實(shí)施績效管理，提升企業(yè)辦公室管理水平

李東明

摘要：在現(xiàn)代企業(yè)中，辦公室所處位置十分重要。它既是企業(yè)管理意志的體現(xiàn)者，又是企業(yè)日常運(yùn)作和管理的中樞，還是企業(yè)管理秩序的維護(hù)者、領(lǐng)導(dǎo)班子形象的體現(xiàn)者。要切實(shí)履行好辦公室職責(zé)，充分發(fā)揮辦公室人員的工作積極性和管理水平，必須運(yùn)用好績效管理手段。

關(guān)鍵詞：辦公室績效管理辦公室管理

實(shí)行績效管理是提高辦公室管理水平的重要途徑，而推行績效管理的關(guān)鍵在于加強(qiáng)交流溝通、保障績效管理的公平性、客觀性及有效性，具體體現(xiàn)在下述多方面：

一、制度建設(shè)是辦公室部門績效文化的基礎(chǔ)

績效文化，要求企業(yè)辦公室管理有明確的價值觀和是非觀，需要建立健康的企業(yè)辦公室管理管理制度。一個憑印象和興趣管理、隨意性較強(qiáng)的企業(yè)辦公室管理，想實(shí)現(xiàn)良好的績效管理目標(biāo)是不可想象的。績效文化的建立，應(yīng)從約束機(jī)制的建設(shè)開始。無約束，則無秩序，則混亂，則不能判定是非，績效就無從可言；約束是制度、是法制，一般以直接的獎罰處理。

1、 建立明確的管理制度和規(guī)范

建立明確的管理制度和規(guī)范，包括作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和流程，主要目的是為營造一種價值取向和秩序?qū)颉Ｖ贫鹊暮w內(nèi)容，與企業(yè)辦公室管理性質(zhì)、規(guī)模和發(fā)展階段相適應(yīng)，與企業(yè)辦公室管理業(yè)務(wù)性質(zhì)相適應(yīng)，應(yīng)被明確和得到有效執(zhí)行。企業(yè)辦公室管理制度，至少應(yīng)包括崗位職責(zé)、員工行為規(guī)范、考勤管理制度、各類作業(yè)規(guī)程規(guī)范、作業(yè)程序等

2、 明確并得到執(zhí)行的獎懲標(biāo)準(zhǔn)

獎懲標(biāo)準(zhǔn)是落實(shí)制度和規(guī)范的有效手段，是實(shí)現(xiàn)有法必依的基礎(chǔ)。有規(guī)定就應(yīng)得到實(shí)施，目前難以實(shí)施的，你就不要明確規(guī)定，除非你有自上而下堅強(qiáng)的決心。有許多時候，我們想怎樣，怎樣，因?yàn)槟菢痈?guī)范，但又缺乏執(zhí)行的條件，強(qiáng)推不一定會有好的效果。因勢利導(dǎo)，由易到難可能是一種更有效的辦法。

3、 有日常的維護(hù)和督促

制度和標(biāo)準(zhǔn)不能只高高的掛在墻上，應(yīng)得到有效實(shí)施。沒有日常的監(jiān)督和維護(hù)，就沒有管理。日常的維護(hù)，應(yīng)該成為每一級管理人員的共識，而不應(yīng)該僅僅是行政部門的事情。一個制度不明、執(zhí)行不力的企業(yè)辦公室管理，就不可能建立有效績效管理的文化，就不可能實(shí)現(xiàn)績效管理共識，績效管理也就不可能達(dá)到預(yù)期效果。

