總編室人員需具備的意識和能方

唐允

摘要：在出版企業內部經營管理機制改革過程中，每個部門人員都需要密切配合，深化對本部門工作的認識，不斷探索改進，從而提高出版界這“第二步改革”的成效。總編室作為出版社編務工作的中樞部門，應該如何在這次改革中提高部門效率？本文結合實際工作體會，總結了總編室人員主觀上應該具備的5種意識和客觀上需要具備的8種能力1以求進一步促進總編室工作的開展，充分發揮總編室在出版社工作中的重要樞紐作用。

關鍵詞：“第二步改革”；總編室；5種意識；8種能力

隨著出版企業體制改革的完成，內部經營管理機制的改革成為迅速啟動的“第二步改革”，這步改革不僅需要社領導班子的總體規劃和研究部署，同時更需要出版社每個部門人員的建言獻策、貫徹落實。為此，各部門都應進一步深化對本職工作的認識，不斷探索改進，從而提高改革成效。

總編室（有的出版社稱作“總編辦”，是總編辦公室的簡稱）是出版社一個特殊而重要的部門，有人曾把總編辦比喻為“出版社的潤滑劑”，由此形象地描述了總編室工作對于出版社的重要性。但在具體的工作中，筆者感到這個“潤滑劑”遇到的阻力還是相當不少的。例如，總編室的工作不像編輯工作那樣有著明晰的從選題策劃到出版完成的起始節點，工作成果難以量化，煩雜的工作中總編室人員缺乏一定的成就感，進而導致了工作的機械性，創新力缺乏；另一方面，有些編輯及有些部門人員也認為總編室的工作只不過是打打雜，簽簽字，開開單子等，所以當選題申報、書號下發、稿酬支付等工作在時間上的要求得不到滿足時，常會產生對總編室工作的不滿。而當總編室在執行管理職能，如發布一些社內政策文件時，也常常不能得到充分理解，認為這是給出版發展增加束縛，往往需要總編室人員多次解釋溝通才能勉強配合工作。

要克服這些阻力，除需要社領導對總編室工作給予充分的重視外，還需要編輯人員增加對總編室工作的了解，更重要的是需要總編室人員自身提高綜合素質。正如馬克思主義唯物辯證法所言，內因對事物的發展起決定作用。只有總編室人員本身的素質提高了總編室的工作才能更加有條不紊，真正對出版工作起到潤滑、促進的作用。筆者在此結合平日的工作內容總結了總編室人員應該具備的5種意識和8種能力，以求進一步促進總編室的工作，充分發揮總編室在出版工作中的重要樞紐作用。

一、總編室人員需具備的5種意識

人類的任何行為都在意識指導下有目的、有步驟地進行，做好總編室工作，首先要強調5種意識：

一是服務意識：總編室的服務對象非常廣泛，對外包括作者、讀者，對內包括編輯、營銷等各部門，服務內容也紛繁復雜，這就要求總編室人員在編務工作中時刻保持耐心、細致、周到，同時要加強主動服務的意識，例如平時注意收集工作中遇到的各類問題，認真歸納分析，針對性地發布一些出版提醒、業內動態等，這樣既有利于社內各部門之間的工作協調，更從總體上有利于塑造出版社的良好形象。

二是管理意識：雖然這種管理有時得不到編輯的理解，但總編室人員必須認識到“管理就是一種服務，這種服務是管理中服務意識、服務態度的具體表現，是貫穿管理始終的”。對于總編室負責的出版環節，必須加強責任感，嚴格把關，不能輕易做老好人，臺則就很容易讓部門工作限于被動，使總編室的管理職能流于一句空話。

三是創新意識：總編室人員在煩雜的工作中應該勤于思考，提高創新意識，努力讓工作充滿活力，例如在向社領導提供各類出版信息統計時，工作不能僅僅停留在被動地提供某些數據、制作表格上，而應該先行分析，提升視角，盡力做到在向領導提供信息的同時闡明自己的分析結論，以加強參謀的作用。

四是大局意識：在與外界打交道以及與社內其他部門的溝通中，總編室人員必須時刻保持大局意識，對外與作者、讀者和上級部門溝通時應大方得體，不卑不亢，時刻維護出版社形象；對內，在發布通知規定、作出行為之前一定要通盤考慮，注意細節，盡量做到條理清晰，理據鮮明，只有從出版社的整體利益出發才能有效地處理好各類矛盾和問題。

五是版權意識：管理版權業務也是總編室的工作內容之一，為此總編室人員一要加強版權貿易的意識，例如結合本社特色分析選取特色出版物，通過參加國際圖書博覽會等書展并加強對國外相關領域出版物的了解，以促進版權引進和版權輸出工作；二要加強版權使用和保護的意識，加強著作權知識的學習，在維護本社出版物合法權益的同時也能做到合理使用其他相關作品，這點在版權問題較為突出的數字出版形勢下更為重要。

二、總編室人員需具備的8種能力

在實際工作中，僅僅具備正確的工作意識還不夠，所謂“心有余而力不足”，這正強調了客觀能力對人們達到行為目標的重要性。綜合分析總編室的工作內容，筆者認為總編室人員還需具備以下8種工作能力：

一是政策學習能力：負責編務的總編室工作是一種政策性很強的編輯組織管理工作，總編室人員應認真學習出版行業的各類文件法規，理解透徹并能對編輯在出版過程中提出的疑難問題給出權威的解答，而不能似是而非，讓編輯無所適從。

