對高速公路竣工文件檔案體系和檔號編制的幾點思考

高福　張瑩

摘要：我國高速公路竣工文件檔案的編制整理經歷了逐漸成長的一個過程，本文從檔案的整理歸檔和開發利用、高速公路竣工文件編制方法和吉林省的高速公路竣工文件編制三方面，對我省在近三十年高速公路建設中的路竣工文件編制進行了反思和總結。

關鍵詞：高速公路 竣工文件 檔案管理

我國高速公路竣工文件檔案的編制整理經歷了從無到有、從初始的探索階段到現在的日趨成熟的逐漸成長過程，發展為我國目前越來越規范、科學的檔案管理系統。隨著我省高速公路建設的蓬勃發展，一批又一批的竣工文件檔案相繼產生，這些檔案少則幾千卷，多則上萬卷，不僅為高速公路的建設和管理留下一批真實、完整、系統、有可利用價值的檔案，而且對我國的檔案系統的充實和豐富發展有著非常重要的意義。

1 檔案的整理歸檔、開發利用是為將來檢索查找提供方便

在高速公路運營和養護的過程中，尤其是一些運營多年需要改建擴建的高速公路工程項目中，對原有高速公路修建過程中形成的竣工文件檔案的查閱是不可缺少的。對于查閱者而言，假設一個沒有經歷此項目工程建設的人，對已經建設完成的工程項目的具體情況是無法詳細了解的，最行之有效的方法就是通過技術檔案來查閱案卷資料。

如何給閱卷人提供一套完整、詳盡、脈絡清晰的竣工文件檔案，恰恰就是竣工文件檔案結構體系要解決的問題。檔號的編制又是常常困繞著檔案人員的一個難題，原因主要是因為工程建設的文件材料的內容龐雜、時間跨度大、編制和管理的程序復雜等。例如在編制過程中把檔案號編制得過于繁瑣就使檔案查找變得困難，尤其是如果將國家檔案局的公路檔案號GL5.1做為檔號的開頭部分，把項目代號、招標代號、合同段號、案卷號、分卷號和分卷流水號等加到一起的話，最長的編號可能會達到15位字符，人為的設置過多層次，不僅會使查閱者在查閱過程中會對龐雜的檔案無從下手，而且也會人為地增加檔案編制的難度。

2 高速公路竣工文件編制方法

科技檔案的組卷體系理論上應遵循文件材料編制的一般規律，從系統性和統一性出發，按照工程專業技術本身的特點，對已形成的竣工資料整理、歸檔。

在以往的高速公路竣工文件編制過程中，普遍沿用過去多年的習慣性做法，以工程竣工驗收為時間點，采取一種倒敘的方式；也可以按照檔案的歸檔機構加以區分，第一、二部分為業主單位形成的檔案，第三部分為監理單位形成，第四部分為施工單位形成。其中第一部分竣交工驗收文件包括：①交工驗收報告、竣工驗收鑒定書和竣工驗收申請及批準文件；②工程總結（施工總結、監理總結、設計總結、建設管理總結）；③征地拆遷資料；④招投標及合同文件。第二部分決算文件分為：①工程決算；②財務決算；③審計報告。第三部分監理資料主要內容包括：①監理單位就質量、安全、進度、費用控制與項目法人單位、施工單位的往來文件；②監理抽檢資料；③監理日志；④試驗室管理文件。第四部分施工資料主要內容包括；①竣工圖表；②施工單位就質量、安全、進度、費用控制與項目法人單位、施工單位的往來文件；③合同段施工資料（路基、路面、橋梁、隧道、交通工程、房建綠化等）；④進度控制文件；⑤投資控制文件；⑥施工日志；⑦試驗室管理文件。

3 吉林省的高速公路竣工文件編制

隨著2010年交通運輸部關于公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法（交公路發[2010]382號）文件的下發實施，標志著竣工文件檔案歸檔有了新的遵循標準。我省結合以往工作實際經驗，將原有竣工文件體系做出了大幅度的調整，按照公路項目歸檔單位的具體要求，將竣工文件結構體系分為七個大的部分：

①立項審批（A）。②設計審批（B）。③工程準備（C）。④施工文件。a項目法人工程管理文件（F）。b監理資料（J）。c施工資料（S）。d竣工圖（T）。⑤交、竣工驗收文件（Y）。⑥工程招投標及合同文件（H）。⑦資金管理（Z）。

新的竣工文件編制體系采取了順序的方式，從工程建設項目立項審批為時間點，按照高速公路基本建設程序對需要歸檔的文件材料進行歸檔，并單獨將招投標及合同文件和資金管理文件做為獨立部分進行編制歸檔，因為高速公路投入使用的若干年后，招投標文件及合同文件和資金管理文件就不再具有永久保存的價值，而分別歸檔保存為日后進一步探討這部分檔案移交或是銷毀創造了便利條件。

項目檔案作為一個全宗，其結構體系具有合理性，符合文件材料形成的自然規律，便于對復雜的項目檔案及時歸檔。而對于人員變動較大，機構不穩定的整個漫長建設周期來說，從建設項目立項審批階段就應當設立歸檔文件材料的相應機制，改變過去那種直到竣工驗收時再收集整理竣工文件的做法，使檔案整理與工程建設同步完成，確保及時、完整的收集整理文件材料。

按照相關檔案部門的要求，檔號應當不多于三級，即：項目代號+檔案分類號+案卷流水號。以琿烏高速公路通化至新開嶺段建設項目施工資料為例：琿烏高速公路的國家高速公路網代號為G11，通化至新開嶺段建設項目拼音首字母為TX，施工資料檔案分類號為S，案卷流水號為10001，案卷流水號中的第一個數字1（代表合同段代號）。經過多年的探索，卻始終擺脫不了編制過程中必須要加入合同段代號，由于工程招投標過程貫穿整個工程建設。有時還不得不分為一期、二期工程等，一個工程建設項目也會分成幾段，前后歷時數年完成，多的會達到十幾年，這樣寵大的竣工文件檔案數量，想要按照工程的項目進行排列幾乎是不可能的，只能以合同段完成情況排列。

我省在近三十年的高速公路建設雖然積累了很多經驗，建設工程事業各方面也都得到了快速的發展，但也同時存在著不可忽視的問題，如對竣工文件的系統性監督機制缺失和竣工文件的存放管理還不夠科學，仍存在一定程度上的不準確、不齊全和不規范的問題亟待解決。如何解決這些存在的問題將成為將來我們工作和研究的方向。

參考文獻：

[1]《吉林省高等級公路建設局竣工文件編制與整理辦法》，2010年修訂版.

[2]任秋芬.談高速公路工程建設項目文件材料的預立卷[J].公路運輸文摘，2002（01）：36-38.

[3]桑媛媛.建筑工程竣工文件檔案的整編與管理[J].城建檔案，2012（11）.

作者簡介：高福（1978-），男，吉林撫松縣人，吉林省高等級公路建設局辦公室科員，檔案管理員，研究方向：檔案管理。