積極性和主動性。（3）強化參謀和助手的作用。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)多半是“雙肩挑”，既擔(dān)任院領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)，還擔(dān)任專業(yè)教師，院內(nèi)的工作不可能事必躬親。學(xué)院辦公室，要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急。要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，要養(yǎng)成站在更高層面去思考問題，要有全局意識，力求服務(wù)在領(lǐng)導(dǎo)謀劃之前，工作在領(lǐng)導(dǎo)決策之前。要注意收集各種信息并整理分析研究，提出決策方案或建議供領(lǐng)導(dǎo)參考，來真正發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難、出謀劃策的助手作用。（4）增強創(chuàng)新意識，轉(zhuǎn)變工作方式、方法，適應(yīng)時代發(fā)展的要求。在高校改革和教育發(fā)展的新時期，高校院級辦公室面對的工作任務(wù)更多更重了，要求也更高了，同時新問題層出不窮，作為辦公室工作人員，應(yīng)當(dāng)與時俱進，創(chuàng)新性開展工作。首先要轉(zhuǎn)變思想觀念，擺脫舊的條條框框束縛，用適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求，符合實際工作需要的思想觀念，考慮工作、思考工作。樹立“以人為本”的工作理念，用師生對工作的滿意度來評判辦公室的工作好壞。牢記全心全意為人民服務(wù)的宗旨，一切從師生的利益出發(fā)，切實為師生辦實事辦好事。其次，轉(zhuǎn)變工作方法方式，變被動工作為主動工作，對于確定性的或周期性的工作，提前計劃、提前做好準(zhǔn)備工作；對于非確定性的或突發(fā)性的工作，要有超前意識、靈活的應(yīng)變能力。此外，還要從事務(wù)工作向政務(wù)工作轉(zhuǎn)變。院級辦公室不能只滿足于做好事務(wù)性工作，還要積極為領(lǐng)導(dǎo)想方設(shè)法提供有價值的參考意見，幫助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)民主決策。再次，要善于學(xué)習(xí)和總結(jié)規(guī)律。要學(xué)習(xí)和掌握國家方針政策、高等教育的新動態(tài)，理解和執(zhí)行學(xué)校和學(xué)院的發(fā)展目標(biāo)和工作規(guī)劃；善于積累工作經(jīng)驗、總結(jié)規(guī)律，找出新路子，踐行實際工作。最后，學(xué)習(xí)和利用現(xiàn)代化辦公手段，提高辦公室工作效率。工作中，不斷學(xué)習(xí)新知識和新技術(shù)，充分利用校園網(wǎng)辦公系統(tǒng)、現(xiàn)代化辦公設(shè)備和便捷的網(wǎng)絡(luò)等，大大提高辦公室工作效率。

總之，通過采取以上一系列改進工作策略，目的是把高校院級辦公室建設(shè)成知識化、專業(yè)化、辦公效率高和結(jié)構(gòu)合理的優(yōu)秀辦公室。

參考文獻

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