二、在辦公室部門制定相關(guān)工作規(guī)則

從規(guī)范管理行為層面看，要求結(jié)合企業(yè)的實(shí)際狀況有針對性地制定相關(guān)工作規(guī)則，如信息工作規(guī)則、調(diào)研工作規(guī)則及督查工作規(guī)則等。同時還應(yīng)構(gòu)建一套完善的企業(yè)管理秩序，其內(nèi)容涉及到日常管理運(yùn)轉(zhuǎn)、管理秩序及決策程序等。之后要求企業(yè)以所制定的相關(guān)工作規(guī)則為準(zhǔn)繩，嚴(yán)格按照企業(yè)管理秩序以規(guī)范企業(yè)各項(xiàng)管理行為，從而為實(shí)現(xiàn)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供保障。從指標(biāo)體系層面看，要求企業(yè)嚴(yán)格依照上級單位的考核打分、自身內(nèi)部機(jī)構(gòu)的抽樣檢查及外部機(jī)構(gòu)的測評等以增強(qiáng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性，以此作為企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)決策活動提供有力信息支持。

構(gòu)建企業(yè)辦公室管理績效考核規(guī)則。要求開展績效管理時嚴(yán)格遵循公平性、公開性及客觀性原則，即切實(shí)保證員工的付出與收獲成正比，若非如此勢必會影響到員工對公司的滿意度、忠誠度，導(dǎo)致員工的工作積極性難以得到保證。為此則需要企業(yè)既要做到過程客觀公正，又要做到結(jié)果客觀公正。對于過程客觀公正而言，要求構(gòu)建健全的信息溝通制度，即由考核雙方共同協(xié)商制定績效管理內(nèi)容與績效管理指標(biāo)，通過績效管理考核讓各級員工能夠全面、準(zhǔn)確了解到自身的工作實(shí)際狀況，從而使員工及時發(fā)現(xiàn)自身的不足，之后予以改正；對于結(jié)果客觀公正而言，要求規(guī)范及運(yùn)用評價標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)保證評價結(jié)論的準(zhǔn)確性、合理性、公正性。特別注意的是若要規(guī)避績效管理考核主觀隨意現(xiàn)象的發(fā)生，則需將定性化的指標(biāo)以定量的形式予以展現(xiàn)。

三、企業(yè)辦公室管理績效體系構(gòu)建策略

1、BSC 方法應(yīng)用到企業(yè)辦公室績效管理中

根據(jù)BSC 方法，對企業(yè)辦公室員工的整體績效管理按平衡記分卡中關(guān)于辦公室部門整體效益與功能、內(nèi)部管理、外部管理以及學(xué)習(xí)與創(chuàng)新的各項(xiàng)指標(biāo)分別進(jìn)行評分，計算的分值分別對應(yīng)不同評價等次，并對應(yīng)該辦公室整體績效管理薪酬系數(shù)，即可得到不同等級的薪酬水平。需要注意的是，評價等次與辦公室員工整體績效管理薪酬系數(shù)應(yīng)根據(jù)一定的程序，在一定的范圍或?qū)哟芜M(jìn)行充分討論后確定。另外，由于不同辦公室員工對企業(yè)整體績效管理的貢獻(xiàn)是不同的，辦公室員工整體績效管理薪酬的總額應(yīng)納入辦公室員工個體績效管理薪酬計算的分配總額之中，以辦公室員工個體績效管理評價值為權(quán)重進(jìn)行非等額分配。

企業(yè)辦公室員工的績效管理考核評價，可通過建立評價指標(biāo)體系和數(shù)學(xué)模型，對能夠體現(xiàn)企業(yè)辦公室員工的共同特點(diǎn)及績效管理價值的諸多非貨幣性因素進(jìn)行綜合定量評價。

2、構(gòu)建企業(yè)辦公室員工績效管理評價體系

針對企業(yè)辦公室員工工作績效管理和工作成果，建立相應(yīng)的績效管理評價指標(biāo)體系。指標(biāo)體系設(shè)定應(yīng)遵循以下原則：一是不同崗位、等級的企業(yè)辦公室員工對該評價指標(biāo)具有可比性；二是能客觀、真實(shí)地反映企業(yè)辦公室員工在主要方面的差異；三是能系統(tǒng)、全面地反映不同企業(yè)辦公室員工的工作業(yè)績；四是可通過直接的觀察給予較準(zhǔn)確的測量估計；五是每一個指標(biāo)體系之間既有獨(dú)立存在的意義又有獨(dú)立的內(nèi)容。指標(biāo)體系的確定可以采用目標(biāo)管理法、專家評定法、或企業(yè)集體討論與專家咨詢相結(jié)合的方法等。

