圖書成本預(yù)算在Excel系統(tǒng)中的快速實現(xiàn)

◎ 尤 力

圖書成本預(yù)算對于編輯來說，是實際工作中非常重要的一項內(nèi)容，一名合格的編輯在與作者溝通及策劃選題時，應(yīng)能夠根據(jù)不同的策劃意圖快速準(zhǔn)確地預(yù)算出圖書各項成本。目前，各出版單位所用出版系統(tǒng)不盡相同，系統(tǒng)內(nèi)自帶的預(yù)算模塊也不盡相同，參數(shù)設(shè)置紛繁復(fù)雜，并不方便使用。考慮到通用性、實用性、易操作、易修改等因素，本文選擇Excel系統(tǒng)為圖書成本預(yù)算的快速運算軟件，在設(shè)置了符合工作實際的公式和基本參數(shù)段后，能夠靈活快速地計算傳統(tǒng)印刷、數(shù)碼印刷兩種方式所產(chǎn)生的基礎(chǔ)成本，并且可以通過成本對比為編輯選擇恰當(dāng)?shù)挠∷⒎绞教峁﹨⒖家罁?jù)，以使得出版流程預(yù)算更加靈活、高效、便捷。

筆者在Excel系統(tǒng)中設(shè)計制作了一種圖書成本預(yù)算表，只需要簡單填寫3個基本參數(shù)，便可粗算出圖書的成本。這樣在策劃選題的最初階段，便能做到快速估算出大致的圖書成本，而且所有數(shù)據(jù)都集中在一張Excel表格中，非常直觀、便捷。完成設(shè)計的Excel表格如圖1所示。

在圖1中，圖書成本預(yù)算表分為條件數(shù)據(jù)區(qū)域、傳統(tǒng)印刷成本預(yù)算區(qū)域、數(shù)碼印刷成本預(yù)算區(qū)域三個部分。編輯只需要將條件數(shù)據(jù)區(qū)域的基本數(shù)據(jù)與各項單價填寫好，即可由EXCEL系統(tǒng)通過預(yù)設(shè)的公式計算出各項成本費用。以下以一本300千字、16開本的書稿為例，準(zhǔn)備印刷3000冊，正文使用70克膠版紙，單色印刷，封面使用200克銅版紙，四色印刷，來計算其圖書成本。

圖1 圖書成本預(yù)算表

一、圖書成本預(yù)算表及其參數(shù)設(shè)定

在制作圖書成本預(yù)算表前，需要設(shè)定條件數(shù)據(jù)區(qū)域。條件數(shù)據(jù)區(qū)域分為設(shè)定參數(shù)區(qū)域、自動生成數(shù)據(jù)區(qū)域以及常數(shù)區(qū)域，如圖2所示。

圖2 條件數(shù)據(jù)區(qū)域

1.設(shè)定參數(shù)區(qū)域

在設(shè)定參數(shù)區(qū)域A2：D3（黑底反白部分）單元格中，只需要填寫印數(shù)、實際開本兩項，以及自定面數(shù)或自定字?jǐn)?shù)兩項中的一項，共三項數(shù)據(jù)即可。

2.自動生成數(shù)據(jù)區(qū)域

自動生成數(shù)據(jù)區(qū)域包括版面字?jǐn)?shù)、實際面數(shù)、單面版面字?jǐn)?shù)、開本、印張、令數(shù)。這些數(shù)據(jù)是在填寫完成設(shè)定參數(shù)區(qū)域后，通過已經(jīng)設(shè)定的公式由系統(tǒng)自動計算出來的，如圖3所示。

圖3 自動生成數(shù)據(jù)區(qū)域

實際開本可以通過更改單元格“數(shù)據(jù)有效性”屬性設(shè)定為可選參數(shù)。本文設(shè)定16開（制品尺寸787mm×1092mm，字?jǐn)?shù)1482）、小16開（制品尺寸710mm×960mm，字?jǐn)?shù)1156）、大16開（制品尺寸880mm×1230mm，字?jǐn)?shù)1600）、大32開（制品尺寸880mm×1230mm，字?jǐn)?shù)840）四種常用開本為參數(shù)。

實際開本選擇后，在EXCEL中可使用公式計算常用開本所對應(yīng)的單面版面字?jǐn)?shù)，運用IF函數(shù)，在B5單元格中輸入公式：

=IF(D2=16，1482，IF(D2="大16"，1600，IF(D2="小16"，1156，IF(D2="大32"，840))))

表示：如果D2（實際開本）為16開，則B5（單面版面字?jǐn)?shù)）為1482個字，依此類推。

實際開本的表示為文字形式，無法參與公式運算。為方便計算印張及令數(shù)，可將開本轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，即使用RIGHT函數(shù)取值D2（實際開本）右面兩位數(shù)字。在D5單元格輸入公式：

=RIGHT(D2，2)

