淺論電子檔案的管理與利用

羅翠純

摘 要：隨著信息時代的不斷發展，檔案管理以手工管理為主的傳統手段正在發生變化，逐漸向利用現代先進技術手段和方式、方法過渡。以網絡技術為支撐的計算機技術，促進了檔案管理模式的改變，促進了檔案信息的收集整理、檢索利用管理等的網絡化，極大地提高了檔案管理的應用水平和利用質量，為社會經濟建設發展服務。隨著計算機技術應用的進一步發展，電子檔案管理的發展趨勢將不可阻擋。

關鍵詞：檔案管理；電子檔案；開發利用

1 由電子檔案引發的變化

1.1 檔案載體的轉變

在電子檔案管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子檔案以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。保存電子檔案要比保存紙質檔案方便、省時、省力并且有意義得多。

1.2 檔案的分類變化

舊有的傳統分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。

1.3 檔案接收和保管上也有所改變

在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能，控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的檔案信息將存入“虛擬庫房”。

2 電子檔案的管理要求

電子檔案的特性決定了其管理的復雜性、艱巨性。電子檔案管理過程中，主要有如下要求：

2.1 電子檔案管理過程中對設備的要求

電子檔案離不開相應的計算機軟硬件設備：數據庫設備和數據庫管理系統；計算機軟硬件及外部設備；電子檔案計算機網絡系統；控制溫濕度、使潔凈度按標準控制，并遠離強磁場的電子檔案存儲載體的保存庫等。

2.2 電子檔案管理過程中對存取、理解和使用的要求

要保證電子檔案的有效利用，就必須做到如下“三個確保”：

1、確保電子檔案可存取。在實踐中，可采用如下一些方法解決電子檔案的可存取性問題：

（1）采用通用的技術。具體方法是在電子文件歸檔時，把屬于特殊的格式轉換成各種軟硬件平臺都能適用的文本文件格式，消除由于技術不同所帶來的影響。

（2）采用轉換軟件技術。對于已經形成又無法統一文件格式的電子文件，或對于較為特殊的電子檔案內容模式及數據結構，可采用相應的轉換軟件，使電子檔案內容格式及數據結構和所使用的軟硬件環境保持一致，解決電子檔案可存取性問題。

（3）采用“打包”方法。“打包”方法的優點是保存電子檔案原始的格式和數據結構。“打包”的具體方法是在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及應用系統一并保存，并與電子檔案存儲在一起。當需要電子檔案輸出，可運用同電子檔案存儲在一起的這些軟件系統，使其按本來面目輸出。

2.3 電子檔案管理過程中對載體性能的要求

電子檔案要選用性能穩定、檢索方便、存取容易的載體，同時還要考慮各種不同載體“壽命” 的長短。具體選擇方法是：一是計算機輔助設計、輔助制造的產品，可存儲在一次寫入光盤上；二是辦公自動化形成的電子檔案，可選擇只讀式或一次寫入式光盤的磁帶作為存儲載體。對特別重要的電子檔案，可制作紙質或縮微品的備份件。

2.4 電子檔案管理過程中對維護真實性及專利權的要求

為了保證立檔單位移交到檔案部門的電子檔案內容沒有任何改變，檔案管理部門要從管理制度上、技術措施上下功夫，千方百計地保護電子檔案的真實性。

檔案管理部門應嚴格執行“使用權限保護單”中有關注意事項及密鑰規定等，維護專利權限。有專利權限要求的電子檔案，要填寫“使用權限保護單”。已批準有專利保護的電子檔案，要在檢索工具、目錄、載體上進行標識。

3 電子檔案的保管

檔案管理部門在管理電子檔案時必然遇到電子檔案載體的壽命問題、電子檔案所依賴的計算機軟硬件技術更新問題、電子檔案真實性的維護等問題。

3.1 如何解決電子檔案存儲載體壽命短的問題

目前主要的對策之一是使用復制方式。復制是在原來的技術環境下重寫信息數據，防止由于電子檔案存儲載體理化性能變化而引起的信息丟失。這是檔案管理部門管理和保存電子檔案的一種基本方法，復制的載體常用磁帶、硬盤、光盤、移動硬盤等。

3.2 如何解決電子檔案所依賴的計算機軟硬件更新的問題

計算機軟硬件過時后，會使電子檔案的壽命受到威脅。面對電子檔案所依賴的計算機軟硬件過時問題，檔案管理部門應采取如下有效對策：

1、建立計算機軟硬件技術庫

建立一個計算機軟硬件技術庫，收集保存過時的計算機軟硬件，提供利用，讀取那些當時記錄在存儲載體上的信息。

2、采用仿真技術

仿真技術是通過制造一種能運行過時軟硬件來實現原有數據的讀取的方法。即在這種軟件中對某些過時的軟硬件進行模仿，使得原來軟硬件功能，能在現在的軟硬件上運行。

3、使用遷移方法

遷移方法是將數字信息從一種技術環境轉換另一種技術環境的復制方法。這種方法是隨著計算機軟硬件變更而適時改變數字信息格式的一種處理方式。這種方式使得數字信息在將來也可被讀取。

4、使用再生性保存技術

所謂再生性，是指將過時技術存儲在磁性載體或光盤上的電子檔案，適時地轉移到紙或縮微膠片上，不再使用計算機軟硬件讀取。這種方法的優點是為長期保存電子檔案信息提供了一條途徑，并避免了計算機軟硬件過時所帶來的各種麻煩。

綜述，以上四種方法各有優缺點，不能盡善盡美，可以將幾種方法結合起來使用。任何一份文件其使用頻率總是逐漸下降的。若使用頻率很高，只是所依賴的計算機軟硬件技術已快過時的，可用遷移的方法；若使用頻率很低，所依賴的計算機軟硬件技術已快過時，但其確有長期保存價值，可用再生性保存技術，采取將電子檔案信息轉移到紙張或縮微膠片上的方法。

3.3 如何維護電子檔案信息的真實性

電子檔案中的數字信息可以不留任何痕跡地被修改。這樣從電子文件到電子檔案的多個步驟和處理過程中，檔案管理部門要進行全過程監督和指導，不僅保證數字信息的可存性，而且更要確保被存取信息的真實性。數字信息的真實性，會受到多方面的干擾，如人為目的對數字信息進行的巧妙修改，管理人員就很難覺察出來；事故原因也可造成數字信息的改變，而事故是很難完全避免的；蓄意破壞者故意制造事端更能造成數字信息的丟失等。為確保電子檔案的真實性，即保證提供給用戶的電子檔案真實可靠，檔案管理部門要采取如下幾種措施：

1、制定制度，加強管理

建立健全電子檔案管理制度，保證從電子文件設計開始到電子文件歸檔、移交檔案管理部門、及以后的電子檔案開發利用和長期保存等各個環節，都有完善的管理制度和法規，并嚴格遵照執行。

2、跟蹤記錄，防止修改

采用全過程實時記錄系統，對電子檔案進行利用跟蹤記錄，以記錄來辨認和防止各種人員對電子檔案信息可能造成的修改。

3、健全隊伍，防患未然

對涉及電子文件、電子檔案的人員進行審查，防止一些懷有惡意的人混入電子文件制作和電子檔案管理隊伍。對制作和管理人員要進行嚴格管理和教育，提高他們對電子文件及電子檔案真實可靠重要性的認識，提高他們管理電子檔案的素質，使他們以高度責任感對待電子檔案的各項管理工作。

參考文獻

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