新時期機關檔案管理存在的問題分析及應對措施思考

凌慧貞

摘 要：新時期制度的變革是時代發展變化的產物，人事制度自然也被列入改革范圍之內，對新時期的機關檔案進行管理是時代發展的必然需求.它能夠滿足企業和單位的檔案管理需求，對其意義顯得十分重要。就我國的機關檔案管理工作而言，還存在一些問題，迫切需要加大對新時期機關檔案管理工作的研究力度，提出切實可行的解決方案。

關鍵詞：新時期；機關；檔案管理；問題分析；應對措施

在信息化高速發展的時代，傳統的機關檔案管理工作已經不能夠滿足現在的時代發展需求了，需要對新時期的機關檔案管理工作的進行變革，有針對性的采取措施管理機關檔案，使機關檔案管理工作科學化、合理化。加大對新時期機關檔案管理的研究力度，開發新的檔案管理技術，創造新的檔案管理理論，全面提高機關檔案管理工作的水平，促進我國檔案管理在新時期有新發展，進一步規范我國的機關檔案管理。

1 新時期機關檔案管理存在的問題

當前機關檔案管理工作明顯存在問題，我國目前的現狀就是對機關檔案管理工作不夠重視，機關檔案管理工作不能得到很好的發展。對機關檔案管理的認識不夠深入，簡單的認為只是對檔案進行保存，檔案管理工作不能帶來直接的經濟效益，所以，對新時期機關檔案的管理就只停留在保證能夠查閱檔案和檔案不丟失的表面認識上，這樣的片面化認識導致檔案管理工作的發展受到限制，也不能夠滿足信息化新時期的檔案發展管理的進一步需求。

由于對檔案管理工作認識上的欠缺，導致機關檔案管理部門在制度建設和執行效力上有所不足，沒有對應的管理崗位，沒有科學的管理制度，呈現的就是粗放型的管理模式。因為檔案管理制度化的缺失，機關檔案管理人員工作流程不夠嚴謹，對檔案的管理疏于審查，很多檔案材料丟失或者不夠全面，破壞了檔案的完整性和真實性。

傳統的機關檔案管理模式，呈現的就是信息化水平較低，管理模式相對落后，以紙質媒體為主的檔案資料管理已經不再擁有優勢，就現代高信息化程度而言，目前的檔案管理現狀就是數字化水平低、信息化不足，這和當代社會高信息化和高數字化的時代特征相背離，紙質檔案的繼續發展不利于時代的可持續發展，嚴重浪費資源，提高檔案管理的成本，而且還不能有效提高檔案管理的質量。

管理平臺建設的滯后明顯增加了管理人員的工作量，而機關管檔案理的人才隊伍明顯不足。我國有針對性的檔案管理人才培養起步很晚，有檔案管理知識的人才很少，這對檔案管理來說是嚴重的阻礙因素之一，另一方面是現有的機關檔案管理人員沒有專業的檔案管理背景知識，后天也沒有重視對檔案管理人員的專業技能培訓，在管理理論上欠缺，這樣的管理隊伍就很難形成合力，不能有效管理機關檔案。機關檔案管理部門對管理工作的不重視，使得機關檔案管理工作的資金投入不足，檔案管理人員配置不合理。

人事檔案入庫的宣傳不到位，檔案管理人員沒有認識到對檔案宣傳的重要性，檔案的完整性不足，沒有及時的得到完善，監管范圍內的人事檔案，沒有專業的管理，受專業等因素的影響，檔案管理人員也對檔案管理工作力有所不及。

2 新時期機關檔案管理的應對措施

機關檔案管理工作效率的提升能夠保證當代社會可持續發展的時代要求，檔案管理需要制度的完善，在制度執行上要有強制力，促使機關檔案管理的現代化水平和服務質量的提高。這就要做到在制度上的職責分工明確，強化檔案管理人員的責任心，及時收集檔案材料，將檔案歸檔；進一步吸納檔案管理的專業人才，使人員的上崗符合崗位的實際要求；在檔案管理的資金投入方面，要落實經費投入的預算制度，針對檔案管理的經費，嚴格制度化撥付，用于檔案管理人員培訓或者檔案管理耗費。