在實際工作中，出版社通常根據(jù)版面大小及面數(shù)計算版面字?jǐn)?shù)，一般來說，作者通常會選用Word軟件來撰寫稿件，并使用默認(rèn)的A4紙39行×38列版式，所以，編輯只需要了解作者用哪種版式撰寫稿件，然后要求作者直接提供稿件的面數(shù)，就可以計算出比較準(zhǔn)確的版面字?jǐn)?shù)。如果作者還沒有完成全稿的撰寫，只能提供大致的字?jǐn)?shù)，編輯同樣可以通過作者提供的字?jǐn)?shù)直接推導(dǎo)出圖書實際需要的面數(shù)。為了實現(xiàn)圖書成本的有效預(yù)算，可將自定面數(shù)、自定字?jǐn)?shù)、版面字?jǐn)?shù)、實際面數(shù)設(shè)置為嵌套循環(huán)公式，即只需要輸入自定面數(shù)（或者自定字?jǐn)?shù)）、版面字?jǐn)?shù)、實際面數(shù)便可自動生成（注：自定面數(shù)或自定字?jǐn)?shù)只可填寫一項）。

在B4單元格中輸入公式：

=IF(B3＞0，ROUND(D4*B5/1000，0)，D3)

表示：如果B3（自定面數(shù)）＞0，則B4（版面字?jǐn)?shù)）=實際面數(shù)×單面版面字?jǐn)?shù)÷1000，使用ROUND函數(shù)對版面字?jǐn)?shù)進(jìn)行四舍五入；如果B3為0，或者不填寫任何數(shù)字，則B4=D3，即版面字?jǐn)?shù)等于自定字?jǐn)?shù)。

在D4單元格中輸入公式：

=IF(D3＞0，ROUNDUP(B4*1000/B5，0)，B3)

表示：如果D3（自定字?jǐn)?shù)）＞0，則D4（實際面數(shù)）=版面字?jǐn)?shù)×1000÷單面版面字?jǐn)?shù)，使用ROUNDUP函數(shù)對實際面數(shù)進(jìn)行向上舍入面數(shù)，如165.5面向上舍入為166面；如果D3為0，或者不填寫任何數(shù)字，則D4=B3，即實際面數(shù)等于自定面數(shù)。

印張與令數(shù)是計算印刷裝訂費用的基礎(chǔ)，可根據(jù)實際面數(shù)與開本的關(guān)系計算印張和令數(shù)。

印張=實際面數(shù)÷開本（如D4/D5），根據(jù)圖書印裝特點和要求，本表實際印張數(shù)尾數(shù)均向上歸為0，0.25，0.5，0.75。使用INT函數(shù)先取B6（印張）的整數(shù)印張，再使用IF函數(shù)計算小數(shù)印張所對應(yīng)的數(shù)值，二者相加即為實際印張。在B6單元格中輸入公式：

=INT(D4/D5)+IF(D4/D5-INT(D4/D5)=0，0，IF(D4/D5-INT(D4/D5)＜=0.25，0.25，IF(D4/D5-INT(D4/D5)＜=0.5，0.5，IF(D4/D5-INT(D4/D5)＜=0.75，0.75，1))))

令數(shù)=印張×印數(shù)÷1000(如B6*B2/1000)，即在D6單元格中輸入公式：

=B6*B2/1000

3.常數(shù)區(qū)域

常數(shù)區(qū)域包括加放率以及稅率（灰底部分），按照各出版社實際要求填寫好規(guī)定值后，一般不需要再修改。

條件數(shù)據(jù)填寫后，即可計算出圖書傳統(tǒng)印刷、數(shù)碼印刷兩種印刷方式下的各項費用。由于各出版社的工價不同，故本表中單價只是標(biāo)準(zhǔn)工價，編輯在使用時可調(diào)整數(shù)值。

二、傳統(tǒng)印刷成本預(yù)算

傳統(tǒng)印刷成本可分為印前成本及印刷成本。印前成本包括加工費、復(fù)終審費、版面設(shè)計費、排版及出片費、校對費、圖書管理費、封面設(shè)計費等。印刷成本包括正文紙費、正文印刷費、封面印刷費、封面工藝費、上曬版費、裝訂費等。封面印刷及工藝參數(shù)比較復(fù)雜，為計算方便，本表中簡化為每本書的封面為200克銅版紙四色印刷，成本為1元。將各項單價根據(jù)實際情況設(shè)定好后，錄入與字?jǐn)?shù)相關(guān)的公式即可得出各項費用，如圖4所示。

圖4 以版面字?jǐn)?shù)為固定參數(shù)相乘

加工、復(fù)終審、校對、版式均以版面字?jǐn)?shù)為固定參數(shù)，與單價相乘即可得出相應(yīng)費用。如C13=B13*B4，即加工費等于單價×版面字?jǐn)?shù)，復(fù)終審費、校對費、版式費依此類推。

