加強高校檔案管理 努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

史蘭亭

摘?要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息爆炸時代已經(jīng)到來，現(xiàn)代化的手段在滿足了人們對信息收集、整理以及保管方面要求的同時，對高校檔案管理工作也提出了新要求、新挑戰(zhàn)。高校的檔案資料是影響高校發(fā)展的重要資源之一，其管理水平的先進與否直接關(guān)系到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，檔案管理的價值已經(jīng)得到越來越多高校管理者的認可。為了滿足信息化時代對高校信息資源共享和使用率最大化的要求，高校必須借助先進的新技術(shù)手段，實現(xiàn)高校檔案工作的管理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：高校?檔案管理?現(xiàn)代化

一、實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

1.高校檔案管理現(xiàn)代化是為了適應(yīng)高校自身發(fā)展的需要

早在2008年9月，由中華人民共和國教育部、國家檔案局頒令施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》就曾對高校檔案管理進行了明確的定義。簡單地講，高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校在從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動期間，直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。這就足以說明高校檔案的來源眾多，且內(nèi)容極為豐富，從關(guān)乎學(xué)生的學(xué)習(xí)、就業(yè)到高校的變革、發(fā)展，都用檔案的形式記錄在冊，可見檔案管理工作的重要性。

從高校設(shè)立之初，檔案管理工作就伴隨而生。甚至可以說，高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，它記錄著學(xué)校自身的辦學(xué)歷史，記錄著高校發(fā)展的大事件，更記錄著學(xué)校的各項教育活動。進入21世紀(jì)之后，隨著學(xué)校各項工作的積極開展，高校檔案的數(shù)量幾乎每日都在成幾何倍數(shù)增長，這主要表現(xiàn)為不僅檔案的內(nèi)容日趨豐富，檔案管理工作的手段也在日新月異地與時代接軌。最為明顯的是高校檔案管理正在走向“圖書、信息、檔案管理一體化”的趨勢，并且也會隨著科技的進步變得更加明顯。在這種情況之下，傳統(tǒng)的檔案管理手段、方式方法已經(jīng)遠遠的滯后于高校飛速發(fā)展的需要，無法滿足廣大師生對當(dāng)前信息資源共享及信息一體化的要求。因此，加強高校檔案管理，努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是高校自身迫在眉睫的需要，對推動高校其他各項事務(wù)發(fā)展也有著非常重要的意義。

2.高校檔案管理現(xiàn)代化也滿足了社會信息化發(fā)展的需要

誠然，21世紀(jì)是一個“信息爆炸”的時代，高校作為支撐社會進步的中流砥柱，很大程度上就如同是一個濃縮的小社會。現(xiàn)代化的生活與工作方式正在悄然影響著高校的各個方面，這是因為電子化、信息化的發(fā)展使得獲取信息更為便捷。但面對每天如潮水般鋪天蓋地涌來的各類信息，高校更加有必要迅速有效地對各類信息進行自動化、信息化、現(xiàn)代化管理，為廣大師生提供開放式的網(wǎng)絡(luò)化管理，提供便捷的信息化服務(wù)。

高校檔案管理的現(xiàn)代化不僅是時代和科技的呼喚，也是整個社會對高校寄予的一種厚望。現(xiàn)代化的管理方式是一架引領(lǐng)高校檔案工作邁向更高層次的階梯，能夠讓檔案管理工作擺脫繁忙而龐大的信息壓力，有條不紊地解決檔案管理中的各種難題。社會的飛速進步，對信息管理、檔案管理提出了新的要求。所以，現(xiàn)代化檔案管理可以提高信息資源的利用效率，減少重復(fù)勞動，使檔案工作與時俱進，更好地為廣大人民服務(wù)。

二、實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化的措施和手段

1.更新現(xiàn)代化檔案管理的思想觀念

觀念總是約束和指引行為的前提保證，做好任何一項工作，首先要樹立正確的思想觀念，對于高校檔案管理工作也不例外。因此，擁有現(xiàn)代化檔案管理的思想觀念，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件。如果沒有樹立這種正確的工作理念和思想觀念，那么即使擁有世界一流的檔案保護和管理設(shè)施，也是無法解決現(xiàn)有檔案管理工作上的問題，更不要談實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化了。而培養(yǎng)先進的檔案管理觀念在高校則是輕而易舉的，這是因為它不僅是一個文化重地，同時也為各種先進理念的傳播提供了良好的環(huán)境，這種優(yōu)良的氛圍也會使這種先進的理念迅速得以應(yīng)用與實踐。毫無疑問，在推進高校檔案管理現(xiàn)代化的過程中，高校檔案管理正在嘗試著與現(xiàn)代化、信息化接軌，而這些都受到了現(xiàn)代化管理思想的影響，能夠保證檔案管理工作從一種思想意識轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實。

