試析高校檔案管理信息化的問題與對策

黑龍江 楊雪梅

高校檔案管理信息化是高校信息資源現代化的基礎和重要組成部分。隨著計算機和信息技術在檔案管理中的廣泛應用，高校檔案管理信息化的時機也日趨成熟。但是，當前高校檔案管理信息化建設過程中仍存在諸如基礎設施配備不到位、檔案信息化專業人才嚴重缺乏等問題，需要及早采取相應對策加以解決。

一、高校檔案信息化是高校檔案管理的必然趨勢

高校檔案管理信息化既是時代發展的必然要求，也是高校管理現代化的必然趨勢。

（一）檔案信息數字化、網絡化是時代發展的必然要求

數字化檔案信息能夠打破時空限制，讓任何一位檔案利用者在任何時間、任何地點都可以進入被授權的檔案管理系統查閱所需要的檔案信息，只需有一臺聯網的電腦即可。高校檔案信息數字化、網絡化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段，而且還能提高檔案的管理效率。

（二）高校檔案信息化是高校管理現代化的必然趨勢

高校檔案部門為了提高工作效率，節省人力物力，普遍使用計算機管理檔案,這樣就形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉化為機讀檔案，并通過光盤、磁盤存儲，不再以紙質載體儲存，如此，一個高校檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信息，通過數字化的手段，存儲在電腦里，任何個人和機構都能很方便地進行查閱。高校檔案信息化、網絡化管理是高校檔案工作發展的必由之路，是高校管理現代化的必然趨勢。

二、當前高校檔案管理信息化建設中存在的主要問題

當前，各高校正在普遍開展信息化建設，但在建設過程中存在許多問題，概括起來，主要有如下四個方面的問題：

（一）基礎設施配備不到位

信息化建設所需的硬件設備和專業軟件是檔案管理信息化建設的前提與基礎。不具備應有的條件，只能是紙上談兵。高校檔案機構沒有生產和接受電子文件的工具和網絡，也就根本無法實現檔案管理的信息化。硬件設備主要是計算機、掃描儀、交換機、網路設備，軟件方面主要包括檔案信息處理系統、檔案信息數據庫以及相關軟件和程序等。經調查發現，我國多數高校檔案館不僅缺乏檔案管理信息化的必要硬件設備，而且也缺乏相應的配套軟件。很多高校檔案管理人員對檔案信息化的理解存在誤區，認為擁有幾臺電腦就算是具備了基本條件，可以存儲一些電子文件就可以算是信息化了。

（二）館藏檔案信息數字化步伐進展緩慢

把館藏的紙質檔案變為數字化的檔案是當前所有高校檔案信息化建設的一項基礎工作。大家知道，對日常教學、科研和行政管理工作中直接生成的電子文件全文數據庫的接收和管理比較容易，但是如果把高校幾十年甚至是上百年形成的全部的紙質檔案進行數字化，使其成為以光盤、磁盤存儲的數字信息，建立起一套檔案全文數據庫，就是一件非常困難的事情了，需要大量的人力物力的支撐。目前，各個高校在這方面工作普遍進展緩慢，明顯投入不夠。

（三）檔案管理信息化系統沒有統一的標準

要實現高校檔案信息資源的共享，必須制定檔案管理信息化的標準，這個標準不是單一某個方面的，而是一個標準體系，既要有高校檔案管理網站信息系統設計和管理軟件的應用標準，也要有紙質檔案的數字化標準，還要有電子文件的接收、管理標準。此外，高校檔案數據庫與地方檔案館數據資源庫互聯的工作標準等也需要統一。目前，國家還沒有統一的發展規劃和標準，各高校檔案館各自為政，檔案管理信息化發展存在著很大盲目性。這種狀況如果長期持續下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患，嚴重阻礙檔案管理信息化的進程。

（四）檔案信息化專業人才嚴重缺乏

當前，各高校檔案管理人員中普遍缺乏檔案專業和信息技術專業的人才。就目前各個高校檔案人員的實際情況來看，真正的全日制專科或本科學校檔案專業和信息技術專業畢業的人很少，既熟悉檔案業務，又精通現代信息技術的人員更是鳳毛麟角。現在的檔案管理人員要么是轉行做檔案管理工作，要么是兼職做檔案管理工作，導致高校檔案人員普遍缺乏非常系統的檔案和信息技術專業理論知識和基本技能。檔案管理人員隊伍中專業人才不足，是制約檔案管理信息化的主要因素之一。

三、高校檔案管理信息化的對策

加快高校檔案信息化建設，應主要做好以下幾個方面的工作：

（一）強化對高校檔案管理信息化重要性的認識

領導要帶頭學習有關檔案管理的法律法規，學習上級檔案行政管理部門對檔案管理信息化的文件要求，組織全體檔案管理人員開展檔案管理信息化大討論，結合工作實際，進行專題研究，理清發展思路，不斷提高檔案管理人員對檔案管理信息化工作重要性的認識。

（二）加強硬件和數據庫建設

檔案信息化首先要從相關硬件和數據庫建設做起。物質條件是高校檔案信息化的基礎和前提。高校檔案館為了早日實現管理信息化，首先要加強相關硬件建設，從實際出發，在充分利用現有設備的基礎上，適當購置適合的先進設備。購置時要充分發揮專家的作用，聽取專家的意見。既保證設備的先進性，又避免不必要的浪費。

（三）充分利用網絡技術，建立檔案管理信息化運行機制

毋庸置疑，檔案的真正價值在于利用，檔案信息化管理的實現將為檔案信息的充分利用提供條件。我們要努力實現檔案資料以及檔案信息收集整理、查詢和檢索自動化。檔案管理工作應充分利用現在已經成熟的網絡技術，不斷提高檔案管理信息化水平，使高校的檔案更好地服務于教學、科研和各項管理工作。檔案管理人員在日常工作中應注意加強與各單位的協調，經常到有關單位和部門宣傳檔案信息化的知識，鼓勵各單位以電子文件的形式按規定格式、程序和要求上報有關檔案資料，以加強電子檔案的管理和建設。高校檔案館的工作不是獨立的，檔案信息化的實現依賴于方方面面的配合，教學、科研、行政管理、組織、宣傳等各項工作形成的資料，要及時以數字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收以及儲存。這些工作的順利開展，需要建立一個有效的檔案管理信息化運行機制。主要領導牽頭，相關部門緊密配合，才能把這項工作做好。

（四）加快檔案管理信息化專業人才的引進、培養，加強在職檔案管理人員的業務培訓

人是第一生產力，是實現檔案管理信息化的決定性因素。高校檔案管理人員的知識水平、業務能力和政治素質決定著檔案管理信息化的水平。高校檔案管理信息化建設需要一批事業心強、具備相關知識、精通業務的復合型人才。解決人才奇缺的途徑主要有兩個：一是通過人事部門從外部引進；二是通過在職學習、脫產培訓和外出進修等各種方式由高校自行培養。各高校可結合自己的實際情況，制定相應的政策，通過多種手段，發揮經濟杠桿的作用，充分調動檔案管理人員的工作和學習的積極性、主動性，使他們的知識結構及業務能力盡快適應高校檔案管理信息化的需要。同時，也要注重檔案管理人員政治素質的培養。