對現代科學技術成果的加以運用，使新時期的機關檔案管理科學化、數字化程度顯著提升，強化檔案管理的手段，創新管理技巧，在信息化的高要求下使管理水平與社會發展的時代性接軌，實現現代社會要求的可持續發展，也讓檔案管理工作走上可持續發展的道路。

切實加強檔案信息化建設，檔案管理部門應該順應信息時代發展的需要，以檔案信息化建設為契機，利用現代信息技術，對檔案管理現代化進行探索，認真分析信息化建設對傳統檔案管理模式造成的沖擊，充分認識信息化建設所引發的檔案工作理論與工作方法的突破與變革，以自己獨特的服務方式為社會提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質量的檔案信息產品，使檔案工作更好地為社會發展服務，不斷滿足社會對檔案信息的需求。信息化必將對檔案管理與利用工作產生深遠的影響。

檔案管理工作人員在新時期要有新的標準，作為機關檔案管理人員，自身的專業素質必須要過硬，這就需要對人才隊伍進行強化建設，要求新時期的檔案管理人員要解放思想，努力提升自身素質，適應時代發展變化的新要求。具體做法就是對檔案管理人員的選用，要有針對性的引進檔案管理人才，對機關檔案管理部門而言，要加強對檔案管理人員的培訓。機關檔案管理人員自身，要不斷強化自身的檔案管理意識，自覺學習新理念和新方法，學會利用現代高科技陳果，創新新的管理手段和方法，與時俱進。

就檔案管理部門而言，要有提高檔案管理人員的業務素質的意識，認識到信息化時代下計算機的優勢，如數據儲存量大，檢索方便快捷，啟發檔案管理人員開發適用于自身檔案管理的檢索方法和管理模式。認識到雙軌制整理方法的重要性，即將紙質檔案和電子檔案都完整歸檔，將兩種歸檔方式都編為相同檔號，方便查閱和管理，同時還能做好檔案的備份工作。檔案管理部門還要做好機關內部檔案管理的指導工作，幫助機關制定適合的檔案管理制度，督促機關做好檔案的分類工作，讓檔案管理人員有條件接受專業上的培訓，使機關檔案管理走上科學化、制度化、規范化的道路。

檔案的管理是一項嚴謹的工作，特別是人事檔案的交接，程序復雜。一般情況下檔案交接的程序是全面清理保管的檔案；催還借出的檔案，并且做好記錄；對散亂的檔案做好分類整理工作，及時歸檔；移交的檔案做好詳細的記錄，簽字蓋章。

機關的檔案管理還面臨諸多現實問題，對于檔案管理的硬件設備要保護好，首先要有足夠的檔案庫房，儲藏室內要有除濕器、檔案架等設備，還要建立完善的數據庫系統，建立檔案的儲存和檢索系統。

改善機關檔案管理的資源結構，充分開發檔案信息資源和人民的群眾檔案信息資源，保證人民群眾的利益最大化。有效整合檔案管理資源，接收、征集檔案管理資源。

3 結語

新時期的信息化程度的提高，催生新事物的變革，機關檔案管理就是在信息化高速發達的情況下，面臨著需要變革檔案管理制度的新任務，改革機關檔案管理制度，能夠符合時代發展的新要求，同時還能夠有效提高檔案管理的服務質量和水平。但是我國的檔案管理服務質量還有所欠缺，在管理上存在嚴重問題，制約了新時期機關檔案管理的發展，在新時期要做到保證機關檔案管理的水準，必須對機關檔案管理工作進行深度分析，重視檔案管理工作，融入新的檔案管理技術和想法，對檔案管理進行創新，改變傳統的檔案管理思維，使新時期的檔案管理工作現代化、科學化，同信息化社會的發展同步。

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