淺談如何提高企業文書人員的素質

趙志梅

摘要：文書工作是企業辦公室工作的重要組成部分，是一項政治性、服務性、技術性很強的工作。文書工作對及時傳達、貫徹黨和國家的各項政策法令，互通情況，處理問題，交流經驗，傳遞信息，提高工作效率等都具有十分重要的意義。它對企業實施科學決策，強化各項管理，搞活生產經營，疏通業務關系，增強企業生機和活力等具有重要的地位和作用。一個單位、一個部門文書工作能否搞好，很大程度上取決于文書工作人員素質的高低。現就提高文書工作人員素質談一談粗淺看法。

關鍵詞：提高 文書人員 素質

一、文書工作人員在企業中的地位和作用

第一，文書工作是企業實施有效管理的重要手段之一。企業無論是了解情況，還是履行職責，都要借助于文書工作這一手段，這是因為文書工作具有以下四個特點：一是及時性。運用文書往來的形式，上傳下達。二是指導性。文書是貫徹黨的路線、方針、政策及上級有關精神的主要形式，是基層單位和職工必須依據、遵循的，而文件則是文書工作的效果，成績載體。三是廣泛性。作為信息的傳遞工具，文書具有特定的作用。通過文書往來，宣傳黨的方針、政策及企業的大政方案，向所屬單位部署工作、提出要求等。四是連續性。企業管理是在不斷總結經驗教訓中，逐步得以強化的。文書是記載這些活動的主要工具，是企業回顧歷史，總結經驗教訓，不斷充實和完善管理的重要手段。可見，文書工作是企業實施管理的重要手段。

第二，文書工作是聯結、上下左右關系的橋梁和紐帶。企業是社會的細胞，企業的一切活動都不是孤立進行的，而是在上下左右的相互聯系、相互作用下展開的。這種相互間的聯結、協調主要靠的就是文書工作。一個基層單位取得了經驗，形成書面材料加以推廣，向上級反映情況，請示工作；上級通過文書往來，下發指示，部署工作；從而推動企業與企業之間、企業與上下級之間、企業與地方黨和政府之間、企業內部各部門之間的正常運轉，及時得到上級機關的指導，黨和政府的熱情支持，兄弟單位的無私援助。從這個意義上說，企業的振興和發展，與做好文書工作是息息相關的。

二、文書工作人員應具備的素質

企業文書工作有兩個比較突出的特點：一是復雜性。企業公文種類繁多，專用公文、技術公文、通用公文，使用效率都較高。二是時效性。隨著社會信息化程度日益提高，信息流動速度明顯加快，在這種環境下，企業文書處理工作必須高速運轉，掌握時機。同時，隨著企業管理的不斷進步，對企業內部各項管理工作的要求也更嚴、更細、更實。對文書工作人員也提出了更高的要求。現代企業管理中，加強企業文書工作，有著十分重要的現實意義。個人認為，作為文書工作人員，應具備以下素質：

一是要具備較高的政治素質和道德修養。文書工作反映企業的基本素質，是一項政治性、思想性、業務性很強的工作，必須要有堅定正確的政治方向。要熱愛本職工作、忠于職守，為領導服務，不好領導的參謀和助手，努力提高工作效率，嚴謹精細，高質量地提供服務；要遵守紀律，嚴守秘密；要廉潔自律，無私奉獻。

二是要具備較高的文化素質。文書人員經常和文字、文章打交道，所涉及的內容包羅萬象，所涉及的領域十分繁雜。例如，各式各樣的合同、協定、法律、法規。這就要求文書人員必須有較高的文化素質。作為一名文書人員，不僅要有文學文字上的功夫，還要具備其它學種。諸如歷史、地理、政治、經濟、法律、企業管理等各方面的知識，這樣在工作中才能充分發揮出自身的作用。

三是要具備較高的業務素質。在具有較高的政治思想和職業道德素質的同時，還要具有較高的業務素質，才能成為稱職的文書工作人員。在不同部門、不同崗位上工作的文書工作人員，對業務素質的要求有所不同，但總的說都應具備專業知識和熟練的業務技能。專業知識包括：基礎理論知識，如文書學、公文寫作、信息管理、檔案管理、文書、信訪等相關學科；實際操作知識，熟練和掌握文書工作各個環節的操作程序、操作方法。業務技能包括綜合處理能力、文字書寫能力、速記能力、校對能力、運用現代化辦公設備的能力，特別是在電腦打字機、電子計算機、復印機、傳真機等辦公自動化設備廣泛應用的情況下，熟練地掌握它們的使用方法，不僅可以提高工作效率，而且可以大大提高文書工作的質量。

三、文書工作人員素質提高的途徑

提高文書工作人員的素質，是做好文書工作的基礎和前提，特別是在當前對文書工作要求越來越高的情況下，提高文書工作人員素質更成為各級主管部門和文書工作人員的當務之急。個人認為，提高文書工作人員素質應從以下四個方面入手：

一是加強政治素質和道德修養的建設。對文書工作人員的思想政治工作不可放松，要有效利用各種形式。如開辦培訓班，組織政治學習。

二是加強系統培訓。一個企業要發展，就需要加強對干部職工進行技術業務培訓，提高干部職工隊伍素質。但由于長期以來，文書工作沒有得到充分的重視，對文書工作人員的培訓也沒有真正擺上日程，就拿我們焦煤公司方莊一礦來說，在名目繁多的職工技能培訓、班組長培訓、區隊長培訓等等，唯獨沒有文書工作培訓班。許多從事文書工作的同志，都沒有受過專門訓練，沒有系統掌握文書學的專業知識，文書工作人員素質現狀和對文書工作的高標準要求存在著嚴重的不適應。特別是當前辦公自動化的要求，必須掌握新的技能，如電子計算機的開發利用，各種先進設備的使用、保養方法等等。因此，加強對現有的文書工作人員進行系統培訓顯得尤為重要。

三是加強業務指導。加強文書工作的業務指導，可以更有針對性地解決文書工作中存在的問題，促進文書工作人員素質的提高。通過文書指導，及時糾正文書工作中存在的問題，使文書工作人員堅持高質量的工作標準。在指導方式上，可采取會議指導，貫徹上級有關要求，使文書工作人員及時把握工作重點；重點指導，對問題較多的單位和素質較低的個人派專人進行指導、幫教，使其盡快整改；交流指導，通過舉辦經驗交流會，現場觀摩會等形式，推廣好的單位及做出突出成績的個人的經驗，使文書工作人員學有目標，趕有方向，增強提高素質的緊迫感。

四是加強實踐鍛煉。沒有經過系統教育培訓的同志，通過自己不懈的努力、刻苦自學，嚴格訓練，也可以逐步掌握文書工作專業知識，成為勝任本職工作的優秀文書人員。經過系統教育、培訓的同志，也需要有一個再實踐、再認識的過程，真正做到把理論同實踐有機地結合起來。可以說，在實踐鍛煉是提高文書工作人員素質的重要途徑。每一位從事文書工作的同志，都要在實踐中，刻苦鉆研本職業務，不斷提高工作本領，成為過硬的文書工作人員。

綜上所述，文書工作在企業中占有十分重要的地位，提高文書工作人員素質，提高文書工作水平，對于促進企業的發展與進步具有十分重要的意義。從事文書工作的同志，都應該勤奮學習，努力工作，不斷提高自身的政治思想素質和技術業務素質，爭做一名合格的文書工作人員。