二是制度建設能力：國家有關出版的成文法律法規通常具有普適效力，而每家出版社在實際工作中遇到的問題則多種多樣，新情況也層出不窮，這就要求總編室人員平時應注意積累，結合國家的相關政策法規及時對社內相關制度進行修訂完善，并建立健全各類流程管理、質量保障體系，如在《<中國標準錄音制品編碼>國家標準實施辦法》和《音像電子出版物專用書號管理辦法》發布后，應及時對以往電子音像出版物書號申領程序做調整，以便讓編輯們充分了解流程，保證電子音像出版物的正常出版進度。

三是文件處理能力：作為出版社對外聯系的一個窗口，總編室常常收到上級下發的各種調研通知、活動通知等，對此，需要總編室人員具備高效的文件處理能力，包括良好的語言表達能力和溝通能力，通過與社內各部門的聯系，深入了解社內相關情況，統計分析有關資料和數據，形成書面報告，正確而全面地向上級匯報，以便行政部門對出版社整體情況形成全面而不失細致的認識，進而制定宏觀政策予以指導。

四是選題分析、跟蹤能力：總編室承擔著全社選題整理、分析、上報的任務，選題計劃體現了整個出版社的出書結構、品牌特色，對于每一次的選題申報，總編室絕不能只是簡單地進行匯總相加，而應對選題的整體結構進行詳細分析，例如在區分出教材類、學術專著類、大眾類、重大選題的基礎上，進一步關注哪些有做成長線產品的可能，哪些具備申報項目、獎項成為重點產品的潛力等，這樣在出版社選題論證會上就可提供一份材料翔實而又讓人一目了然的選題計劃分析書，便于社領導有的放矢地高效論證，掌握選題動態，把握出書結構。在選題報批后，總編室更要對其中的重大、重點選題及時予以跟蹤，加強監督管理，提高選題實現率。

五是組織協調能力：“曾經有出版社在某種圖書上出現重大的政治性失誤，在追查責任的時候，竟然發現，二審、三審都對這個問題提出了質疑，要求妥善處理，結果責任編輯竟然沒有處理這個意見就發稿了，后面的環節也就疏漏過去了。試想，如果我們總編辦負責發稿的同志能夠仔細檢查三審意見的落實與處理結果，這樣的問題是完全可以避免的。”。正如這里所說的，總編室的日常編務工作潛移默化地體現了協調能力，這種協調能力并不是單純機械地推進流程，而應是有意識地、積極主動地審核協調；而除了日常編務工作以外，各類社級項目、獎項的申報組織更對總編室人員的組織協調能力提出了更高要求，包括項目評估，認真填報申請書等等，其中涉及與編輯、專家、營銷部門、出版部門的協調以及向上級主管部門的咨詢等工作，在這類工作中，總編室人員如果考慮不全面，沒有良好的組織協調能力，常常會引發部門之間的不滿，甚至導致責任互相推諉，進而阻礙項目申報和實施的進度。

六是綜合的信息分析能力：當前信息化社會的發展使信息成為重要的生產力要素之一，對于出版業來說，獲得高質量的信息成為選題策劃創新的起點。編輯需要敏銳的信息捕捉能力，身處編務工作樞紐部門的總編室人員更需要綜合的信息分析能力。就此“總編室要變被動為主動，想社領導和編輯部門之所想，進一步增強信息統合、分析職能，準備多層次、多渠道的分析報告，這樣才能更好行使建議權和引導權。”這種綜合的信息分析能力既包括縱向上對出版界政策文件的上傳下達，也包括橫向上對業界動態、熱點問題的研究整理，同時還包括搜集和本社出版工作相關的信息，加強社內信息反饋改進工作等。

七是團隊協作能力：總編室的工作涵蓋了出版前期的選題申報、重大選題備案、中期的流程管理以及后期的稿酬發放、工作量計算等，這一系列工作不可能單獨由哪一個人完成，需要部門全體人員的配合，因此，團隊協作能力在總編室工作中尤為重要，總編室人員應該根據個人特點統籌安排部門分工、常常交流互通消息、遇到問題不互相推諉、彼此相互取長補短等等。

八是熟練的網絡辦公能力：隨著計算機網絡信息技術的不斷進步，現在出版社內部基本都實行了OA辦公系統，而選題申報、書號申領以及一些項目申報等也都實行了網上申報方式，這大大提高了編務工作的時效性，但與此同時也對總編室人員提出了快速提高網絡辦公能力的要求，即能迅速而熟練地掌握各類系統，并能發現問題及時與相關部門溝通，同時要對本部門工作中提供的信息數據進行及時的更新和維護，以保證系統中的信息準確性等。

綜上，作為總編室人員應當始終牢記《圖書編輯工作基本規程》中的規定：“總編室是編務工作的組織者和管理者。它是總編輯的指揮和參謀機構，基本職責是組織編輯工作各項計劃的制訂、實施，協調各環節的關系，聯系作者、讀者，管理版權業務，為編輯工作提供優質服務，促進圖書質量的提高。”在正確意識的指導下，自覺提高自身綜合能力，以使總編室的工作不斷適應日益變化的出版形勢，將部門作用發揮到最大化，是為當今總編室人員的工作要務。