2.更新現(xiàn)代化檔案管理的軟硬件設(shè)施

正所謂工欲善其事必先利其器，擁有一整套配備齊全的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，是高校實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)條件。科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，以及電子化、信息化時代的到來，為現(xiàn)代化檔案管理提供了新技術(shù)、新工具。但是，如何運用這些先進的科學(xué)技術(shù)，并將這些新技術(shù)進行推廣、實踐，都需要相應(yīng)的軟硬件作為輔助工具和手段。如今，隨著高校辦學(xué)條件的改善，許多高校對檔案管理部門的投入已經(jīng)較從前增加了很多，但檔案部門的大部分管理工作仍然停留在檔案的日常管理及維護上，許多工作還是人工完成，沒有運用現(xiàn)代化電子手段。

因此，在這樣的高校檔案管理背景下，要不斷加大對檔案管理的投入，集中精力更新軟硬件設(shè)施。首先，配備一批適合檔案實體管理的設(shè)備，起到檔案管理中防盜、防火、防潮等必要作用。條件允許的情況下，可以考慮建設(shè)功能齊全、操作便利的綜合檔案管理館，有專業(yè)的庫房，配備新型檔案管理的各種裝置，如自動調(diào)節(jié)控制空氣濕度與環(huán)境溫度，自動檢測火災(zāi)火源，自動報警及消除火源，自動凈化空氣中的塵埃，有效實現(xiàn)珍貴檔案的去污、去酸，做好保護工作。其次，對自建的數(shù)據(jù)庫進行改革，改變其規(guī)模類型小、功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化程度低的弱點，不斷提高高校自身數(shù)據(jù)庫的利用率，積極向北大、清華等知名高等學(xué)府的檔案網(wǎng)站學(xué)習(xí)，依托教育網(wǎng)、校園網(wǎng)等平臺，努力實現(xiàn)資源共享，并根據(jù)自身規(guī)模及工作實際開發(fā)出一套實用的管理軟件。

3.加快高校現(xiàn)代化檔案隊伍建設(shè)

21世紀(jì)的競爭，是人才的競爭。人才也是當(dāng)代社會最寶貴的資源和財富。先進的科學(xué)技術(shù)，更加需要能夠合理使用、正確操作的人才。在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，要牢牢樹立以人為本的理念，培養(yǎng)一批年輕肯干、鉆研進取的檔案管理人才，鼓勵他們積極開展自我學(xué)習(xí)與自我批評，要積極主動，不怕苦不怕累，善于收集與積累各類素材。高校要對這些檔案管理人員開展定期或不定期的專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容以計算機、網(wǎng)絡(luò)信息等知識為重點，學(xué)習(xí)電子檔案的接收和保管，提高檔案管理人員的檔案管理意識、管理水平，更新他們的思想觀念，應(yīng)對信息技術(shù)的飛速發(fā)展對檔案工作提出的新難題與新挑戰(zhàn)，并建立檔案人才管理與檔案設(shè)備管理的一整套制度，以制度為基礎(chǔ)進行考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)配薪資待遇，使檔案管理這項工作有條不紊地展開。

總之，加強高校檔案管理，努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是高校自身適應(yīng)時代與社會高速發(fā)展的必然選擇，也是時代發(fā)展對高校提出的必然要求。這就需要推動高校檔案現(xiàn)代化的進程，一方面，高校本身要轉(zhuǎn)變思想觀念，投入足夠的資金來更新軟硬件設(shè)施，加強檔案管理專業(yè)化人才隊伍的建設(shè)；另一方面，國家以及有關(guān)教育部門也要給予更多的支持，加強宏觀調(diào)控，雙方共同推進檔案管理現(xiàn)代化的進程，才能保證我國高校檔案管理在現(xiàn)代化手段的幫助下實現(xiàn)跨越式發(fā)展。

參考文獻：

[1]王建宇.高校檔案管理信息化存在的問題及對策[J].重慶電子工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2013(1).

[2]倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究[J].檔案學(xué)通訊， 2011(5).

（作者單位：山東理工職業(yè)學(xué)院）