3、縱向等級結(jié)構(gòu)的調(diào)整

一是增加績效工資結(jié)構(gòu)等級。增加等級的主要目的是為了將崗位之間的差別細(xì)化，從而更加明確按崗付酬的原則。工資等級增加的方法很多，關(guān)鍵是選擇在哪個層次上或哪類崗位上增加等級，例如，是增加高層次崗位，還是中、低層次的崗位；是增加管理企業(yè)辦公室員工的等級層次，還是企業(yè)辦公室員工等專業(yè)技術(shù)辦公室員工的等級層次；增加以后，各層次、各類崗位之間還需要重新匹配。

二是減少績效工資等級。減少等級的直接結(jié)果是等級結(jié)構(gòu)“矮化”，即合并和壓縮等級結(jié)構(gòu)。其優(yōu)點(diǎn)在于：首先使企業(yè)在薪酬管理上具有更大的靈活性；其次有利于企業(yè)內(nèi)部一些非專業(yè)化的、無明顯專業(yè)區(qū)域的工作崗位的薪酬平衡；最后有利于增強(qiáng)企業(yè)辦公室員工的創(chuàng)造性和全面發(fā)展，抑制企業(yè)辦公室員工僅為獲取高一等級的薪酬而努力的短視傾向。

4、橫向績效工資結(jié)構(gòu)或工資要素構(gòu)成的調(diào)整

橫向績效工資結(jié)構(gòu)調(diào)整的重點(diǎn)是考慮是否增加新的工資要素。在績效工資構(gòu)成的不同部分中，不同的工資要素分別起著不同的作用。其中，基礎(chǔ)性績效工資主要承擔(dān)適應(yīng)勞動力市場的外部競爭力的功能；而獎勵性績效工資則主要通過工資內(nèi)部的一致性，達(dá)到降低成本與刺激業(yè)績的目的。績效工資要素結(jié)構(gòu)的調(diào)整有兩種方式：一是在績效工資水平不變的情況下，重新配置固定部分與浮動部分之間的比例（包括基礎(chǔ)性績效工資與獎勵性績效工資的比例及其中各部分之間的比例）；二是通過績效工資水平變動的機(jī)會，增加某一部分工資的比例?？冃ЧべY要素結(jié)構(gòu)的調(diào)整需要與企業(yè)辦公室薪酬管理制度和模式相結(jié)合，使績效工資要素結(jié)構(gòu)調(diào)整符合新模式的需要。三是績效工資等級結(jié)構(gòu)不變，調(diào)整不同崗位或等級的辦公室員工規(guī)模，控制企業(yè)辦公室績效工資總額。調(diào)整不同類別、不同績效工資等級中的辦公室員工規(guī)模和結(jié)構(gòu)比例，實(shí)質(zhì)是通過崗位或職位等級辦公室員工的變動進(jìn)行薪資總額的調(diào)整。例如，通過對不同類別企業(yè)辦公室員工，或高、中、初級不同層次的企業(yè)辦公室員工進(jìn)行縮減或增加，企業(yè)辦公室從宏觀上可以達(dá)到三個目的：一是降低或控制人工成本；二是增強(qiáng)企業(yè)辦公室內(nèi)部薪資總額的平衡性；三是加大晉升和薪酬激勵。

四、結(jié)論

總之辦公室是企業(yè)一個綜合管理部門，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)結(jié)內(nèi)外，保證各項(xiàng)管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐?？冃Э己耸强冃Ч芾淼暮诵?，是對經(jīng)營結(jié)果與成效的評價，通過它企業(yè)能了解經(jīng)營目標(biāo)的達(dá)成情況，能找出實(shí)際與戰(zhàn)略要求之間的差距。

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