加快縣級檔案館數字化建設的思考

劉德寶

摘 要：隨著數字技術的快速發展，檔案數字化已成為檔案工作適應社會發展的必由之路。多數縣級檔案館檔案數字化建設已經啟動，并初步取得一定成效，但數字化建設不是一個簡單的工程，不是一朝一夕即可完成的，是一個長期的系統工程。由于縣級檔案館數字化建設受到方方面面因素的制約，各地發展不平衡。本文針對這一現狀，闡述了加快縣級檔案館數字化建設的必要性，分析了影響檔案數字化建設的制約因素，提出了加快縣級檔案館數字化建設的對策。

關鍵詞：縣級檔案館；數字化；建設；思考

當今世界，隨著數字化和網絡技術的迅速發展和成熟應用，電子政務建設飛速發展。檔案館既要保護傳統載體的檔案，又要管理數字化的記錄。所謂檔案數字化是應用計算機技術、數據庫技術、掃描技術等現代技術手段，將原有的紙質文件、聲像文件等傳統介質文件轉化為數字化的檔案信息，并將其納入到數字檔案信息庫的過程。數字檔案館與傳統檔案館相比，有著便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點，使傳統的檔案館望塵莫及。因此，加快檔案館數字化建設尤為迫切。

1 加快縣級檔案館數字化建設的必要性

1.1 檔案館數字化是傳統檔案館向現代檔案館轉型升級的標志

檔案數字化促進了檔案工作由傳統的管理、利用模式向現代的管理、利用模式轉變，縣級檔案館數字化是數字時代或者說大數據時代檔案館的發展方向，是現代的新型檔案館，是對傳統檔案館的升級。

1.2 能夠確保傳統載體檔案的安全

傳統載體檔案在數字化后，將來的整理、編目、統計、查閱、編研、開發等工作，都可不再動用檔案，從而減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案的安全系數，保障了檔案的安全，延長了檔案壽命。

1.3 是實現檔案精細化、自動化管理的基礎

在檔案數字化之前，必須對傳統載體檔案進行文件級編目、錄入計算機，逐卷、逐件、逐頁地編號，破損的加以修裱，卷折的加以展平等等，這些基礎工作完成后，可使檔案達到精細化管理和自動化檢索。檔案數字化帶動檔案基礎工作，促進檔案管理狀況改善、管理水平提升。

1.4 促使服務利用更加便捷

數字化檔案通過網絡傳送，實現檔案信息遠程、便捷、多人異地利用；還可通過大數據技術，對檔案信息進行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏單位的整合，并進行自動檢索。可以說，數字化使檔案利用以最新的手段、在最大的范圍發揮出最大的效益，它使任何人都可以不用到檔案館去，而只通過網絡，就可以非常便利、迅速地利用、復制到檔案。

1.5 長期節省大量的人力

以紙質檔案為例，數字化以后，在本全宗新的檔案接收進館時，不用為了把先后進館的一個全宗檔案放在一起而倒換檔案；閱覽、編研、辦展、拍電視等利用檔案時，都不用到庫房去一件件提調檔案，也不用在歸還入庫時逐件、逐頁地清點檔案；在進行檔案統計時，也不用逐卷、逐件地對檔案進行清點；檔案封存管理后，也會省去大部分的日常管理工作。

2 影響加快縣級檔案館數字化建設的因素

2.1 領導認識不到位

縣級檔案館領導由于對檔案館數字化建設的重要性認識不足，加之對縣領導請示匯報不夠，導致縣領導對檔案館數字化建設重視不夠，沒能把檔案館數字化建設納入財政預算，沒有與社會信息化、電子政務建設同步發展。

2.2 缺少資金支撐

檔案數字化無論是應用軟件開發、系統平臺建設，還是海量檔案的數字化轉換、檔案基礎數據庫的建設，需要投入一定的資金，特別是系統化的數字檔案館建設更需要大量資金。有的地區經濟發展緩慢，有的還屬國家級貧困縣，財政資金缺乏，光靠縣財政解決有很大困難，檔案館更是無能為力。沒有當地財政專項經費的支持，檔案數字化工作不可能持續發展。