排版是以版面數(shù)為固定參數(shù)，即排版費=版面×單價，C18單元格為排版出片合計費用，如圖5所示。

圖5 排版費用

正文用紙需要考慮到用紙令數(shù)、加放率及稅率，即正文紙費=令數(shù)×（1+加放率）×正文紙單價×（1+稅率）。在C19單元格中輸入公式：

=D6*(1+B7)*B19*(1+D7)

所得結(jié)果如圖6所示。

圖6 正文紙費

正文印刷費與印張有關(guān)，同時需要考慮最低起印數(shù)3000冊，不足3000冊以3000冊計算，即正文印刷費=印張×2×正文印刷費單價×印數(shù)÷1000。為保證數(shù)據(jù)計算正確，需要使用Excel中的IF函數(shù)。在C20單元格輸入公式：

=B6*2*B20*IF(B2＜=3000，3，IF(B2＞3000，B2/1000))

計算結(jié)果如圖7所示。

圖7 正文印刷費

傳統(tǒng)印刷需要出片、拼版、上曬版，而計算上曬版費用時要分別對整數(shù)印張與小數(shù)印張進(jìn)行計算，小數(shù)印張為0.25、0.5取為1塊版，小數(shù)印張為0.75取為2塊版，計算時與整印張的2倍相加，即上曬版費=上曬版單價×（整印張×2+小數(shù)印張的版數(shù)）。在C21單元格輸入公式：

=(ROUNDDOWN(B6，0)*2+IF(B6-INT(B6)=0.25，1，IF(B6-INT(B6)=0.5，1，IF(B6-INT(B6)=0.75，2，0))))*B21

封面因以1元作為預(yù)算單價，其費用較容易計算。

C21單元格與C22單元格所得費用如圖8所示。

圖8 上曬版費與封面費

裝訂費在進(jìn)行計算時只需要考慮令數(shù)及加放率即可得出，即裝訂費=令數(shù)×裝訂費單價×（1+加放率）。在C23單元格中輸入公式：

=D6*B23*(1+B7)

結(jié)果如圖9所示。

圖9 裝訂費

通過對以上數(shù)據(jù)的計算便可得到傳統(tǒng)印刷的各項基礎(chǔ)成本，按印刷費用、印前費用及總預(yù)算合計分類匯總，可對整個圖書出版流程所產(chǎn)生的費用一目了然，如圖10所示。

圖10 印刷費用、印前費用及總預(yù)算合計

三、數(shù)碼印刷成本預(yù)算

與傳統(tǒng)印刷工藝相比較，數(shù)碼印刷除了快速、靈活、不受印刷數(shù)量限制之外，而且能夠節(jié)省出片費用，同時也免除了拼版、上曬版所耗費的人力物力。只是由于目前數(shù)碼印刷設(shè)備的成本較高，在印刷數(shù)量較大的圖書時單冊成本高于傳統(tǒng)印刷的單冊成本。圖書成本預(yù)算表還可以通過兩種印刷方式成本的對比為編輯選擇印刷方式提供依據(jù)，并且可以大致估算出采用兩種印刷方式成本接近時的印刷數(shù)量。

數(shù)碼印刷成本預(yù)算同樣以條件數(shù)據(jù)為基本參數(shù)，只需要輸入印數(shù)、開本、版面字?jǐn)?shù)或者面數(shù)即可，如圖11所示。

圖11 數(shù)碼印刷成本預(yù)算

仍然以正文使用單色70克膠版紙、封面使用四色200克銅版紙為前提，設(shè)定印數(shù)“100”、實際開本“16”、自定字?jǐn)?shù)“300”，印前費用的計算與傳統(tǒng)印刷相同，數(shù)碼印刷因不需出片，故排版費用計算與傳統(tǒng)印刷有所差異，如圖12所示。

圖12 兩種印刷方式排版費用對比

數(shù)碼印刷封面覆膜及工藝、裝訂方式均以印數(shù)為基礎(chǔ)，用紙及印刷費以實際面數(shù)為基礎(chǔ)，與單價相乘即可計算各項費用。

完成對數(shù)碼印刷的各項目計算后對印刷費用、印前費用及總預(yù)算合計分類匯總即可。

結(jié)語

圖書成本預(yù)算表設(shè)置完成后可以快速計算對比傳統(tǒng)印刷與數(shù)碼印刷的各分項成本、總成本。通過與出版社大量已結(jié)算圖書實際成本比較，本預(yù)算表所得結(jié)果的誤差為5%～10%，可以認(rèn)為其精確度較高，能夠滿足編輯預(yù)估成本需要。本表沒有考慮稿酬、紙種、裝幀方式、印刷形式等因素，根據(jù)工作實際情況，在需要考慮這些因素時，編輯適當(dāng)對上述預(yù)算表進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)即可。