醫(yī)院檔案工作存在的幾點誤區(qū)及應對之策

顏彥芳

摘要：醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院工作的一個重要組成部分，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案門類單一，管理分散，檔案人員工作意識陳舊，檔案利用率不高，因此，醫(yī)院要切實加強對檔案工作的管理，積極采取應對之策，努力提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)，重視各門類檔案的收集整理以及檔案的開發(fā)利用，轉(zhuǎn)變工作作風，強化職責，提高服務水平，以更好地為醫(yī)院管理和發(fā)展提供服務。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案誤區(qū)對策

醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，是醫(yī)院管理工作的重要部分。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理較分散，各種門類的檔案分別保存在各個職能科室，而綜合檔案室往往由醫(yī)院辦公室的文書檔案室擔當職責。這就直接導致了醫(yī)院檔案工作易走以下幾個誤區(qū)。

誤區(qū)一：重文書檔案，輕其他門類檔案的收集整理。

醫(yī)院機關(guān)檔案室保存的主要是文書檔案、檔案門類單一，并且對新時期不斷出現(xiàn)的專門檔案，既缺乏專業(yè)知識，也缺乏對專門檔案的特點和要求的了解，因此檔案人員極易忽略對其他門類檔案的收集和整理。

對策：1.明確工作原則。檔案工作者不能局限于一時一地，一種體裁。而應盡可能收集所有能真實反映醫(yī)院在各個歷史時期的工作成果和精神風貌，可以生動體現(xiàn)醫(yī)院歷史變遷和沿革的文字資料、圖片資料、聲像資料、實物資料等各種門類的檔案信息，真正體現(xiàn)“以我為主、為我所用”的立卷歸檔原則，為醫(yī)院中心工作提供全面服務。2.明確檔案來源的多元化。不僅僅收集上級部門的工作實施意見、通知辦法等政策性文件，更應關(guān)注醫(yī)院發(fā)展過程中形成的各種紅頭文件，包括醫(yī)院機構(gòu)設(shè)置（包括所有機關(guān)職能科室、門診、住院病房設(shè)置情況）、職稱評聘、設(shè)施設(shè)備、科研成果、技術(shù)交流等重要方面的資料憑證，特別是機構(gòu)成立之初的批準性文件，避免“孩子大了還無準生證”的尷尬現(xiàn)象。3.明確檔案門類的多樣化。不僅僅是紙質(zhì)文件，一些聲像資料、照片資料也是收集重點。尤其是反映重大活動時期的聲像資料、照片資料等等，還有重大基礎(chǔ)建設(shè)方面的活動資料，如單位新建項目的奠基儀式、建筑物拆遷的新舊圖片對比等等，可以生動、形象、直觀地反映醫(yī)院發(fā)展面貌，在醫(yī)院檔案中具有較高的保存價值。

誤區(qū)二：重檔案保管，輕檔案的利用和開發(fā)。

醫(yī)院檔案中即便是病歷檔案、人事檔案等“熱門”檔案，也只有在處理醫(yī)保報銷、醫(yī)療糾紛、人事變動等特殊時刻才被利用，大部分機關(guān)檔案都在具體案例處理完畢后被束之高閣、無人問津，大量的檔案信息就此湮沒在故紙堆中。

對策：1.立足醫(yī)院，有的放矢，開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源。例如利用文書檔案可以為醫(yī)院各級領(lǐng)導制定方針政策、科學規(guī)劃醫(yī)院管理以及編史修志提供大量的原始依據(jù)，還可以為各種創(chuàng)建活動、檢查工作提供保障；利用人事檔案可以解決職稱評定、崗位調(diào)動、工作年限、工資改革等事關(guān)職工切身利益的問題；利用基建檔案能為醫(yī)院的各項裝修、改造工程提供藍圖，為順利施工提供方便；病歷檔案則為廣大病友申請醫(yī)保、理清法律責任、再就診等提供可靠依據(jù)。2.拓展思路，明確重點，做好業(yè)務檔案的編研工作。檔案工作者在日常管理中要認真做好查、借閱登記工作，研究檔案的利用特點和規(guī)律，將編纂的檔案材料、專題目錄等發(fā)放到相關(guān)科室和部門，以此來確定編研課題，從而確保編研材料能最大限度地貼近醫(yī)院現(xiàn)實工作。例如編寫《醫(yī)院規(guī)章制度匯編》及時下發(fā)，明確各科室業(yè)務準則；編研《大事記》、《組織沿革》、《院志》等具有參考作用的材料，幫助干部職工認識和了解醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的源流、歷史、現(xiàn)狀和趨勢，激勵他們在醫(yī)院各項工作中再創(chuàng)輝煌；編制反映醫(yī)院整體規(guī)模、業(yè)務建設(shè)、學科發(fā)展等方面的宣傳材料，為廣大人民群眾擇醫(yī)、就醫(yī)提供方便。而一些特殊病例檔案則更具有保存價值，不僅是醫(yī)療質(zhì)量最集中的體現(xiàn)，也成為診斷疑難病癥、搶救危重病癥的重要參考資料，臨床醫(yī)生更可以從中總結(jié)經(jīng)驗教訓，為開展醫(yī)學研究積累寶貴資料。