2.3 缺少專業技術人才

檔案數字化需要專業技術人才科學管理，維護本部門的局域網、數據庫、網站、軟件系統、網絡設備，確保數字化系統安全、穩定運行，提高檔案工作效率。目前，檔案部門信息專業技術人才匱乏，多數工作人員未經專業培訓。靠臨時聘請外來人員掃描、加工、維護和管理，只是短期行為，人才問題制約著檔案數字化發展。

2.4 檔案基礎業務較差

縣級檔案館館藏檔案基本上是以紙質檔案為主，內容龐雜、案卷數量繁多、年代跨度長，每個歷史時期檔案的整理要求不同，形成了檔案基礎工作普遍較差的局面。有的縣級檔案館館藏檔案重復文件多，檔案紙張破損嚴重、字跡褪變模糊；有的檔案目錄著錄不準確、文件目錄不完整、題名不規范都需要前期處理加工。上述情況影響了檔案數字化進程。

3 加快縣級檔案館數字化建設的對策

3.1 爭取領導重視

縣級檔案館應成立專門機構，由主要領導親自抓，多向縣領導請示匯報工作，爭取縣領導的支持，把檔案館數字化建設工作納入政府工作或信息化工作規劃中，寫入縣級檔案事業發展規劃，把人、財、物落到實處。

3.2 加快人才培養和引進

為加快檔案數字化建設步伐，解決縣級檔案館缺乏既有檔案專業知識又具有計算機知識的復合型人才。一是借助外力，引進適合檔案數字化建設的復合型人才，從事數字化加工、系統維護、數據庫建設與運行等。二是內部挖潛，加大現有檔案工作人員的培訓力度，適應工作需要。三是依托和借助高校及科研部門的技術專家解決操作中的技術難題。

3.3 根據地方財力，采用不同模式促進館藏檔案“存量數字化”

檔案的數字化是檔案館數字化建設的核心，將館藏現存檔案數字化工程量非常大，要根據自身財力采取不同模式。一是地方財力較好，有專業技術人才，館藏基礎扎實，在建設資金充足的情況下，可采取承包的方式，由專業公司對館藏檔案進行集中突擊數字化加工，見效快，但投入高。二是在地方資金不足的情況下，可采取資源優先的原則，購置所需的軟、硬件設施，對重要的、查閱利用率高的檔案先期進行數字化處理。如對館藏婚姻、知青、招工及向社會開放的檔案等利用率非常高的檔案優先進行數字化處理；對館藏利用范圍窄、利用對象比較單一的會計檔案、審計檔案等可暫不進行數字化。此模式見效慢，投入較少，但可持續發展和培養自身人才。

3.4 開展原生電子文件的歸檔、接收，實現檔案“增量電子化”

隨著辦公自動化的日益普及，形成了大量電子文件。縣檔案館應從源頭抓起，及時地把新形成的電子文件歸檔保存，并及時接收，實現檔案“增量電子化”，避免新形成的電子文件散失無存，也使新增檔案將來不再搞數字化，造成不必要的浪費。各檔案室要切實履行好收集管理本單位各類檔案的職責，把本單位所有應歸檔的電子文件及時歸檔，并按規定向縣檔案館移交。

3.5 利用信息網絡，促進檔案數字化

數字化檔案館建設的出發點，是滿足檔案保護、利用和管理工作，最大限度為利用者提供服務。一是依托現有的檔案信息網，建成檔案館查閱利用平臺，實現資源共享；二是以縣檔案館為基地，建設鏈接各機關、團體、企事業單位具有電子文件在線接收和自動歸檔功能的電子文件中心，使其成為全縣電子政務數據流轉的歸宿地，方便查閱利用，提高工作效率。

參考文獻

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[3]張玉華 檔案館數字化建設面臨的問題及對策 蘭臺內外 2011（2）