誤區(qū)三：檔案工作就是等、靠、要。

檔案工作在很多人眼里似乎可有可無，只有萬分需要時才會被人想起。因此一些檔案人員工作積極性不高，埋首于案頭，而不是走出方寸之地、主動參與檔案信息的形成過程，工作意識陳舊。

對策：1.轉(zhuǎn)變觀念，主動介入。要變封閉型管理為開放型管理，既要為上門查閱檔案的人熱心服務；更要走出去主動為醫(yī)院各種活動提供服務。例如重大活動開始之際，檔案部門應主動與業(yè)務部門聯(lián)系，及時收集活動各階段的重要信息資料，避免遺漏。特別是對記錄醫(yī)院主要職能活動和重要工作成果的照片檔案，應參照《照片檔案管理辦法》，認真標注“六要素”并及時歸檔。2.加強學習，創(chuàng)新工作。醫(yī)院檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，檔案員應是具備較強的文化素質(zhì)、檔案專業(yè)知識和多方面知識的復合型人才，不僅要熟悉檔案工作相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務規(guī)范，以及檔案學科基礎(chǔ)理論知識，還要熟練掌握檔案工作程序和管理技巧，并能利用檔案系統(tǒng)專業(yè)軟件簡化服務流程，提高工作效率。

誤區(qū)四：檔案工作只是檔案室的事。

作為業(yè)務性質(zhì)很強的醫(yī)院，檔案工作雖然重要卻往往不受重視。而職能科室通常缺乏建檔意識，不善于保存跟本科室業(yè)務密切相關(guān)的文件、數(shù)據(jù)、原始憑證等等，關(guān)鍵時刻不僅讓自身工作被動，還無形中增加了檔案人員的工作壓力。

對策：1.強化職責，建立檔案二級管理網(wǎng)絡。任何一份檔案的形成都不是一蹴而就的，相對于偏居一隅的檔案室，職能科室才是檔案收集的戰(zhàn)場。因此，各科室應設(shè)置兼職檔案員，明確職責，把科室最新動態(tài)、最新數(shù)據(jù)、報表及時收集整理移交綜合檔案館專職人員。例如文書檔案由醫(yī)院辦公室形成，由機關(guān)檔案室負責保存；人事、財務、照片等專門檔案由所在職能科室負責收集、整理、移交綜合檔案室；基建檔案、科研檔案依據(jù)有關(guān)要求制作、移交。2.加強學習，提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)。鑒于一些醫(yī)院檔案室條件簡陋、設(shè)施設(shè)備不全，檔案人員一方面要努力爭取領(lǐng)導重視，積極改善環(huán)境；一方面要在現(xiàn)有的條件下，做到“心中有數(shù)”。例如數(shù)量巨大、占地較多、利用率較高的病歷檔案、財務檔案等可以在上級檔案部門的指導下暫時由職能科室保管，并在規(guī)定時內(nèi)向醫(yī)院綜合檔案室移交清冊、目錄，方便檔案人員定期檢查、監(jiān)督保管。

總之， 醫(yī)院的檔案工作在醫(yī)院整體管理工作中占有非常重要的地位。 隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展將對檔案人員提出新的更高的要求。因此，我們一定要走出誤區(qū)，積極面對，讓檔案工作為醫(yī)院各項工作服務，用實際行動贏得領(lǐng)導的重視和肯定。

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